Lähijohtajan vuorovaikutustaidot vaikuttavat tuottavuuteen – kuinka hallitset perusasiat?

Hyvät vuorovaikutustaidot ei ole ensisijaisesti tekniikkaa vaan oikeiden asioiden oivaltamista. Tämä tarkoittaa viestinnän lainalaisuuksien ymmärtämistä ja sen hyväksymistä, että ihmiset ovat aidosti erilaisia tavoissaan vastaanottaa ja käsitellä informaatiota. Viestintätapa, joka toimii yhden kanssa hyvin, ei toimi toisen kanssa ollenkaan.

Toiset meistä ovat analyyttisia ja arvostavat rationaalista päätöksentekoa. Toiset turvautuvat intuitioon ja tunteisiin. Lähijohtaja, jonka vuorovaikutustaidot ovat kunnossa, osaa sovittaa viestinsä vastaamaan työntekijän henkilökohtaisia ominaisuuksia ja vuorovaikutustyyliä.

Eri alojen koulutukset tuottavat erilaisia ajattelu- ja päätöksentekomalleja, mutta myös erilaisia ajattelun viitekehyksiä. Ne ohjaavat sitä, millaista informaatiota ihmiset keräävät ja millaisia tulkintoja tekevät. Erilaiset puolustusmekanismit estävät ottamasta vastaan sellaista informaatiota, joka ei sovi yhteen oman ajatusmaailman kanssa. Kaiken tämän lisäksi eri ihmisillä painottuvat informaation hankinnassa eri aistit: osa oppii lukemalla, toiset kuuntelemalla ja jotkut parhaiten tekemällä.

Työyhteisön hyvä vuorovaikutus vaikuttaa positiivisesti yrityksen tuottavuuteen. Tämä on todettu jo useissa tutkimuksissa, esimerkiksi Aalto-yliopistossa tehdyssä tutkimuksessa ja tässä Tampereen ammattikorkeakoulussa tehdyssä tutkimuksessa, jotka ovat molemmat vuodelta 2018.

Ei siis ole aivan sama, kuinka sanansa asettelee, kuinka hyvin tiimin jäseniä kuuntelee ja mitä kehonkieli viestittää. Vuorovaikutustaidot ovat kuitenkin taitoja siinä missä muutkin, eli niitä voi opetella ja kehittää jatkuvasti paremmiksi.

Vuorovaikutustaidot kehittyvät epämukavuusalueella

Lähijohtajan vuorovaikutustaidot kehittyvät silloin, kun tämä uskaltaa astua pois omalta mukavuusalueeltaan ja voittaa pelkonsa. Hyvät vuorovaikutustaidot ovat osa lähijohtajan perustaitoja, jotka on hallittava, sillä hyvätkään suunnitelmat tai nerokkaat ideat eivät muutu työntekijöiden teoiksi, ellei niistä osaa viestiä ymmärrettävästi ja innostavasti.

Tärkeimpiä tekijöitä siinä, kuinka hyvin viesti menee perille, on se, kuinka hyvin työntekijät lähijohtajaan luottavat. Luottamus koostuu sekä lähijohtajan omalla toiminnallaan ansaitsemasta luottamuksesta että laajemmin organisaatiokulttuurista. Lähijohtaja toimii aina osana koko organisaation johtamisjärjestelmää.

Toki omien ajatusten esittämistaidoillakin on suuri vaikutus siihen, kuinka vaikuttavia viestit ovat. Viestin vaikuttavuus vahvistuu, jos siihen liittyy voimakasta tunne-energiaa. Tässäkään kyse ei ole ensisijaisesti viestintätekniikasta, vaan oman ajattelun kirkastamisesta. Kun viesti on kirkastunut omassa mielessäsi ja sinulla on riittävästi motivaatioenergiaa sen välittämiseen, viestisi on automaattisesti voimakas ja vaikuttava.

Viestintä ei ole pelkkää puhetta, kirjoitusta tai muuta suunnitelmallista toimintaa. Jopa suurin osa viesteistä välittyy sanattomasti eleiden, ilmeiden, tuoksujen ja esimerkiksi asentojen välityksellä. Näiden hallintaa voi opetella, mutta koska harvalla meillä on aikaa ammattimaisiin näyttelijäopintoihin, kannattaa energiaansa käyttää mieluummin oman ajattelun kirkastamiseen.

