Osaatko jakaa vastuuta? Tehtävien delegointi on kaikkien etu

Jokaisen lähijohtajan on tärkeä osata jakaa vastuuta. Se voi kuitenkin tuntua hankalalta varsinkin juuri esihenkilön tai tiiminvetäjän asemaan siirtyneistä. Erityisen vaikeaa tehtävien delegointi on silloin, jos on itse vielä hetki sitten toteuttanut samassa tiimissä niitä tehtäviä, joita nyt pitäisi jakaa.

Delegointi kuitenkin kannattaa. Belgialaistutkimus osoittaa sen olevan yhteydessä esimerkiksi:

• Organisaation tehokkuuteen
• Stressin vähenemiseen
• Korkeampaan motivaatioon
• Työtyytyväisyyteen

Lähijohtajan kannattaa delegoida kaikki sellaiset asiat, jotka joku muu voi tehdä paremmin, sanoo Duunitorin haastattelema sarjayrittäjä Ilkka Lavas. Hän kehottaa delegoimaan aina kun voi, myös pienet asiat. Jos ei ole selvää, mitä kannattaa delegoida, Lavas kehottaa lähijohtajaa kysymään itseltään:

• Kuuluuko tämä minulle?
• Hoitaako joku tämän nopeammin?
• Hoitaako joku tämän halvemmalla?

Tehtävien delegointi myös hyödyttää kaikkia osapuolia: tehtävän itselleen saanut henkilö pääsee kehittämään osaamistaan, ja lähijohtajalla jää aikaa oman osaamisensa kehittämiseen tai niihin tehtäviin, joita ei voi delegoida.

”Muille pitää antaa tilaa kehittyä. Esihenkilön pitää osata luopua myös kivoista asioista”, Lavas sanoo Duunitorille.

Miksi tehtävien delegointi on niin vaikeaa?

Vastuun jakamisen vaikeuden kanssa eivät kipuile vain tuoreet lähijohtajat, vaan se on toisinaan hyvin hankalaa myös kokeneille johtajille. Delegoimattomuutta perustellaan esimerkiksi sillä, että:

Ei ole aikaa. Ajatellaan, että on nopeampaa tehdä itse kuin ohjeistaa tehtävä jollekin toiselle. 

Se tuntuu oman identiteetin vastaiselta. Tuntuisi ennenkuulumattomalta antaa jollekin toiselle tehtävä, joka kuuluu siihen vastuualueeseen, johon on itse panostanut vuosia.

Tehtävään liittyy tunnesidos. Joistain tehtävistä on hankala luopua, koska niihin on niin kiintynyt. Tällaisia saattavat olla varsinkin keskeneräiset, pitkät projektit, joiden lopputuloksen on jo selkeästi visioinut omassa mielessään.

Syyllisyys painaa. Voi tuntua pahalta sälyttää lisää työtä jo valmiiksi kiireisille tiimiläisille.

Luottamuspula vaivaa. Tehtävien delegointi on erityisen hankalaa silloin, kun ei ole aivan varmaa, suoriutuuko työntekijä siitä riittävän hyvin esimerkiksi taitotasonsa vuoksi. On yleistä, että ihmisten luottamus omaan työjälkeen on korkeampi kuin luottamus muiden työjälkeen.

Epäonnistumisen pelko vaivaa. Saattaa tuntua siltä, että pienin riski projektin epäonnistumiselle on silloin, kun itse tekee mahdollisimman paljon.

Omaa käskyvaltaa ei haluta käyttää. Vallan käyttö voi tuntua epämukavalta, varsinkin jos on siirtynyt lähijohtajan asemaan oman tiimin sisällä.

Palkkiot ja kiitokset houkuttelevat. Tutkimusten mukaan keskijohtoon kuuluvat saavat ylemmältä johdolta kiitosta harvemmin hyvästä johtamisesta kuin muusta työpanoksestaan. Syitä tehtävien itsellään pitämiseen siis löytyy. Itselleen ominaiset selitysmallit on hyvä tunnistaa, jotta niitä pystyy vastustamaan.

Onnistuneen delegoinnin avaimet

Jotta tehtävien delegointi onnistuu, kannattaa huomioida nämä asiat:

1. Anna tehtävä oikealle henkilölle. Vastuuta jakaessa kannattaa huomioida tiimiläisten vahvuudet, kehittämiskohteet, osaamisalueet, kiinnostuksen kohteet ja se, millaiset asiat heitä motivoivat. Jos tehtävä esimerkiksi vaatii paljon palavereja ja workshopeja, sitä tuskin kannattaa antaa henkilölle, joka selkeästi työskentelee mieluiten hyvin itsenäisten tehtävien parissa.
2. Kerro, kenelle ja miksi delegoit. Jos tehtävä tulee uudelle tekijälle puskista, kannattaa selittää, miksi. On hyvä kertoa, miksi valitsit juuri kyseisen henkilön ja miksi siitä on hänelle hyötyä.
3. Anna selkeät ohjeet. Anna jo tehtävää delegoidessasi henkilölle kaikki siihen liittyvä informaatio. Kerro myös selkeästi, mitä lopputulokselta odotetaan.
4. Tarjoa tukea. Varmista, tehtävän harteilleen saaneella henkilöllä on riittävästi tietoa ja osaamista. Kerro myös, että tuet häntä tarvittaessa mielelläsi.
5. Varmista, että delegoit tehtävän lisäksi siihen liittyvän päätösvallan. On yleistä, että joku saa hoidettavakseen projektin, mutta ei ole kuitenkaan täysin selvää, kuka projektiin liittyvät päätökset tekee. Tällöin projektin nimellinen vetäjä päätyy kyselemään joka asiaan lähijohtajan lupaa ja mielipidettä, jolloin molempien aikaa valuu hukkaan.
6. Anna palautetta. Älä ole se pomo, joka jättää työntekijänsä yksin ja sitten syyttää heitä, kun jotain menee pieleen. Tarkista lopputulos ja kerro, miten meni, mikä onnistui erityisen hyvin ja missä on kehitettävää. Muista kiittää.

Muista myös välttää näitä:

• Mikromanagerointi
• Älä delegoi tehtävää ja ota sitä sitten takaisin itsellesi, jos näyttää pahalta. Anna tilaa epäonnistumisille ja tarjoa tukea.
• Negatiivisiin puoliin keskittyminen
• Älä ummista silmiäsi uusilta ideoilta, joita projektin harteilleen ottanut henkilö saattaa saada. Sinun tapasi ei välttämättä ollutkaan paras.
• Muiden työstä kunnian ottaminen itselleen
• Kaiken tekeminen itse, koska tehtävien delegoiminen tuntuu useista yrityksistä huolimatta liian hankalalta

Jaa