Työntekijän alisuoriutuminen voi johtua monesta asiasta – miten siihen pitäisi puuttua?

Lähijohtajan uralla tulee väistämättä vastaan myös haastavia johtamistilanteita. Yksi tyypillinen ongelma on työntekijän alisuoriutuminen, joka voi johtua monesta eri asiasta. Alisuoriutuminen voi näyttäytyä esimerkiksi:

• Jatkuvana myöhästelynä, oli kyse sitten palaverista tai tehtävän deadlinesta
• Negatiivisena asenteena
• Tekemättöminä tehtävinä, kun työntekijän osaaminen tai motivaatio ei riitä niiden tekemiseen
• Kyvyttömyytenä vastaanottaa palautetta
• Hutiloimisena: kun työntekijän keskittyminen katkeilee jatkuvasti, hän jättää vastaamatta viesteihin, tekee epätavallisen paljon virheitä ja unohtelee sovittuja asioita

Yhden työntekijän alisuoriutuminen vaikuttaa herkästi koko tiimin työhön. Jokaisella tulee toisinaan hetkiä tai kausia, jolloin työt eivät tahdo sujua, ja usein ne menevät ohi nopeasti. On kuitenkin tärkeää, ettei lähijohtaja anna hankalan tilanteen jatkua liian pitkään – toisinaan asiaan on pakko puuttua.

Mistä työntekijän alisuoriutuminen johtuu?

Työntekijän alisuoriutumiselle on monia eri syitä, ja juurisyyn löytyminen auttaa ongelman ratkaisemisessa. Yleisiä syitä alisuoriutumiselle ovat esimerkiksi:

• Henkilökohtaiset ongelmat, jotka voivat olla lähes mitä tahansa: haastavat perhetilanteet, univaikeudet, kuoleman- tai sairastapaus lähipiirissä, talousvaikeudet tai vaikkapa päihteiden väärinkäyttö. Ehkä löydätte yhdessä työntekijän kanssa tilanteeseen töiden osalta jonkin väliaikaisen ratkaisun, kunnes henkilökohtaiset ongelmat helpottavat?
• Loppuunpalaminen – työnantajalla on yleensä merkittävät mahdollisuudet auttaa uupunutta työntekijää.
• Konfliktit työpaikalla voivat vaikuttaa työntekijän suoriutumiseen huomattavasti. Ne voidaan kuitenkin ratkaista rakentavasti.
• Puutteet osaamisessa. Monella on vaikeuksia pyytää apua silloin, kun ei osaa jotain.
• Motivaation puute, joka voi vaikuttaa suoriutumiseen hyvin merkittävästi. Motivaation puute voi johtua monesta asiasta: esimerkiksi väärästä ura- tai työpaikkavalinnasta, työn merkityksen kokemuksen puuttumisesta, ylikuormituksesta tai epäselvistä tavoitteista.

Alisuoriutumisen ajatellaan usein olevan jollain tavalla lähtöisin alisuoriutujasta itsestään. Usein se voi kuitenkin johtua myös organisaation käytäntöihin ja johtamiseen liittyvistä ongelmista, joista esimerkiksi Aki Ahlroth on tehnyt Duunitorin kolumnissaan pitkän listan. Entä jos alisuoriutuminen johtuukin esimerkiksi:

• puutteellisesta perehdytyksestä
• toimimattomista prosesseista ja työn huonosta organisoinnista
• epäselvistä, epärealistisista tai toistensa kanssa yhteensopimattomista tavoitteista
• liiallisesta kuormituksesta ja tuen puutteesta
• siitä, ettei lähijohtaja tunne henkilöä ja tämän osaamista
• koulutuksen puutteesta tai vääränlaisesta koulutuksesta
• Palautteen puutteesta
• liiallisesta kontrolloinnista

Organisaation toimimattomat käytänteet ja johtamisen ongelmat tulevatkin organisaatioille hyvin kalliiksi – niin alisuoriutumisen vuoksi hukkaan heitettyinä aika- ja osaamisresursseina kuin toistuvina rekrytointiprosesseina. On sanomattakin selvää, että ongelmia kannattaa lähteä ratkomaan niiden juurisyitä korjaamalla.

