Johta­misen ja esimiestyön erikoi­sam­mat­ti­lehti
paluu toimistolle

Osittainenkin paluu toimistolle on iso muutos – kannattaisiko samoilla vauhdeilla muuttaa myös toimimattomat rutiinit?

Etätyöjakson loppuminen ja paluu toimistolle on iso muutos. Samalla kannattaisi puuttua myös ongelmakohtiin ja aiemmin toimimattomiin rutiineihin.

Valtakunnallinen etätyösuositus on päättynyt, ja paluu toimistolle on alkanut. Muutos on suuri, ja vaikka etätöitä tehdään jatkossakin varmasti huomattavasti enemmän kuin ennen pandemiaa, monia osittainenkin paluu toimistolle voi ahdistaa.

Harvalla työpaikalla on paluuta täysin samaan kuin ennen pandemiaa. Nyt kannattaakin puuttua niihin asioihin, jotka eivät aiemmin ole toimineet – sekä koko työyhteisön että henkilökohtaisella tasolla.

Mikä toimiston rooli on?

Paluu toimistolle pitäisi voida tehdä tarvittaessa asteittain. Jos muutokselle annetaan aikaa ja työntekijöiden erilaisiin tilanteisiin suhtaudutaan ymmärtäväisesti tiukkojen rajojen asettamisen sijaan, ihmiset voivat henkisesti paremmin ja ovat tuottavampia.

”Paluu toimistolle voi olla stressaava tai lohdullinen riippuen ihmisestä ja työpaikan ilmapiiristä. Sosiaalinen ihminen palaa mielellään kollegoiden seuraan, mutta introvertti voi kokea sosiaaliset tilanteet haastaviksi pitkän tauon jälkeen”, kommentoi The Economic Timesin haastattelema intialaisen kansanterveyssäätiön johtaja K. Srinath Reddy.

”Toimistoympäristöstä pitäisi myös tehdä miellyttävä, jotta ihmiset asettuvat sinne uudelleen. Joustavuus työajoissa ja osittainen etätyömahdollisuus ovat erinomaisia vaihtoehtoja, jos työn luonne sallii ne. Ne auttavat työntekijää käyttämään aikaansa tehokkaasti, ei jäämään rajoittavan rutiinin vangiksi.”

Varsinkin hälyiseen avokonttoriin paluu ahdistaa monia. The Economic Timesin haastattelemat asiantuntijat suosittelevatkin vahvasti, että toimistotiloja suunnitellaan tarvittaessa uudelleen: tiimityöskentelyyn tarkoitettujen tilojen lisäksi tarjolla olisi hyvä olla rauhallisia tiloja keskittymistä vaativaa työskentelyä varten. Myös hybridimalli, jossa tiimiälyä vaativat työt tehdään toimistolla ja yksinäiset, ajatustyötä vaativat tehtävät tehdään kotona, voi olla vaihtoehto.

Oleellista on, että sekä työnteon malli että paikka vastaisivat organisaation ja sen ihmisten tarpeisiin. PwC:n alkuvuodesta 2021 julkaistun tutkimuksen mukaan työntekijöiden näkemykset toimiston roolista eroavat jonkin verran työnantajien näkemyksistä, joten asiasta kannattaa keskustella avoimesti.

Tutkimuksen mukaan toimiston roolina oli työnantajien mielestä toimia:

  1. Työntekijöiden tuottavuuden kasvattajana
  2. Paikkana asiakastapaamisille
  3. Paikkana työntekijöiden tehokkaalle yhteistyölle
  4. Paikkana, jossa työkulttuuri pääsee toteutumaan

Työntekijöiden mielestä toimiston roolina taas oli toimia ensisijaisesti:

  1. Paikkana yhteistyön tekemiselle
  2. Paikkana, jossa esimerkiksi arkaluontoisia asiakirjoja voi käsitellä turvallisesti
  3. Asiakkaiden ja kollegoiden tapaamispaikkana
  4. Paikkana, jossa pääsee kehittymään ja edistämään uraa

Paluu toimistolle helpottuu, kun pelisäännöt on sovittu

Moni on kaivannut etätöissä ollessaan spontaania, kahviautomaateilla ja käytävillä tapahtuvaa, vuorovaikutusta työkavereiden kanssa. Myös sitä, että töihin liittyviä pieniä pulmia on ollut helppo käydä selvittämässä kollegan työpisteellä, on ollut ikävä.

