Projektijohtaminen 2024

Onnistunut projektijohtaminen – tunnista riskit ja vältä sudenkuopat ajoissa

Taitavalla projektijohtamisella voidaan saavuttaa tarkasti määriteltyjä tavoitteita parhaimmillaan hyvin tehokkaasti, mutta se vaatii sekä ihmisten, asioiden että prosessien huomioimista. Toisin sanoen, onnistunut projektijohtaminen vaatii paitsi hyvää teknistä osaamista, myös hyviä vuorovaikutus- ja motivointitaitoja.

Projektityön etuja ovat esimerkiksi:

• Projektien tavoiteasetanta, seuranta ja kustannuslaskenta on yleensä täsmällisempää kuin tavanomaisessa johtamistilanteessa
• Projektiorganisaatio kykenee yleensä täyttämään asiakkaan tarpeet ja vaatimukset hyvin
• Projekteista saatu osaaminen siirtyy projektin päätyttyä muualle organisaatioon
• Projektiryhmän muutosvalmius on linjaorganisaatiota parempi. Tästä syystä laajempia muutoshankkeita kannattaa usein aloittaa pilottiprojektin kautta
• Projektiryhmä on usein hyvin valmis omaksumaan uusia ajatuksia ja toimintatapoja
• Projektiin voidaan valita henkilöitä projektin vaatimusten pohjalta.

Projektijohtamisen hyviä käytänteitä kannattaa käyttää myös muissa kuin teknisissä rakennus- tai IT-hankkeissa. Täten projektijohtaminen ei koske pelkästään projektipäälliköitä, vaan moni esihenkilö ja asiantuntija pääsee jossain vaiheessa toteuttamaan ja johtamaan erilaisia kehitysprojekteja. Projektijohtamisessa sovelletaan useita sellaisia malleja, joista on hyötyä muussakin johtamistyössä, joten siihen kannattaa perehtyä.

Projektin suunnittelu

Kun projekti on kunnolla määritelty, alkaa projektisuunnitelman laatiminen. Suunnitelma sisältää projektin ja sen eri vaiheiden yksityiskohtaisen kuvauksen, aikataulut sekä eri vaiheiden koordinoinnin projektiksi. Kattava projektisuunnitelma sisältää yleensä ainakin nämä osa-alueet:

• Projektin tavoitteet, rajaukset ja tavoiteltavat tulokset
• Projektin tehtävät
• Projektin aikataulu
• Resurssit ja projektiorganisaatio
• Työmääräarvio
• Kustannusarvio
• Laadunvarmistus ja tulosten hyväksyminen
• Projektin riskien arvioiminen ja hallinta
• Projektin kiteytetty kuvaus.

Projektin aikataulu määrittelee, mistä aloitetaan ja missä järjestyksessä projektia viedään eteenpäin. Mitä tehtäviä voidaan tehdä samanaikaisesti ja mitkä tehtävät vaativat edellisten vaiheiden valmistumista? Miten paljon aikaa eri tehtävät vaativat? Aikataulun lisäksi on sovittava täsmällisesti myös siitä, ketkä vastaavat eri tehtävien suorittamisesta, niiden laadusta ja valmistautumisesta.

Suunnitteluvaiheessa kannattaa keskustella myös projektin resursseihin liittyvistä joustoista ja niiden rajoista. Edes ammattilaisen on vaikea suunnitella projekteja etukäteen täsmällisesti, ja yleensä projekteihin varataan liian vähän resursseja.

Jos heti alussa näyttää siltä, etteivät resurssit välttämättä riitä, jämäkkä projektijohtaminen auttaa. Projektipäällikön on uskallettava puolustaa omaa projektiaan ja sen onnistumisen vaatimia resursseja. Liian niukkojen resurssien tuomiin ongelmiin on vaikea reagoida enää projektin edetessä. Epäonnistuminen taas tuhlaa vähätkin resurssit ja heikentää myös tulevien projektien onnistumismahdollisuuksia.

Mitä projektisuunnitelmassa kannattaisi ottaa huomioon?

Suunnitteluvaiheessa projektijohtaminen voi helpottua esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla:

1. Onko projekti tarveperusteinen vai kytkeytyykö se järkevällä tavalla muihin kehityshankkeisiin?
2. Onko projekti realistinen ja toteutuskelpoinen?
3. Onko projektin toteutusmalli looginen, realistinen ja selkeä?
4. Ovatko resurssit riittävät?
5. Ovatko oikeat tahot mukana?
6. Ovatko hankkeessa mukana olevien tahojen roolit selkeät ja ovatko yhteistyökumppanit sitoutuneet hankkeen toteuttamiseen ja tulosten käyttöönottoon?

