Taloushallintokoulutus tukee johtamista – nämä perusasiat jokaisen lähijohtajan pitäisi osata

Julkisuudessa on ollut paljon huolta nuorten heikosta talousosaamisesta ja siitä, että oman talouden hallintaa pitäisi opettaa kouluissa nykyistä paremmin. Asiat eivät kuitenkaan ole sen paremmin vanhemmillakaan sukupolvilla – eivät edes useilla organisaatioiden johtajilla. Taloushallintokoulutus tulisi siis tarpeeseen monelle, vaikka äkkiseltään tuntuisikin, että oman työn tärkeimmät painopisteet ovatkin aivan muualla kuin numeroiden pyörittelyssä.

Miksi sitten lähijohtajankin pitäisi jaksaa kiinnostua talousasioista? Onhan monissa organisaatioissa oma talousosastokin? Yrityksen taloushallinto tuottaa taloudellista informaatiota, jota lähijohtajan pitäisi kyetä hyödyntämään oman vastuualueensa johtamisessa. Yrityksen talouden ymmärtäminen auttaa hahmottamaan, miten organisaatio toimii. Taloudellista toimintaa mitataan rahassa, ja sen takia on tärkeää pystyä seuraamaan ja ymmärtämään rahavirtojen liikkeitä sekä niitä ohjaavia lainalaisuuksia.

Ammattilaiseksi aikova lähijohtaja varmistaakin talousosaamisensa jo uransa alkumetreillä, eikä se ole myöhäistä silloinkaan, vaikka esihenkilökokemusta olisi ehtinyt kertyä jo pidemmältä ajalta. Jos aiot edetä johtamisurallasi, taloudellisten lainalaisuuksien opetteleminen kannattaa ottaa osaksi henkilökohtaista kehittämisohjelmaa. Jo päivän tai parin mittainen laadukas taloushallintokoulutus auttaa merkittävästi.

Kun yrityksen taloushallinto on hanskassa, lähijohtajalla on samalla käsissään tuntuva kilpailuvaltti. Kun asiansa pystyy perustelemaan vaikkapa rahoitusta haettaessa selkeillä laskelmilla, abstrakteilla olettamuksilla ratsastava kilpailija jää helposti toiseksi.

Edes yritysten ylimpään johtoon kuuluvat eivät aina ole perillä esimerkiksi yrityksen tärkeimmistä tunnusluvuista.

”Yleensä yli puolet johtoryhmäläisistä ei ymmärrä, mikä on hyvä liikevoittoprosentti. Kuuntelevat vaan ja ovat ymmärtävinään”, kommentoi lähes sadassa yrityksessä työskennellyt liikemies Olli Juvonen Kauppalehdelle kesällä 2019.

Mitä kaikkea esihenkilön ja johtajan, joka ei suoranaisesti johda organisaation talousosastoa, sitten pitäisi yrityksen taloushallinnosta ymmärtää?

Tässä lyhyt oppimäärä:

Taloushallintokoulutus auttaa budjetoinnissa

Johtaminen on suunnitelmallista toimintaa, jolla pyritään vaikuttamaan tulevaisuuden tapahtumiin. Siihen liittyy olennaisesti budjetointi, joka määrää suunnittelun rajat. Budjetissa määritellään sekä organisaation toiminnalla tavoiteltava tulovirta että tulovirran hankkimisesta aiheutuvat menot.

Budjetointiin kuuluu rahavirtojen suunnittelun ja kuvauksen lisäksi myös budjetin toteutumisen seurantaa, havaittujen erojen analysointia sekä korjaavien toimenpiteiden käynnistämistä. Budjetti auttaa tavoitteiden täsmentämisessä ja ohjaa toiminnan systemaattiseen suunnitteluun. Budjetin avulla yrityksen toiminta saa selkeän suunnan. Se auttaa varautumaan etukäteen ennakoitavissa oleviin ongelmiin ja mahdollisuuksiin.

Se, kuinka usein budjettia on hyvä seurata, riippuu yrityksestä ja toimialasta. Yleensä budjettia kannattaa seurata ainakin viikoittain. Mitä nopeammin esihenkilö havaitsee poikkeaman, sitä helpompi hänen on ryhtyä asiaa korjaamaan.