Alisuoriutumiseen puuttuminen

Kun työntekijän ei-toivottuun käytökseen on pakko puuttua, kannattaa edetä seuraavanlaista polkua pitkin:

1. Valmistaudu huolellisesti.
2. Puhu työntekijän kanssa, mieluiten kasvotusten.
3. Sopikaa tavoitteista ja seurannasta.
4. Seuraa kehitystä ja tee tarvittaessa vaikeita päätöksiä.

1. Valmistaudu huolellisesti.

Huolehdi siitä, että olet tilanteen tasalla. Hankala keskustelu voi jännittää, mutta mitä tapahtuu, jos et ota asiaa puheeksi? Kuinka paljon lisäharmia yhden henkilön ei-toivottu käytös aiheuttaisi koko tiimille?

Myös siihen on hyvä varautua, että tuleva keskustelu saattaa nostaa tunteita pintaan. Erilaisiin tunnereaktioihin on hyvä valmistautua etukäteen. Miten vastaat, jos keskustelukumppani kieltää kaiken? Suuttuu? Alkaa itkeä? Tai ei osoita mitään tunteita?

Jos tunteet ottavat keskustelussa liikaa valtaa, kannattaa pitää tauko. Huolehdi kuitenkin siitä, ettei hankala keskustelu pääty siihen.

2. Puhu työntekijän kanssa.

Pyri pitämään keskustelu mahdollisimman avoimena ja rehellisenä. Voit kysyä työntekijältä suoraan, onko hänen käyttäytymisensä todella sellaista, jota hän haluaa levittää työpaikalleen.

Voit hyödyntää keskustelussa valmentavaa otetta – kysy paljon kysymyksiä, jolloin pääsette helpommin käsiksi alisuoriutumisen juurisyihin.

Muista myös kuunnella aktiivisesti. Jos keskustelun toinen osapuoli ei koe tulevansa kuulluksi, hänen on hankala ottaa vastaan sitä, mitä sinulla on sanottavana.

Muista, että esihenkilönä sinulla on oikeus johtaa työtä. Jos tilanne vaatii, anna varoitus. Se on myönteinen teko, kunhan se annetaan riittävän ajoissa niin, että henkilöllä on mahdollisuus muuttaa toimintaansa.

3. Sopikaa tavoitteista ja seurannasta

Pyydä henkilöltä itseltään ehdotuksia tavoista, joilla hän aikoo muuttaa käyttäytymistään. Kehittäkää yhdessä tapoja, joilla seuraatte kehitystä. Sopikaa jo nyt, milloin arvioitte muutoksia.

Varmistakaa, että tavoitteet ovat selkeitä ja ymmärrätte ne samalla tavoin. Tavoitteet kannattaa kirjata ylös. Nyt on oikea aika pohtia, mitä osaamista työntekijä voisi kehittää ja miten. Entä onko hän varmasti oikea henkilö tekemään sitä työtä, jota nyt tekee? Iso osa alisuoriutumisesta johtuu siitä, että ihmisiä yritetään mahduttaa tiettyihin rooleihin sen sijaan, että roolit räätälöitäisiin ihmisen mukaan.

Arvioi myös omaa johtamistasi. Voisiko siinä muuttaa jotain, joka auttaisi henkilöä – tai koko tiimiä – tekemään työnsä paremmin? Mitä mieltä keskustelukumppanisi on?

4. Seuraa kehitystä ja tee tarvittaessa vaikeita päätöksiä

Kun suunnitelmat on tehty, on aika alkaa noudattaa niitä. Seuraa, kuinka työntekijän käytös muuttuu. Muuttuuhan?

Toisinaan lähijohtaja joutuu tekemään myös vaikeita päätöksiä. Sitä ei kannata pelätä liikaa, sillä se voi olla ainoa oikea vaihtoehto. Irtisanomiseen asti päädytään onneksi harvoin, ja jos sinne asti joudutaan, sekin kääntyy lopulta usein kaikkien osapuolten eduksi: tiimiin palkataan sopivampi henkilö ja irtisanottu löytää paremmin itselleen sopivan paikan.

Jaa