Projektisuunnitelman laatimisen yhteydessä kannattaa pohtia myös projektin onnistumista uhkaavia riskejä. Riskienhallinta on keskeinen osa projektipäällikön vastuualuetta, mutta myös projektin jokainen jäsen on vastuussa riskien tunnistamisesta ja hallinnasta. Projektijohtaminen helpottuu, jos tätä näkökulmaa korostaa jo henkilöitä projektiin nimitettäessä. Riskien jatkuva arviointi on keskeinen osa myös projektin toteutusta, vaikka riskianalyysi tehdäänkin osana projektisuunnitelmaa.

Projektijohtaminen projektin edetessä

Projektisuunnitelman laatimisen jälkeen on vuorossa projektin lanseeraus kaikille niille, joita projekti koskee. Kun lanseeraus on tehty hyvin, projektijohtaminen helpottuu huomattavasti, koska eri osapuolilla on yhdenmukainen käsitys projektista ja sen tavoitteista. Lanseerauksen tavoitteena on paitsi projektista informoiminen, myös eri osapuolten sitouttaminen.

Projektin edetessä projektijohtaminen on pitkälti projektissa tehtävän työn johtamista. Projektipäällikön tehtävänä on johtaa projektia aktiivisesti vertaamalla etenemistä, kustannuksia ja aikataulun toteutumista projektisuunnitelmaan sekä reagoimalla poikkeamiin jämäkästi.

Projektijohtaminen ei periaatteessa poikkea muusta johtamisesta, mutta täsmälliset tavoitteet ja tarkasti määritelty tehtäväkuvaus sekä aikataulu helpottavat työtä. Toisaalta projektijohtamisen sisällön täsmällinen määrittely asettaa myös paineita. Hyvä projektijohtaminen huomataan, mutta niin huomataan myös johtamisen laatuongelmat.

Projektijohtaminen helpottuu huomioimalla seuraavat asiat:

Johda projektia suunnitelmien mukaisesti, mutta varaudu muutostarpeisiin. Jokainen projekti elää ja muuttuu matkan varrella. Muutoksia tehtäessä on kuitenkin tärkeä pitää mielessä projektin tavoitteet ja siihen osoitetut resurssit. Ne asettavat rajat sille, mitä voidaan muuttaa.

Seuraa projektin ja projektiryhmän edistymistä alusta asti. Alussa eteneminen on usein hidasta, mutta seuranta kannattaa aloittaa heti projektin käynnistyttyä. Näin siitä tulee rutiinia ja poikkeamat voi tunnistaa ja reagoimisen aloittaa jo ennen kuin ne muuttuvat ongelmiksi.

Dokumentoi projektin eteneminen huolellisesti. Kirjaa ylös kaikki projektia koskevat tärkeät tiedot. Jos alkuperäinen projektisuunnitelma muuttuu, kirjaa ylös sekä tehty päätös että sen perustelut. Sovittujen asioiden muistamisen lisäksi dokumentointi on tärkeää myös projektista oppimisen kannalta. Muistiinpanoihin kannattaa palata siinä vaiheessa, kun arvioidaan projektin onnistumista.

Pidä huolta kaikkien osapuolten riittävästä informoinnista. Kaikki, joita projekti ja sen tulokset koskettavat, on hyvä pitää kartalla projektin etenemisestä. Jos riittävä informointi unohdetaan, osapuolet eivät ole selvillä projektin etenemisestä eivätkä osaa varautua projektin tulosten hyödyntämiseen.

Pidä myös projektiryhmä ajan tasalla. Huolehdi siitä, että projektiin kuuluvat henkilöt ovat tietoisia toistensa tehtävistä ja niiden edistymisestä. Tämä auttaa vähentämään sähläyksen määrää.

Kun projekti on saatu päätökseen, projektin onnistumisen arviointi jää usein puolitiehen eivätkä projektipäällikkö ja -ryhmä saa työstään riittävästi palautetta. Projektista saadut kokemukset olisi kuitenkin tärkeä kerrata projektin päätyttyä. Kokemuksista oppiminen valmentaa koko projektiryhmää toimimaan seuraavissa projekteissa entistä paremmin.

Toisinaan projektijohtaminen kompastuu sudenkuoppiin

Projektityöhön liittyy omat ongelmansa. Puutteellisen suunnittelun, epärealistisen aikataulutuksen ja huolimattoman dokumentoinnin lisäksi projektijohtaminen voi kompastua esimerkiksi:

Eriäviin tavoitteisiin. Samassa projektissa toimivien ihmisten eriävät tavoitteet voivat helposti aiheuttaa konflikteja, jotka vain vahvistuvat yhteisen vision ja päämäärien puuttuessa. Ongelmaa voi yrittää ratkaista huolehtimalla siitä, että yhteisten päämäärien kuvaamiseen on käytetty riittävästi aikaa ja energiaa.