Useimmissa organisaatioissa budjettikausi on yksi vuosi ja budjetti laaditaan syksyllä. Vuosi on usein kuitenkin varsin lyhyt aika toiminnan pitkäjänteiseen kehittämiseen. Siksi vuosibudjetin rinnalle kannattaa laatia karkeampi ja pidemmälle ulottuva, esimerkiksi kolmen vuoden budjetti. Varsinkaan suurten organisaatioiden budjetointijärjestelmiä ei ole suunniteltu keskijohdon työn tueksi, vaan niiden tarkoitus on kerätä ylimmälle johdolle perusteet strategiseen johtamiseen. Tästä syystä moni esihenkilö joutuu usein pitämään organisaation budjetointijärjestelmän rinnalla omaa budjettiaan, jota hän käyttää aktiivisen suunnittelun apuna. Kattava taloushallintokoulutus antaa eväitä myös budjetin suunnitteluun, jos se tuntuu takkuavan.

Osaava lähijohtaja seuraa myös kassavirtaa

Budjetin lisäksi myös yrityksen kassavirta on erityisen tärkeä seurantakohde. Kassavirta kertoo, miten sisään tulevat rahavirrat riittävät kattamaan ulosmenevän rahavirran.

Budjetti voi näyttää, että rahaa tulee tulevana kautena sisään enemmän kuin lähtee. Jos kuitenkin menot painottuvat alkuvuodelle ja suurin osa tuloista kertyy vasta kauden lopussa, organisaation toiminnan jatkuminen voi olla vaarassa, ellei johto pysty vastaamaan kysymykseen:

Miten rahoitetaan ne menot, jotka syntyvät jo ennen kuin kassa alkaa kilistä?

Käyttöpääoma tasaa aikaerot menojen ja tulojen välillä. Kassavirran seuraaminen ei välttämättä kuulu päivittäisiin tehtäviisi, varsinkaan, jos työskentelet isossa organisaatiossa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteikö rahoituksen riittävyyden näkökulma vaikuttaisi myös oman vastuualueesi rahankäyttöä koskeviin päätöksiin, kuten investointien ajoituksiin. Fiksu lähijohtaja ottaa oman toimintansa vastuualueen suunnittelussa huomioon myös kassavirran.

Tase ja tuloslaskelma kuin hepreaa? Käy taloushallintokoulutus

Vain valtava määrä numeroita eri sarakkeissa? Lähijohtajankin kannattaa pitää itsensä ajan tasalla yrityksen taloudellisesta tilanteesta ja opetella lukemaan tasetta ja tuloslaskelmaa. Jos vastaavien, vastattavien ja tunnuslukujen merkitys on päässyt unohtumaan, taloushallintokoulutus on paras apu niiden palauttamisessa mieleen. Tässä kuitenkin nopea kertaus:

Tase antaa kokonaiskuvan yrityksen tietyn ajankohdan taloudellisesta tilanteesta. Varojen ja velkojen pitäisi olla tasapainossa, eli molempien sarakkeiden (vastaavien ja vastattavien) summien pitäisi olla yhtä suuret.

Vastaavien puolelle kirjataan organisaation varat. Ne voivat koostua esimerkiksi rahasta, kiinteistöistä, koneista ja laitteista, varastossa olevista tuotteista, myyntisaatavista, patenteista, tuotemerkeistä tai ennakkomaksuista. Yrityksen varoja arvioitaessa on kiinnitettävä huomiota niiden likvidisyyteen eli siihen, miten nopeasti ne voidaan tarvittaessa muuttaa rahaksi.

Vastattavien sarakkeeseen kirjataan yrityksen velat ja vastuut. Tälle puolelle kuuluvat esimerkiksi leasing-maksut, ostovelat, korot, verot ja sijoitetun pääoman palautus rahoittajille.

Tase muodostaa perustan tunnusluvuille, joilla arvioidaan yrityksen tehokkuutta ja taloudellista tilaa. Taseen pari on tuloslaskelma, joka mittaa yrityksen tuottoja, kuluja sekä voittoa tai tappiota tietyn ajanjakson ajalta.

Tulos on se, mitä jää jäljelle, kun tuloista on vähennetty kaikki niiden hankkimisesta aiheutuneet menot. Tuloksen pitäisi olla niin suuri, että sillä voidaan kattaa sekä omistajien osinko-odotukset että ne tulevat investoinnit, jotka organisaation on tarkoitus kattaa toiminnasta kertyneillä voitoilla. Jos tulos ei täytä odotuksia, organisaation toiminnan jatkuminen vaarantuu.

Jos lähijohtaja ei ymmärrä tuloslaskelmaa, voi toiminnan ohjaus johtaa esimerkiksi vain myyntitulojen kasvattamiseen ilman, että huomioitaisiin siitä aiheutuvia lisäkuluja tai vaikutusta toiminnan kannattavuuteen. Huomion kiinnittäminen pelkästään toiminnan tehostamiseen taas voi johtaa tulovirran ennakoimattomaan supistumiseen. Tulot voivat supistua nopeammin kuin säästöjä syntyy, jolloin koko toiminta vaarantuu.

Pikakatsaus tunnuslukuihin

Osaava lähijohtaja tuntee yrityksen toiminnan kannalta tärkeimmät tunnusluvut. Ne kuvaavat yrityksen toimintaa eri näkökulmista, esimerkiksi toiminnan tehokkuutta tai palveluiden laatua. Lähijohtajan toimintaa arvioidaan yleensä hänen vastuualueensa taloudellisen tuloksen perusteella. Jokaisen organisaation ja sen eri osastojen ja viime kädessä jokaisen työntekijän on ainakin periaatteessa tuotettava enemmän tuloja kuin aiheuttaa menoja.

Syvällisemmän tietämyksen tunnusluvuista antaa kunnollinen taloushallintokoulutus, mutta kerrataan pikaisesti:

Maksuvalmiutta ja rahoitusasemaa kuvaavat tunnusluvut

• Quick Ratio – Mittaa yrityksen rahoitusomaisuuden suhdetta sen lyhytaikaisiin velkoihin ja yrityksen lyhyen aikavälin maksuvalmiutta. Tavoiteltava arvo on 1.
• Current Ratio – Kuvaa maksuvalmiutta noin vuoden aikajänteellä. > 2 hyvä 1–2 tyydyttävä < 1 heikko

Toiminnan laajuutta ja kasvua kuvaavia tunnuslukuja

• Liikevaihdon määrä
• Myynnin tai liikevaihdon muutosprosentti
• Tuotettujen palveluiden tai tuotteiden määrä
• Markkinaosuus
• Henkilökunnan määrä
• Taseen loppusumma
• Investoinnit
• Tehdyt työtunnit

Toiminnan tehokkuutta kuvaavia tunnuslukuja

• Varaston kiertonopeus – Mitä nopeammin tuotteet poistuvat varastosta ja mitä pienempi varasto on, sen kannattavampaa toiminta yleensä on.
• Myyntisaamisten kiertonopeus – Mitä lyhyemmillä maksuajoilla yritys kykenee toimimaan ja mitä aktiivisempaa sen perintä on, sitä nopeammin raha palaa takaisin yrityksen kassaan.

Yrityksen kannattavuutta kuvaavia tunnuslukuja

• Liikevoitto
• Nettovoitto
• Kokonaistulos
• Sijoitetun pääoman tuottoprosentti
• Kokonaispääoman tuottoprosentti
• Oman pääoman tuottoprosentti

Henkilöstön tuottavuutta ja tehokkuutta kuvaavia tunnuslukuja

• Ylityötuntien määrä
• Ylityöprosentti
• Välittömät palkkakustannukset
• Välilliset palkkakustannukset
• Lyhytaikaiset ja pitkäkestoiset sairauspoissaolot
• Henkilöstön vaihtuvuus ja rekrytointikulut

Toiminnan laatua kuvaavia tunnuslukuja

• Laatuvirheiden määrä
• Hylkäysprosentti
• Hukkatyötunnit
• Reklamaatioiden määrä
• Reklamaatiokustannukset/liikevaihto
• Asiakaspalaute

Numerot eivät ole koko totuus

Maailmaa ei johdeta pelkästään laskemalla. Liiketoiminnan suurimmat päätökset tehdään tunnepohjaisesti ja laskentatoimen tehtäväksi jää usein enemmän intuitiivisten päätösten perusteleminen jälkikäteen. Mitä vaikeammaksi ja enemmän informaatiota vaativaksi päätöstilanne muuttuu, sitä enemmän päätös perustuu tunteisiin.

Ihmisten kuunteleminen on erityisen tärkeää myös liiketoiminnassa ja johtamisessa. Vasta ihmisten ajattelun syvällinen ymmärtäminen antaa mahdollisuuden kertoa tehokkaasti omista ajatuksistamme ja argumentoida niiden puolesta eli vaikuttaa muiden ajatteluun.

Numerot kertovat paljon maailmasta, mutta, kuten laadukas taloushallintokoulutus varmasti tähdentää, eivät läheskään kaikkea. Järkevä lähijohtaja antaa luvuille niiden ansaitseman arvon. Ei vähempää, mutta ei myöskään enempää.

Hae varmuutta tekemiseesi Esihenkilön taloustaidot käytännössä -koulutuksestamme!

Artikkeli päivitetty 3.5.2022.

Jaa