Onnistunut projektin johtaminen – tunnista riskit ja vältä sudenkuopat ajoissa

Projektiorganisaatio saavuttaa tarkasti määriteltyjä tavoitteita parhaimmillaan hyvin tehokkaasti. Onnistunut projektin johtaminen kuitenkin vaatii erityisen hyviä vuorovaikutus- ja motivointitaitoja.

Projektityön etuja ovat esimerkiksi:

• Projektien tavoiteasetanta, seuranta ja kustannuslaskenta on yleensä täsmällisempää kuin tavanomaisessa johtamistilanteessa
• Projektiorganisaatio kykenee yleensä täyttämään asiakkaan tarpeet ja vaatimukset hyvin
• Projekteista saatu osaaminen siirtyy projektin päätyttyä muualle organisaatioon
• Projektiryhmän muutosvalmius on linjaorganisaatiota parempi. Tästä syystä laajempia muutoshankkeita kannattaa usein aloittaa pilottiprojektin kautta
• Projektiryhmä on usein hyvin valmis omaksumaan uusia ajatuksia ja toimintatapoja
• Projektiin voidaan valita henkilöitä projektin vaatimusten pohjalta

Projektin johtaminen ei koske pelkästään projektipäälliköitä, vaan jokainen esimies joutuu jossain vaiheessa toteuttamaan ja johtamaan erilaisia kehitysprojekteja. Projektijohtamisessa myös sovelletaan useita sellaisia malleja, joista on hyötyä muussakin johtamistyössä, joten siihen kannattaa perehtyä.

Projektin suunnittelu

Kun projekti on kunnolla määritelty, alkaa projektisuunnitelman laatiminen. Suunnitelma sisältää projektin ja sen eri vaiheiden yksityiskohtaisen kuvauksen, aikataulut sekä eri vaiheiden koordinoinnin projektiksi. Kattava projektisuunnitelma sisältää yleensä ainakin nämä osa-alueet:

• Projektin tavoitteet, rajaukset ja tavoiteltavat tulokset
• Projektin tehtävät
• Projektin aikataulu
• Resurssit ja projektiorganisaatio
• Työmääräarvio
• Kustannusarvio
• Laadunvarmistus ja tulosten hyväksyminen
• Projektin riskien arvioiminen ja hallinta
• Projektin kiteytetty kuvaus

Projektin aikataulu määrittelee, mistä aloitetaan ja missä järjestyksessä projektia viedään eteenpäin. Mitä tehtäviä voidaan tehdä samanaikaisesti ja mitkä tehtävät vaativat edellisten vaiheiden valmistumista? Miten paljon aikaa eri tehtävät vaativat? Aikataulun lisäksi on sovittava täsmällisesti myös siitä, ketkä vastaavat eri tehtävien suorittamisesta, niiden laadusta ja valmistautumisesta.

Suunnitteluvaiheessa kannattaa keskustella myös projektin resursseihin liittyvistä joustoista ja niiden rajoista. Edes ammattilaisen on vaikea suunnitella projekteja etukäteen täsmällisesti, ja yleensä projekteihin varataan liian vähän resursseja.

Jos heti alussa näyttää siltä, etteivät resurssit välttämättä riitä, jämäkkä projektin johtaminen auttaa. Projektipäällikön on uskallettava puolustaa omaa projektiaan ja sen onnistumisen vaatimia resursseja. Liian niukkojen resurssien tuomiin ongelmiin on vaikea reagoida enää projektin edetessä. Epäonnistuminen taas tuhlaa vähätkin resurssit ja heikentää myös tulevien projektien onnistumismahdollisuuksia.

Mitä projektisuunnitelmassa kannattaisi ottaa huomioon?

Suunnitteluvaiheessa projektin johtaminen voi helpottua esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla:

1. Onko projekti tarveperusteinen vai kytkeytyykö se järkevällä tavalla muihin kehityshankkeisiin?
2. Onko projekti realistinen ja toteutuskelpoinen?
3. Onko projektin toteutusmalli looginen, realistinen ja selkeä?
4. Ovatko resurssit riittävät?
5. Ovatko oikeat tahot mukana?
6. Ovatko hankkeessa mukana olevien tahojen roolit selkeät ja ovatko yhteistyökumppanit sitoutuneet hankkeen toteuttamiseen ja tulosten käyttöönottoon?

