Miten kohtaat esimiestyön haasteet?

Samalla, kun hyvän lähijohtamisen kysyntä ja merkitys kasvavat, esimiestyön haasteet kovenevat.

Esimiestyön haasteet voivat yllättää varsinkin esimiesuransa alkuvaiheessa olevat. Esimerkiksi työlainsäädäntö uudistuu jatkuvasti ja asettaa esimiehelle monenlaisia vaatimuksia. Samalla myös työntekijät ovat entistä tietoisempia oikeuksistaan, mikä asettaa esimiehille kasvavia osaamisvaatimuksia.

Ongelmatilanteet voivat nostaa esiin monenlaisia kysymyksiä:

Mitkä ovat esimiehen ja työntekijöiden oikeudet ja velvollisuudet, ja mitä organisaation menestys vaatii eri henkilöstöryhmiltä?
Miten ristiriitatilanteet ratkaistaan rakentavasti ja työlainsäädännön vaatimukset huomioiden?
Miten ongelmia voidaan ehkäistä ennakolta?
Millainen on jämäkkä puuttumisprosessi ja miksi sen noudattaminen koetaan usein vaikeaksi?

Esimiestä tarvitaan erityisesti silloin, kun jokin kriisi iskee tai uhkaa iskeä. Jonkun on uskallettava näyttää suuntaa ja valaa uskoa vaikeinakin aikoina.

Esimiehen on myös uskallettava puuttua asiaan silloin, kun työntekijät eivät toimi sovitulla tavalla. Esimiestyön haasteet ja hankalat tilanteet eivät ratkea ongelmia välttelemällä, vaan puuttumalla asioihin jämäkästi ja ratkaisemalla tilanteet rakentavasti eri osapuolten näkemyksiä kuunnellen. Esimiestyöhön kuuluu kyky tehdä vaikeitakin päätöksiä, joita työyhteisö joskus vastustaa. Kaikkia ei voi aina miellyttää.

Jotkut esimiestyön haasteet voi ennaltaehkäistä

Ongelmatilanteita syntyy todennäköisesti vähemmän, kun työpaikan ilmapiiri on kunnossa ja yhteistyö sujuvaa. Jokaiselle työyhteisölle tai tiimille kannattaakin luoda yhteiset pelisäännöt, joilla varmistetaan, että kaikki ovat tietoisia yhteisistä tavoitteista ja velvollisuuksista. Myös etätiimi hyötyy pelisäännöistä, jolloin työrauhakin paranee.

Yhteiset pelisäännöt esimerkiksi:

helpottavat yhteistyötä
ehkäisevät ristiriitoja
edistävät oikeudenmukaista kohtelua
auttavat puuttumaan ongelmiin jo heti niiden ilmetessä
edistävät yhteisten tavoitteiden saavuttamista

Yhteiset pelisäännöt määrittävät työyhteisön toimintatapoja ja käyttäytymistä, jolloin usein myös esimiestyön haasteet vähenevät. Parhaimmillaan työyhteisö rakentaa pelisäännöt yhdessä, jolloin jokaisen on helpompi ymmärtää, mitä on sovittu ja miksi. Osallistuminen sääntöjen laadintaan myös lisää sitoutumista sääntöjen noudattamiseen.

Esimerkiksi näillä pelisäännöillä voi parantaa yhteistyötä:

Kaikki työyhteisön jäsenet ovat samanarvoisia.
Jokaisen mielipiteet ovat arvokkaita ja ansaitsevat huomioimisen ja huolellisen tarkastelun.
Jokainen vastaa omalta osaltaan siitä, että sovitut asiat tulevat tehdyksi sovitussa aikataulussa.
Jokaisella työyhteisön jäsenellä on oikeus arvioida, kunnioittavatko muut yhteisiä sitoumuksia.
Työyhteisön jäsenet kohtelevat toisiaan kunnioittavasti.
Työyhteisön jäsenet suhtautuvat toisiinsa arvostavasti ja antavat toisilleen avoimesti kiitosta.
Lähityöyhteisön toimintaa koskevat asiat käsitellään yhdessä.
Työkavereista ei puhuta pahaa selän takana.

Esimiestyön haasteet ratkaisukeskeisyyden näkökulmasta

Ratkaisukeskeisyys on tieteellisestikin tutkittu menetelmä, joka painottaa myönteisyyttä, ihmisen omia voimavaroja ja tulevaisuuteen suuntaamista ongelmissa piehtaroimisen sijaan. Ratkaisukeskeisyydessä ajatellaan, että ihmisellä on toiminnassaan aina jokin hyvä alkuperäinen tarkoitus tai tärkeä motiivi. Ei-toivotun käyttäytymisen korjaaminen on usein helpompaa, jos näistä motiiveista ja syistä pääsee keskustelemaan aidosti.

Jos haluaa ottaa esimiestyön haasteet käsittelyyn ratkaisukeskeisesti, kaiken perustana on toimiva vuorovaikutus. Hyvän vuorovaikutuksen kivijalkana taas on luottamus osapuolten välillä. Luottamus kasvaa (tai heikkenee) työyhteisön jokapäiväisessä vuorovaikutuksessa, eikä sitä voi yleensä rakentaa hetkessä.

Esimiehen aito kunnioitus työntekijöitä kohtaan sekä halu auttaa heitä luovat luottamukselle vahvan pohjan. Työntekijät huomaavat kyllä, ovatko esimiehen tarkoitusperät aidot vai tavoitteleeko hän vain omaa tai organisaation etua. Uskottava esimies elää kuten puhuu, uskaltaa olla oma itsensä ja näyttää sen.

