Näillä keinoilla palautteen antaminen helpottuu
Palautteen antaminen tuntuu olevan monelle edelleen vaikeaa. Korjaavaa palautetta annettaessa pelkona on, että toinen pahoittaa mielensä. Toisaalta kiitoskin unohtuu liian usein.
Palautetta ei taida koskaan olla liikaa. Tutkimuksen mukaan kaikenikäiset työntekijät toivoisivatkin työstään enemmän palautetta.
Palautteen antaminen voi olla paljon muutakin kuin hyvin tehdyn työn huomioimista tai korjauspyyntöjen lähettämistä. Se on ainakin:
- Sanoja
- Huomioita
- Eleitä ja ilmeitä
- Neuvon pyytämistä
- Mielipiteen kysymistä
- Vastuun antamista
- Tunnustusta
- Palkkioita
- Kiitosta
Palautetta, sekä kiittävää että rakentavaa, tarvitaan esimerkiksi:
- Toiminnan ohjaamiseen
- Kehittymiseen
- Huomioiduksi tulemiseen – jos palautetta ei saa riittävästi, henkilöstä voi tuntua, ettei hänen työtään huomata
- Motivoimiseen
Hyödyllisen palautteen antaminen
Jotta palautteesta olisi jotain hyötyä, kannattaa ensinnäkin miettiä, kenelle on palautetta antamassa. Toimiva palautteen antaminen edellyttää aina sekä itsensä että toisen osapuolen tuntemista sekä ympäröivän tilan ja tilanteen huomioimista.
Omaa tekemistään ja sanomisiaan on helpompi mukauttaa, kun tietää toisesta esimerkiksi:
- kokemuksen ja osaamisen
- persoonallisuuden piirteet
- motivaatiotekijät
Motivaatiotekijöiden tuntemisesta on hyötyä siksi, että vaikka sanoisit saman asian samalla tavalla eri henkilöille, he voivat tulkita sen aivan eri tavoin.
Omien ja toisten vuorovaikutustapojen ymmärtämisessä auttaa myös esimerkiksi kehittämämme Minun käyttöohje -harjoitus.
Miten eri motivaatiotekijät tulisi huomioida palautteen antamisessa?
Jokaisella meistä on yksilöllinen motivaatioprofiili. Motivaatiotutkimuksen mukaan kaikilla on samat 16 perustarvetta, mutta ne korostuvat kunkin profiilissa eri vahvuisina.
Motivaatiotekijät vaikuttavat palautteen antamiseen ja vastaanottamiseen merkittävästi. Otan tässä esimerkiksi kolme motivaatiotekijää, joiden tunteminen auttaa huomattavasti viestin läpimenossa. Tässä on kuvattu eri tarpeiden ääripäät, mutta suurin osa meistä on jossain niiden välillä. Ääripäät auttavat kuitenkin hahmottamaan ihmisten välisiä eroja.
Kunnia
Henkilö, jolla on matala kunnian tarve, motivoituu tavoitehakuisuudesta ja omista säännöistään sekä haluaa sopeutua erilaisiin tilanteisiin.
Henkilö, jolla on korkea kunnian tarve, haluaa kunnioittaa perinteitä sekä noudattaa annettuja sääntöjä ja ohjeistuksia. Hän haluaa olla tunnollinen ja rehellinen.
Huomioi palautetta antaessasi:
- Palautteen perustelut – kannattaako vedota sääntöihin vai tavoitteen saavuttamiseen?
- Kerro, miksi yhteisten toimintatapojen noudattaminen on tärkeää työyhteisölle ja missä kohdin on sallittua joustaa
- Kannattaako kehittyminen sitoa tavoitteisiin vai toimintatapoihin?
Koston/voittamisen tarve
Henkilö, jolla on matala koston ja voittamisen tarve, haluaa välttää ristiriitoja ja vertailua, arvostaa kompromisseja ja antaa helposti anteeksi.
Henkilö, jolla on korkea koston ja voittamisen tarve, haluaa voittaa. Hän haluaa myös, että vääryydet korjataan eikä hän anna helposti periksi.
Huomioi palautetta antaessasi:
- Korosta, että palautteen tarkoituksena on kehittyminen, ei kilpailu tai vertailu
- Kuuntele ja anna toisen osapuolen kertoa tuntemuksistaan. Jos hän esimerkiksi kokee, että häntä on kohdeltu väärin, sitä on todella tärkeä kuunnella
- Tavoitteiden asettaminen: Motivoiko henkilöä esimerkiksi kilpailijoiden voittaminen? Sitä voi käyttää hyväksi.
Mielenrauha
Henkilö, jolla on matala mielenrauhan tarve, nauttii uusista haasteista, muutoksista ja riskin ottamisesta. Hän ei hermostu tai ahdistu helposti.
Henkilö, jolla on korkea mielenrauhan tarve, arvostaa ennustettavuutta ja haluaa tuntea olonsa turvalliseksi ja varmaksi. Hän kokee helposti ahdistusta ja stressiä.
Huomioi palautetta antaessasi:
- Palautteen suoruus, ajankohta ja ympäristö
- Varmista, että olette ymmärtäneet asian samalla tavalla
- Rakentavan palautteen käsittely rauhassa, jotta toinen (erityisesti korkean mielenrauhan tarpeen omaava) ei koe oloaan uhatuksi ja stressaantuneeksi
- Henkilö, jolla on matala mielenrauhan tarve, haluaa todennäköisesti kuulla suoraan, mikä ei toimi, koska hän ei itse kiinnitä siihen niin paljon huomiota
Kehitä palautetaitojasi
Palautteen antaminen helpottuu, kun tiedostat, millä tavoin sinä ja vastapuolesi olette erilaisia.
Meillä on monesti taipumusta itsemme halailuun (self-hugging), mikä tarkoittaa omien tärkeimpien tarpeiden yliarvostamista. Saatamme esimerkiksi olettaa, että omat arvomme ovat parhaat ja ainoat oikeat – myös muille. Yritämme myös herkästi saada muut motivoitumaan samoista asioista kuin me itse.
Palautetta annettaessa onkin tärkeää kertoa selkeästi omat näkemyksensä, mutta osoittaa samalla kuuntelevansa:
”Tiedän, että sinua saattaa harmittaa…”
”Sinulle on tärkeää, että… mutta…”
”Ymmärrän näkökulmasi…”
”Minä koin asian niin, että…”
Pohdi vielä lopuksi:
- Tiedätkö, mistä tiimiläisesi haluavat saada palautetta?
- Miten voisit lisätä antamasi palautteen määrää ja laatua?
- Mitä haluat saada palautteella aikaan?