Projektisuunnitelman laatimisen yhteydessä kannattaa pohtia myös projektin onnistumista uhkaavia riskejä. Riskienhallinta on keskeinen osa projektipäällikön vastuualuetta, mutta myös projektin jokainen jäsen on vastuussa riskien tunnistamisesta ja hallinnasta. Projektin johtaminen helpottuu, jos tätä näkökulmaa korostaa jo henkilöitä projektiin nimitettäessä. Riskien jatkuva arviointi on keskeinen osa myös projektin toteutusta, vaikka riskianalyysi tehdäänkin osana projektisuunnitelmaa.

Projekteja uhkaavia riskejä ovat yleensä:

• Tilaajasta johtuvat riskit. Tilaaja voi muuttaa mieltään projektin kuluessa tai ymmärtää tavoitteet eri tavoin kuin projektiryhmä.
• Aikataulutuksen riskit. Ongelmia syntyy, jos aikataulut ovat epärealistisia, vaikeasti seurattavia tai puutteellisia.
• Liian ylimalkaiset tehtäväerittelyt tai tehtävien keskinäisiä riippuvuuksia ei ole huomioitu.
• Projektisuunnitelma ei jousta olosuhteiden muuttuessa.
• Henkilöstön osaamiseen tai sitoutumiseen liittyvät riskit.
• Projektijohtamisen laatuongelmat. Jos projektin johtaminen ei ole kunnossa, esimerkiksi vuorovaikutuksen ja raportoinnin niukkuus voivat aiheuttaa ongelmia. Laatuongelmia syntyy myös, jos projektin tulosten tulevat käyttäjät unohdetaan, eikä heitä valmistella hyvissä ajoin muutoksiin.

Projektin johtaminen projektin edetessä

Projektisuunnitelman laatimisen jälkeen on vuorossa projektin lanseeraus kaikille niille, joita projekti koskee. Kun lanseeraus on tehty hyvin, projektin johtaminen helpottuu huomattavasti, koska eri osapuolilla on yhdenmukainen käsitys projektista ja sen tavoitteista. Lanseerauksen tavoitteena on paitsi projektista informoiminen, myös eri osapuolten sitouttaminen.

Projektin edetessä projektin johtaminen on pitkälti projektissa tehtävän työn johtamista. Projektipäällikön tehtävänä on johtaa projektia aktiivisesti vertaamalla etenemistä, kustannuksia ja aikataulun toteutumista projektisuunnitelmaan sekä reagoimalla poikkeamiin jämäkästi.

Projektin johtaminen ei periaatteessa poikkea muusta johtamisesta, mutta täsmälliset tavoitteet ja tarkasti määritelty tehtäväkuvaus sekä aikataulu helpottavat työtä. Toisaalta projektijohtamisen sisällön täsmällinen määrittely asettaa myös paineita. Hyvä projektin johtaminen huomataan, mutta niin huomataan myös johtamisen laatuongelmat.

Projektin johtaminen helpottuu huomioimalla seuraavat asiat:

Johda projektia suunnitelmien mukaisesti, mutta varaudu muutostarpeisiin. Jokainen projekti elää ja muuttuu matkan varrella. Muutoksia tehtäessä on kuitenkin tärkeä pitää mielessä projektin tavoitteet ja siihen osoitetut resurssit. Ne asettavat rajat sille, mitä voidaan muuttaa.

Seuraa projektin ja projektiryhmän edistymistä alusta asti. Alussa eteneminen on usein hidasta, mutta seuranta kannattaa aloittaa heti projektin käynnistyttyä. Näin siitä tulee rutiinia ja poikkeamat voi tunnistaa ja reagoimisen aloittaa jo ennen kuin ne muuttuvat ongelmiksi.

Dokumentoi projektin eteneminen huolellisesti. Kirjaa ylös kaikki projektia koskevat tärkeät tiedot. Jos alkuperäinen projektisuunnitelma muuttuu, kirjaa ylös sekä tehty päätös että sen perustelut. Sovittujen asioiden muistamisen lisäksi dokumentointi on tärkeää myös projektista oppimisen kannalta. Muistiinpanoihin kannattaa palata siinä vaiheessa, kun arvioidaan projektin onnistumista.