Lojaalisuusongelmiin. Joskus projekteja heiluttelevat lojaliteettiristiriidat. Ongelmia voi pyrkiä ratkaisemaan esimerkiksi seuraavin tavoin:

• Keskity työtehtäviin ja siihen, miten ne olisi viisainta tehdä. Usein hyvin laadittu projektikuvaus auttaa projektin jäseniä hahmottamaan oman roolinsa. Heikko näkemys johtaa ongelmiin
• Huolehdi myös siitä, että kokoukset ovat tehokkaita: ne sekä tuottavat oleellista informaatiota ja päätöksiä että vahvistavat projektin jäsenten sitoutumista
• Hyvä seurantajärjestelmä helpottaa projektijohtamista ja antaa mahdollisuuksia varhaiseen puuttumiseen
• Anna omalla toiminnallasi esimerkki yhteistyön merkityksestä.

Rooleihin ja vastuisiin liittyviin sekaannuksiin. Jos ihmiset eivät ymmärrä rooliaan eivätkä tiedä, keneltä pyytää tietoa tai kenelle välittää sitä, projekti ajautuu ongelmiin. Tehokkuus laskee ja aikaa kuluu sähläämiseen. Voit pyrkiä ratkaisemaan ongelmia seuraavin tavoin:

• Varmista, että kaikilla on samanlainen käsitys isosta kuvasta
• Panosta vuorovaikutuksen aktivoimiseen
• Käytä jotain projektin kuvantamismenetelmää vahvistaaksesi kaikkien yhteistä näkemystä projektista ja sen etenemisestä.

Päätösten viivästymiseen. Kompleksisessa ympäristössä, jossa useat tiimit työskentelevät projektin eri osien kimpussa, päätösvallan jakaantuminen hidastaa päätöksentekoa. Kenellä on lopullinen päätösvalta missäkin asiassa? Vastuu osaprojekteista voi olla selkeä, mutta kuka vastaa koko projektista? Huolehdi siitä, että päätösvaltuudet on määritelty täsmällisesti.

Projektin onnistumista voi uhata myös se, että teknologiassa ja toimintaympäristössä tapahtuu muutoksia projektin aikana. Projekti joutuu vaikeuksiin myös, jos projektiryhmässä ei ole tarvittavaa ammattitaitoa tai tuki projektille loppuu ennen projektin päättymistä.

Yksi tärkeä ongelmien syy on liiallinen keskittyminen projektin teknisiin näkökulmiin. Kaikki projektit koostuvat paitsi asioista, myös ihmisistä ja prosesseista. Tämä on syytä ottaa huomioon kaikissa projektin vaiheissa.

Projektin vetäjän koulutus auttaa eteenpäin

Projektityö yleistyy yleistymistään. Projektin johtamisen osaamiseen kannattaa panostaa, sillä melkoinen osa projekteista epäonnistuu, eikä saavuta niitä tavoitteita, joita projektille ja koko investoinnille on asetettu. Tällöin hukataan sekä projektiin sitoutuneita resursseja, että heikennetään organisaation kykyä menestyä tulevissa projekteissa. Mitä systemaattisempaa projektien johtaminen on, sen tehokkaammin projektin vetäjä ja koko organisaatio kehittyy projektin johtamisen taidossaan. Kyky toteuttaa projekteja nopeasti ja tehokkaasti voi nousta organisaation keskeiseksi kilpailueduksi.

Projektijohtamisen osaaminen ei kehity itsestään, vaan vaatii sekä systemaattista projektien suunnittelua ja seurantaa, että erilaisten projektityötaitojen kehittämistä. Laadukas projektijohtamisen koulutus on nopein tapa saada tämä monien organisaatioiden kannalta kriittinen osaamisalue kuntoon.

Projektin vetäjä on avainasemassa siinä, mille tasolle projektityön tehokkuus nousee, saavuttaako projekti tavoitteensa ja kuinka projektin usein osa-aikaiset jäsenet sitoutuvat toimintaan. Tarvitaan siis monipuolisia teknisiä, mutta myös ihmisten johtamisen taitoja.

Koska projektin vetovastuu on monille lähijohtajille ja asiantuntijoille sivutoiminen, heille ei välttämättä kerry projektin johtamisen osaamista ilman laadukasta projektijohtamisen koulutusta.

Brikin lähijohtamisen koulutukset ovat tunnettuja käytännönläheisyydestään ja vaikuttavuudestaan. Jo parin päivän panostuksella omien taitojen kehittämiseen, saa kattavat tiedot projektien johtamisen perusasioista ja vältettävistä sudenkuopista sekä monia käytännössä koeteltuja neuvoja, erilaisten ongelmatilanteiden ratkaisuun. Lue lisää tulevista koulutuksistamme koulutuskalenteristamme.