Toki sanattoman viestinnän perusteet kannattaa tuntea ja käyttää niitä taitojensa mukaan oman johtamisviestinnän tukena. Vuorovaikutustaidot kehittyvät harjoittelemalla samoin kuin kirjoittamaan oppii kirjoittamalla ja puhumaan puhumalla.

Viestit eivät välity ajatuksen voimalla

Jos johtamisviestintä ei ole kunnossa ja vuorovaikutustaidot riittävällä tasolla, tiimin ja koko organisaation on hankala saavuttaa asetettuja tavoitteita. Silti vuorovaikutustaitoja ei usein kehitetä systemaattisesti edes niissä organisaatioissa, jotka vannovat tiimitoiminnan nimiin.

Vuorovaikutuksesta puhuttaessa on oleellista muistaa, ettei ihmisten välillä kulje mitään valokaapelia, jota pitkin viestit välittyisivät sellaisenaan henkilöltä toiselle. Jokainen valitsee, mitä viestejä ympäristössään huomioi.

Se, että joku sanoo ja kirjoittaa sähköpostilla jotain, ei vielä tarkoita, että vastaanottajat välttämättä käyttävät aikaansa viestin lukemiseen ja ymmärtämiseen, saati vastaavat siihen.

Sen lisäksi, että me valitsemme omien mielenkiinnon kohteidemme perusteella, mitä viestejä havaitsemme, me myös tulkitsemme vastaanottamiamme viestejä oman sisäisen maailmamme ja yksilöllisen ajattelun viitekehyksemme kautta. Annamme viesteille merkityksen ainutkertaisen kokemushistoriamme kautta.

Sanat tai edes numerot eivät tarkoita kaikille samoja asioita. Aistimme eivät havaitse kaikkea, mitä ympärillämme tapahtuu. Elämme ikään kuin omassa tietoisuuskuplassamme.

Tietoiseen muistiimme kirjautuu vain pieni osa ympäristömme tuottamista ärsykkeistä. Mielemme täyttävät myös jatkuvasti esiin ponnahtavat ajatukset, jotka osaltaan heikentävät kykyämme tarkkailla maailmaa mielemme ulkopuolella. Kiireen keskellä jäävät monet sinänsä kiinnostavat ja tärkeät sähköpostitkin avaamatta.

Kehittämämme Minun käyttöohje -harjoitus auttaa sekä omien että muiden vuorovaikutustapojen ymmärtämisessä.

Aktiivisen kuuntelun taito

Paras keino kehittää itselleen erinomaiset vuorovaikutustaidot on opetella todella kuuntelemaan muita. Mitä paremmin osaat kuunnella, sen helpompi sinun on muokata omaa viestiäsi juuri vastaanottajan ajatteluun ja ominaisuuksiin sopivaksi.

Aktiivinen kuuntelija:

• Keskittyy kuuntelemaan puhujan viestiä
• Osoittaa eleillä, asennoilla ja välikommenteilla keskittyvänsä kuuntelemiseen
• Pyrkii välikysymyksillä ymmärtämään, mitä puhuja todella sanoo
• Pyrkii tunnistamaan aktiivisesti myös sen, mitä puhuja ei sano
• Osoittaa välikommenteilla arvostavansa puhujan avautumista

Puhutut sanat muodostavat vain osan puhujan koko viestistä. Seuraa siis paitsi puhetta, myös äänensävyä ja kehon kieltä. Joskus sanat ovat selvässä ristiriidassa niiden kanssa.

Tämä paljastaa, ettei puhuja ainakaan täysin seiso sanojensa takana, vaan kokee tunteita, jotka ilmenevät sanattoman viestinnän kautta. Tällöin aktiivinen kuuntelija tekee lisäkysymyksiä tarkentaakseen puhujan todellisia ajatuksia. Usein on hyödyllisempää käyttää epäsuoria kysymyksiä, joihin ei voi vastata kyllä tai ei.