Ratkaisukeskeisellä lähestymistavalla on mahdollista ratkaista hyvinkin vaikeat esimiestyön haasteet. Ratkaisukeskeinen johtamisote muuttaa myös hitaasti, mutta varmasti organisaatiokulttuuria myönteiseen suuntaan.

Ratkaisukeskeisyyden periaatteita:

Ongelmista tavoitteiksi. Suuntaa ongelmien sijaan huomio siihen, mitä toivot. Älä pohdi ongelmien syytä. Huolimatta siitä, miten huonosti työntekijä on toiminut, keskity siihen, miten hän voi toimia jatkossa paremmin. Luota ihmisen kykyyn muuttua.

Selvitä ja lisää sitä, mikä toimii. Etsi toimivat tavat ja vahvista niitä. Parhaat vastaukset löytyvät usein työntekijältä ja työyhteisöltä itseltään. Jos jokin ei toimi, tehkää asioita toisin.

Keskity vahvuuksiin ja voimavaroihin. Suuntaa huomio aikaisempiin onnistumisiin ja taitoihin. Etsi menneestä onnistumisia ja voimavaroja. Nosta keskustelussa esiin myös piilossa olevat vahvuudet ja osaaminen. Usko tuleviin onnistumisiin.

Pienten askelten voima. Älä tavoittele liian suuria muutoksia kerralla. Pienikin edistysaskel on merkki oikeasta suunnasta. Vahvista sitä ja kannusta eteenpäin.

Arvostus ja tasaveroinen yhteistyö. Osoita arvostusta kuuntelemalla, olemalla läsnä ja erilaisuuden hyväksymisellä.

Myönteisyys, luovuus ja huumori keskustelussa. Riko luutuneita käsityksiä ja suhtaudu epäonnistumisiin oppimiskokemuksina.

Vaihtoehtoiset ratkaisumallit. Jokaisella on oma tapansa nähdä asiat. Tavoitteisiin voi päästä monia erilaisia polkuja pitkin. Tarkastele laajasti erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja.

Ratkaisukeskeinen palautteen antaminen ja vastaanottaminen

Palautteen antaminen ja saaminen ovat ratkaisevassa asemassa kehitettäessä mitä tahansa toimintaa. Palaute on työyhteisön kehittymisen ja kasvun elinehto.

Työpaikoilla korjaavan palautteen antamista vältellään usein viimeiseen asti: pelätään, että korjaavaa palautetta saanut henkilöhän voi suuttua ja vaikka kostaa tilaisuuden tullen. Kuitenkin myös myönteistä palautetta ja kiitosta olisi syytä lisätä – muuten palautteen energisoivat vaikutukset vaikkapa työn tulokseen tai työhyvinvointiin jäävät suurelta osin hyödyntämättä.

Hyvä palaute esimerkiksi:

On luontevaa ja aidon tuntuista
On ystävällistä ja kannustavaa
On rehellistä
On hyvin perusteltua ja yksityiskohtaista
On arvostavalla tavalla viestittyä
On rauhallista ja kiireetöntä
On innostavaa ja motivoivaa
Tuo esiin vahvuuksia ja onnistumisia
Tuo ei-toivotut asiat esiin rakentavasti
On kuuntelevaa – kysytään ja kuunnellaan palautteen saajan ajatuksia
Johtaa konkreettisiin toimenpiteisiin, joita seurataan

Esimiestyön haasteiden ratkaisemisen kannalta hyvä korjaava palaute on sellaista, jonka työntekijä vastaanottaa ja hyväksyy, ja joka johtaa myönteiseen muutokseen. On kuitenkin hyvä muistaa, että palautteen antamiseen liittyy aina sekä ohjaava että motivoiva vaikutus.

Palautteen antamisessa pätevät samat säännöt kuin muussakin vuorovaikutuksessa. Se, mitä sanot, on tärkeää, mutta usein aivan yhtä tärkeä on tapa, jolla annat palautetta. Moni menee usein suoraan asiaan pohtimatta, onko ajankohta tai tilanne vastapuolen kannalta hyvä palautteen vastaanottamiseen. Tunnekuohun vallassa annettu palaute johtaa helposti vastakkainasetteluun sen sijaan, että keskityttäisiin yhdessä pohtimaan ratkaisua.

Miten lähestyä ongelmia?

Jos työyhteisössä nousee esiin ongelmia, voit esimiehenä selvittää ainakin nämä asiat:

Ovatko tavoitteet selkeät ja kaikkien tiedossa?
Onko työnkuvissa ja vastuissa epäselvyyksiä?
Onko tiedonkulussa ja vuorovaikutuksessa puutteita?
Onko kyse motivaation puutteesta ja löytyykö keinoja motivaation kasvattamiseen?
Onko työmäärä kaikille sopiva?
Riittääkö työntekijän ammattitaito? Jos ei, vika voi olla myös tehtävän antajan.
Onko johtamistyylissä parantamisen varaa?
Onko työoloissa parannettavaa?

Ongelmista keskusteltaessa keskity kuuntelemaan. Jos saat kritiikkiä, koeta ottaa se vastaan ilman, että siirryt heti puolustuskannalle. Jos tunnekuohu valtaa sinut, odota sen rauhoittumista.

Pyrkikää muuttamaan ongelma tavoitteeksi. Etsikää asioita, joista olette samaa mieltä. Tuo esiin myönteisiä asioita, kuten toivomuksia arvostelun sijaan. Käytä arvostavia sanoja. Pohtikaa yhdessä, miten varmistatte, ettei samaan tilanteeseen jouduta uudelleen. Muista kirjata sopimanne asiat ylös ja lähettää ne myös työntekijälle esimerkiksi sähköpostilla.

Vinkkejä hankaliin keskustelutilanteisiin: