Laadukas sisäinen viestintä parantaa työhyvinvointia ja tuottavuutta 

Sisäiseen viestintään panostamalla voidaan lisätä sujuvaa tiedonkulkua ja vahvistaa henkilöstön kokemusta siitä, että he ovat kartalla organisaation sen hetkisistä tapahtumista ja miten tapahtumat vaikuttavat juuri heihin itseensä. Oikealla tiedolla voidaan taistella huhumyllyjä vastaan ja vahvistaa luottamuksen kokemusta työpaikalla. Parhaimmillaan laadukas sisäinen viestintä ja vuorovaikutus parantavat henkilöstön työhyvinvointia ja tuottavuutta. 

Millaista on laadukas sisäinen viestintä?

Laadukas sisäinen viestintä on selkeää, avointa, johdonmukaista, oikea-aikaista ja oikein kohdennettua, eli mielenkiintoista kohderyhmälleen. Ydinasioiden kiteyttäminen ja viestin yleinen selkeys on tärkeää viestin ymmärrettävyyden kannalta. Lisäksi on tärkeää kiinnittää huomiota käytettyyn kieleen. Kielen tulisi olla mahdollisimman yleistajuista ja helposti ymmärrettävää. Jargon tai kielellä kikkailu saattaa pahimmillaan vieraannuttaa viestin vastaanottajaa häntä itseään koskevasta asiasta. 

Viestinnän avoimuus ja johdonmukaisuus tukevat viestin ymmärrettävyyttä, koska ihmiset ovat taitavia huomaamaan, mikäli jotain jätetään kertomatta. Tällöin mielikuvitus saattaa lähteä laukkaamaan ja viestistä tehdään erilaisia tulkintoja. Kaikkea ei aina voi kertoa kaikille, eikä pidäkään, mutta on tärkeää pyrkiä avoimuuteen ja kertoa asioista rehellisesti niille ihmisille, joita asia koskee. Johdonmukaisesti viestiminen vähentää tietotyhjiöiden syntymistä, eli hetkiä, jolloin ihmiset alkavat täyttää tiedonpuutetta omilla arvauksillaan ja tulkinnoillaan.  

Viestin oikea-aikaisuudella ja oikealla kohdennuksella voidaan vahvistaa viestin vaikuttavuutta. Kun oikeat ihmiset saavat oikean viestin oikealla hetkellä, voidaan puhua vaikuttavasta viestinnästä. Mikäli viestin vastaanottaja on väärä, osa ihmisistä jää vaille itselleen tärkeää tietoa ja osa ihmisistä miettii, miksi he saavat tietoa, joka ei heitä kiinnosta. Tämä voi aiheuttaa kahdenlaisia ongelmia: toisaalta tietämättömyyttä ja huolta, toisaalta luottamuksen rapistumista viestintää kohtaan. Pahimmassa tapauksessa seuraavalla kerralla kuulija ohittaa tärkeän viestin, koska olettaa sen olevan turha.

Sisäisen viestinnän keskeisin tehtävä on tiedonkulun sujuvoittaminen, vuorovaikutuksen mahdollistaminen ja ihmisten sitouttaminen yrityksen toimintaan ja tavoitteisiin. Sisäisen viestinnän suunnittelulla voidaan vaikuttaa jokaiseen näistä asioista. 

Sisäisen viestinnän suunnittelu

Sisäisen viestinnän suunnittelun lähtökohtana tulisi pitää organisaation strategiaa ja siitä johdettuihin viestinnän tavoitteisiin pohjaavaa viestintäsuunnitelmaa. Strategia ja viestintäsuunnitelma asettavat raamit kaikelle organisaation suunnitellulle viestinnälle.  

Strategiasta johdetun viestinnän tarkoituksena on tiedottaa, selventää ja tehdä asioista ymmärrettäviä kaikille tahoille organisaation sisällä. Viestinnän tavoitteena on myös edistää uusien asioiden hyväksymistä, tukea päätöksen tekoa ja vahvistaa ihmisten sitoutumista organisaation tavoitteisiin. Loppujen lopuksi viestinnän tarkoituksena on muuttaa olemassa oleva tieto tavoitteita kohti suuntautuviksi teoiksi kaikilla organisaation tasoilla. 

Suunnitelmallisesti toteutettu viestintä ottaa huomioon organisaation sisäiset ja ulkoiset kohderyhmät, viestinnän oikea-aikaisuuden, eri viestintäkanavat, viestien sisällöt ja viestinnästä vastuussa olevat tahot. Viestinnän suunnittelussa tulee ottaa huomioon myös viestinnän vuorovaikutteisuus ja sen mahdollistamisen keinot. On myös tärkeää ymmärtää, että kaikki organisaation jäsenet ovat lopulta omalta osaltaan vastuussa sisäisestä viestinnästä.  