Tunnista huonon kuuntelijan ominaisuudet

Jotta vuorovaikutustaidot karttuisivat, on tärkeä tunnistaa itsessään myös ne ominaisuudet, jotka eivät herätä keskustelukumppanissa luottamusta ja halua avata omia ajatuksia.

Tunnistatko itsestäsi näitä huonon kuuntelijan ominaisuuksia?

Kiire. Kiireinen kuuntelija jää paitsi monista puhujan viesteistä ja voi jopa estää puhujaa ilmaisemasta ajatuksiaan.

Passiivisuus. Mikään ei ärsytä enemmän kuin henkilö, joka näyttää kuuntelevan, mutta ei reagoi mitenkään puhujan sanoihin.

Valikoiva kuuntelu. Kuuntelija kiinnittää huomiota vain niihin viesteihin, joista hän on kiinnostunut tai jotka sopivat yhteen hänen oman ajattelunsa kanssa.

Manipuloiva kuuntelija. Kuuntelija tarttuu joihinkin lauseisiin ja yrittää vaikuttaa puhujan sanomaan: ”Etkö tarkoitakin sitä…” tai ”Olethan sinäkin samaa mieltä siitä, että…”

Puhujan avautumista heikentää myös esimerkiksi:

• Kritisointi
• Puolustautuminen
• Välttely
• Ohjeiden antaminen
• Puheen kääntäminen itseensä

Vuorovaikutustaidot karttuvat, kun pysyt läsnä tilanteessa

Usein omat ajatukset ottavat vuorovaikutustilanteessa ylivallan ja estävät keskittymästä muiden sanomaan. Emme kuule muiden viestejä keskittyessämme omien ajatustemme pohdintaan. Omiin ajatuksiin eksyminen on inhimillistä, mutta vuorovaikutuksen kannalta haitallista.

Neuvoja oman läsnäolon vahvistamiseen:

• Keskeytä muu tekeminen ja käänny puhujaa kohti
• Katso silmiin. Älä tuijota, mutta älä anna katseesi harhailla liian pitkään
• Osoita eleillä ja välikommenteilla kuuntelevasi ja arvostavasi puhujan sanottavaa
• Älä puuhastele muuta tai naputtele sormiasi
• Älä ilmeile niin, että puhuja voi tulkita ilmeesi arvosteluksi tai väheksymiseksi
• Pidä kehonkielesi avoimena, älä siis istu takakenossa kädet ristissä rinnan päällä
• Varo hyökkäävää äänensävyä, vaikka puhuja sanoisi jotain sinua ärsyttävää
• Tee välillä ääneen yhteenvetoja puhujan sanomasta ja tarkista, oletko ymmärtänyt oikein

Puhu vaikuttavasti

Lähijohtajan vuorovaikutustaitoihin kuuluu myös taito ilmaista itseään selkeästi ja innostavasti niin, että muut ymmärtävät sanoman ja innostuvat esitetyistä ajatuksista.

Vaikuttava puhe on:

• Suoraa, mutta ei hyökkäävää. Asiat sanotaan kaunistelematta selkeästi, mutta huomaavaisesti
• Kuuntelevaa, jotta puhuja ymmärtää myös sen, mitä muut sanovat
• Täsmällistä ja argumentoivaa. Puhuja ei jätä kuulijoita epätietoisiksi asian merkityksestä ja ajatusten perusteista
• Aloitteellista ja vastuuta ottavaa. Puhuja on itse valmis tarttumaan esittämiinsä tehtäviin
• Suoraa myös siinä mielessä, että asiaa käsitellään ensisijaisesti sen henkilön tai niiden henkilöiden kanssa, joita asia koskee

Oman viestintätyylin tiedostaminen mahdollisimman hyvin kuuluu taitavaan vuorovaikutukseen. Jotta vuorovaikutustaidot kehittyisivät, myös tehottoman tai jopa haitallisen puhetyylinkin tunnistaminen on tärkeää.