Pidä huolta kaikkien osapuolten riittävästä informoinnista. Kaikki, joita projekti ja sen tulokset koskettavat, on hyvä pitää kartalla projektin etenemisestä. Jos riittävä informointi unohdetaan, osapuolet eivät ole selvillä projektin etenemisestä eivätkä osaa varautua projektin tulosten hyödyntämiseen.

Pidä myös projektiryhmä ajan tasalla. Huolehdi siitä, että projektiin kuuluvat henkilöt ovat tietoisia toistensa tehtävistä ja niiden edistymisestä. Tämä auttaa vähentämään sähläyksen määrää.

Kun projekti on saatu päätökseen, projektin onnistumisen arviointi jää usein puolitiehen eivätkä projektipäällikkö ja -ryhmä saa työstään riittävästi palautetta. Projektista saadut kokemukset olisi kuitenkin tärkeä kerrata projektin päätyttyä. Kokemuksista oppiminen valmentaa koko projektiryhmää toimimaan seuraavissa projekteissa entistä paremmin.

Toisinaan projektin johtaminen kompastuu sudenkuoppiin

Projektityöhön liittyy omat ongelmansa. Puutteellisen suunnittelun, epärealistisen aikataulutuksen ja huolimattoman dokumentoinnin lisäksi projektin johtaminen voi kompastua esimerkiksi:

Eriäviin tavoitteisiin. Samassa projektissa toimivien ihmisten eriävät tavoitteet voivat helposti aiheuttaa konflikteja, jotka vain vahvistuvat yhteisen vision ja päämäärien puuttuessa. Ongelmaa voi yrittää ratkaista huolehtimalla siitä, että yhteisten päämäärien kuvaamiseen on käytetty riittävästi aikaa ja energiaa.

Lojaalisuusongelmiin. Joskus projekteja heiluttelevat lojaliteettiristiriidat. Ongelmia voi pyrkiä ratkaisemaan esimerkiksi seuraavin tavoin:

• Keskity työtehtäviin ja siihen, miten ne olisi viisainta tehdä. Usein hyvin laadittu projektikuvaus auttaa projektin jäseniä hahmottamaan oman roolinsa. Heikko näkemys johtaa ongelmiin.
• Huolehdi myös siitä, että kokoukset ovat tehokkaita: ne sekä tuottavat oleellista informaatiota ja päätöksiä että vahvistavat projektin jäsenten sitoutumista.
• Hyvä seurantajärjestelmä helpottaa projektijohtamista ja antaa mahdollisuuksia varhaiseen puuttumiseen.
• Anna omalla toiminnallasi esimerkki yhteistyön merkityksestä.

Rooleihin ja vastuisiin liittyviin sekaannuksiin. Jos ihmiset eivät ymmärrä rooliaan eivätkä tiedä, keneltä pyytää tietoa tai kenelle välittää sitä, projekti ajautuu ongelmiin. Tehokkuus laskee ja aikaa kuluu sähläämiseen. Voit pyrkiä ratkaisemaan ongelmia seuraavin tavoin:

• Varmista, että kaikilla on samanlainen käsitys isosta kuvasta.
• Panosta vuorovaikutuksen aktivoimiseen.
• Käytä jotain projektin kuvantamismenetelmää vahvistaaksesi kaikkien yhteistä näkemystä projektista ja sen etenemisestä.

Päätösten viivästymiseen. Kompleksisessa ympäristössä, jossa useat tiimit työskentelevät projektin eri osien kimpussa, päätösvallan jakaantuminen hidastaa päätöksentekoa. Kenellä on lopullinen päätösvalta missäkin asiassa? Vastuu osaprojekteista voi olla selkeä, mutta kuka vastaa koko projektista? Huolehdi siitä, että päätösvaltuudet on määritelty täsmällisesti.

Projektin onnistumista voi uhata myös se, että teknologiassa ja toimintaympäristössä tapahtuu muutoksia projektin aikana. Projekti joutuu vaikeuksiin myös, jos projektiryhmässä ei ole tarvittavaa ammattitaitoa tai tuki projektille loppuu ennen projektin päättymistä.

Yksi tärkeä ongelmien syy on liiallinen keskittyminen projektin teknisiin näkökulmiin. Kaikki projektit koostuvat paitsi asioista, myös ihmisistä ja prosesseista. Tämä on syytä ottaa huomioon kaikissa projektin vaiheissa.

Artikkelia päivitetty 7.3.2024.

Jaa