Toisaalta etätyö on mahdollistanut monelle uudenlaista keskittymistä ilman jatkuvia keskeytyksiä – pikaviesteihin on helppo vastata omaa tahtiaan, olkapäätä taputtavalle tai työpöydän yli huutelevalle kollegalle ei.

Vaikka kuulumisia on tärkeä päästä vaihtamaan, jatkuvia keskeytyksiäkään ei tarvitse sietää. Asiasta kannattaakin sopia yhteisesti. Helsingin Sanomien haastattelema psykologi Kaisa Saurio ehdottaa ratkaisuksi esimerkiksi tiettyjä keskittymistä varten varattuja aikoja, jolloin ei vaihdella kuulumisia.

”Ihan avoimesti voi keskustella siitä, että tarvitaan keskeytymättömän työskentelyn aikoja. Silloin kaikki tietävät, että näiden kellonaikojen välillä ei tulla juttelemaan muuten kuin tärkeistä työasioista”, hän sanoo.

Toimistolle paluun yhteydessä onkin hyvä hetki päivittää työyhteisön tai tiimin pelisäännöt. Niillä voi sopia selkeästi esimerkiksi:

  • kuinka kaikille taataan työrauha
  • voiko lyhyet puhelut hoitaa omalla työpisteellä vai jossain, missä ei häiritse muita
  • voiko palavereihin osallistua jatkossakin etänä
  • käyttävätkö kaikki neuvotteluhuoneessa olevat maskia

Oma paluu toimistolle helpottuu toimivien rutiinien avulla

Paluu toimistolle mullistaa myös monen henkilökohtaisen arjen. Etätöiden myötä esimerkiksi kotitöiden tekoon ja harrastamiseen on tullut uudenlaisia rutiineja, joita täytyy nyt muuttaa ainakin osittain: vaikkapa lyhyitä kävelyjä tai kotiaskareita palavereiden välissä ei voi toimistopäivinä enää toteuttaa samalla tavoin.

HS:n haastattelema Saurio neuvoo listaamaan esimerkiksi arkiaskareet muistiin, jolloin niiden aikatauluttaminen voi olla helpompaa.

”Aina kun tulee iso rutiinin muutos, niin sitten voi tulla myös hankaluuksia saada kaikki hommat hoidettua ajoissa”, hän sanoo.

Koska kokoaikainen tai osittainen paluu toimistolle on iso muutos, sen varjolla voi tehdä myös pienempiä omaa hyvinvointia lisääviä muutoksia. Pohdi esimerkiksi:

  • Onko toimistolle paluussa asioita, jotka arveluttavat tai ahdistavat?
  • Mitä asioita et kaipaa ajalta ennen pandemiaa tai mitä haluaisit tehdä toisin?
  • Mitä voisit tehdä, jotta asiat eivät palaisi ennalleen?

Muutokset voivat koskea yhtä hyvin oman arjen ja kiireen helpottamista (onko esimerkiksi vanhoissa aamu- tai työmatkarutiineissa muokkauksen varaa?) kuin omien työtapojen kehittämistä.

Henni Jääskeläinen
Viestinnän asiantuntija
Henni vastaa Brik-lehdestä sekä työskentelee tiiviisti myös Brikin kirjatuotannon ja oppaiden parissa. Hennin erikoi­salaa on erityi­sesti erityyp­pisten tekstien tuot­ta­minen.
Lue lisää
Ilmoittaudu koulutukseen
hybridijohtaminen-kirja
Kirjat
Hybridijohtaminen
Lue lisää
Aiheesta lisää
Millainen hybridityö sopii teille?
Omalle organisaatiolle sopivan mallin rakentamisessa täytyy nähdä vaivaa. Mitään yleisiä "parhaita käytänteitä" ei ole olemassa.
Lue artikkeli
hybridityö
Kuinka hybridijohtaminen onnistuu?
Lue artikkeli