Aggressiivinen vuorovaikutustyyli ilmentää usein mustavalkoista ajattelua, joka pyrkii kuulijoiden hallitsemiseen. Puhetyyliin kuuluu muun muassa:

• Vaatiminen ja käskeminen
• Eriävien mielipiteiden heikko sietäminen
• Muiden syyttely

Alistunut vuorovaikutustyyli tarkoittaa puhetta, joka on passiivista ja alistuvaa. Alistunut asenne ilmenee esimerkiksi:

• Aiheen ympärillä kiertelyllä ja kaartelulla sekä vaikeiden asioiden välttelyllä
• Omien tekojen ja ajatusten vähättelyllä
• Vetäytyneellä ja sulkeutuneella kehonkielellä

Passiivis-aggressiivinen vuorovaikutustyyli tuottaa usein vahinkoa ilman, että muut tiimin jäsenet oikein edes huomaavat, mitä tapahtuu. Passiivis-aggressiivinen puhuja esimerkiksi:

• Kertoo olevansa sitoutunut päätöksiin, mutta ei toimi niiden mukaan ja saattaa jälkikäteen kiistää, että jotain olisi sovittu
• Käyttää sarkasmia ja pyrkii halveeraamaan muiden esittämiä ajatuksia
• Puhuu selän takana ja saattaa pelata valtapeliä

Yhteenveto – lähijohtajan tärkeimmät vuorovaikutustaidot

Vuorovaikutustaidot ovat niin moninainen osa-alue, että siltä löytyy aina jotain kehitettävää. Kehittyminen vaatii kuitenkin vaivannäköä ja rohkeutta astua pois omalta mukavuusalueelta.

Vuorovaikutustaitojen kehittäminen alkaa itsereflektoinnista ja oman vuorovaikutustyylin tunnistamisesta. Opettele tunnistamaan, kuinka oma toimintasi vaikuttaa muihin. Onko puheesi rakentavaa, ja haluavatko muut kuunnella sitä? Vai oletko omaksunut asenteita ja toimintatapoja, jotka estävät viestejäsi vaikuttamasta?

Lähijohtamisessa näillä taidoilla pääsee jo varsin pitkälle:

• Tunne itsesi ja tutustu työntekijöihisi
• Tunnista tiimisi jäsenten motivaatiotekijät
• Kertaa, ja kertaa vielä uudelleen
• Viestinnän tunnesisältö vähentää kertauksen tarvetta
• Varmista, että sanasi, tekosi ja käytöksesi tukevat toisiaan
• Varmista, että ajankäyttösi tukee sanomaasi
• Viestintä on kaksisuuntaista vuorovaikutusta
• Opettele aktiivisen kuuntelun taito
• Rehellisyys palkitaan. Ihmiset ovat taitavia lukemaan rivien välistä
• Mitä enemmän avaudut, sen helpompi toisenkin on kertoa itsestään

Myös tiimiläisten vuorovaikutustaidot ovat tärkeässä osassa

Sen lisäksi, että lähijohtaja kehittää omia vuorovaikutustaitojaan, myös koko työyhteisön vuorovaikutuksen parantamisesta on hyötyä. Tiimin vuorovaikutustaitoja kannattaa kehittää, vaikka se olisi toiminut yhdessä jo pitkäänkin.

Taitava työntekijä tiedostaa oman vaikutuksensa muihin ja pyrkii luomaan työyhteisöön myönteistä ja kannustavaa ilmapiiriä. Hän muistaa huomioida ja kiittää hyvistä suorituksista sekä rohkaisee ja ilmaisee arvostustaan muille tiimin jäsenille.

Myös Turun yliopiston tutkimus painottaa työkaveruuden merkitystä työyhteisön toimivuuden kannalta. Tutkimuksen mukaan työkaveruus rakentuu kolmen peruspilarin varaan:

• Olen ammattilainen työssäni
• Toimin yhteisen suunnan mukaisesti
• Varmistan työn ja asiakaspalvelun sujuvuuden

”Hankkeemme toi näkyviksi työkaveruuden rakentumisen peruspilarit ja ydinarvot, joita jokainen voi työstää omassa arjessaan saadakseen työyhteisönsä kukoistamaan. Organisaation johto tai työyhteisön esihenkilö ei kykene yksin kannattelemaan kokonaisuuden suoritusta”, kommentoi hankkeen johtaja, professori Satu Teerikangas Turun yliopiston uutisessa.

Artikkelia päivitetty 24.11.2023.