Viestintä on aina lähtökohtaisesti kaksisuuntaista vuorovaikutusta, jossa merkitys syntyy vuorovaikuttajien välillä. Sen vuoksi vaikuttavan viestinnän kannalta on tärkeää huomioida suunnittelussa vuorovaikutteisuus ja myös pyrkiä kehittämään erilaisia tapoja, joilla voidaan lisätä vuorovaikutusta. Tärkeä osa vuorovaikutteisuutta on myös sen varmistaminen, että tehty viestintä tulee ymmärretyksi toivotulla tavalla.  

Ihmisillä on voimakas tarve tulla kuulluksi ja ymmärretyksi, joten ilman tämän tarpeen tyydyttämistä he eivät ole yhtä vastaanottavaisia viestinnälle. Vuorovaikutteisuus antaa ihmisille kokemuksen siitä, että heidän mielipiteellään ja kokemuksillaan on väliä, mutta myös tarjoaa muualle organisaatioon tärkeää ja hyödyllistä tietoa. Älä siis ylenkatso vuorovaikutuksen osuutta sisäisen viestinnän suunnittelussa.

Esihenkilö ja sisäinen viestintä

Viestintä on johtamista ja johtaminen viestintää, kirjoittaa Milana Itäpää hyvin kuvaavasti Proakatemian esseessä. Viestintä on tärkeä osa esihenkilön arkipäivän johtamista. Sen vuoksi, vaikka esihenkilö ei olisi viestinnän ammattilainen, hänen on kuitenkin hyvä ymmärtää viestinnän merkitys osana johtamistyötä ja pyrkiä kehittämään omaa viestintä- ja vuorovaikutusosaamistaan.  

Esihenkilöltä vaaditaan osaamista ja ymmärrystä paitsi suullisesta ja kirjallisesta viestinnästä, myös sanattomasta viestinnästä, eli ruumiinkielestä. Ruumiinkielellä tarkoitetaan esimerkiksi eleitä, ilmeitä ja äänen tai tilan käyttöä. Ihmiset ovat herkkiä sanojen ja eleiden välisille epäjohdonmukaisuuksille, ja huomaavat helposti, jos ne eivät ole linjassa. Siksi esihenkilön on hyvä olla tietoinen kaikesta viestinnästään, myös sellaisesta, joka on tavallisesti hänelle itselleen tiedostamatonta. 

Etätyön lisääntyminen on tuonut omat haasteensa työpaikan sisäiseen viestintään. Onneksi tietotekniikka tarjoaa myös paljon erilaisia tapoja viestiä ja vuorovaikuttaa etäyhteyksin. Esihenkilön, jonka tiimissä tehdään töitä vaihtelevasti toimistolta tai kotoa käsin, on tärkeä pyrkiä hyödyntämään erilaisia tapoja tehdä työtä yhdessä etäisyydestä riippumatta, kuitenkin kasvokkain tapaamista unohtamatta.

Monenlaisten erilaisten viestintäkanavien viidakossa on hyvä pysähtyä miettimään, minkälaisia viestintätarpeita omalla tiimillä on ja mitkä viestintäkanavat sopivat mihinkin viestintään. Ei kannata innostua liikaa ja hyödyntää liian montaa eri kanavaa, mutta ei myöskään ole hyvä pudota kärryiltä mitä tulee erilaisten viestintävälineiden kehitykseen. Tärkeintä on löytää juuri omaa työyhteisöä palveleva tapa viestiä, joka parhaimmillaan selkeyttää ja helpottaa jokaisen työtä samalla lisäten hyvinvointia työssä.

Sisäisen viestinnän ongelmista kohti työhyvinvointia

Sisäisen viestinnän laiminlyönnistä saattaa seurata monenlaisia ongelmia. Pahimmassa tapauksessa yrityksen työntekijät eivät tiedä yrityksestä edes perusasioita, jolloin heille on epäselvää missä he työskentelevät, saati että tietäisivät mitä kohti ovat menossa ja miksi. Työn merkityksellisyyden puute ja vähäinen sitoutuminen yritykseen vaikuttavat usein negatiivisesti työntekijän motivaatioon ja tuottavuuteen. Nämä ongelmat voidaan onneksi välttää laadukkaalla viestinnällä ja kunnollisella perehdytyksellä.  

Erityisen paljon sisäisellä viestinnällä on merkitystä muutostilanteissa. Tänä päivänä, kun työelämä on yhtä jatkuvaa muutosta, haasteita on siis varmuudella luvassa. Muutostilanteissa viestinnän tehtävänä on sujuvoittaa ja vauhdittaa muutoksen ymmärtämistä, hyväksymistä ja lopulta myös toteutumista. Ilman muutosviestintää, muutoksen läpi vieminen työpaikalla on kuin painavan kulmikkaan kiven puskemista ylämäkeen. 

Loppupeleissä sisäisellä viestinnällä rakennetaan organisaation sisäistä ilmapiiriä, joka on jaetusti kaikkien organisaation jäsenten vastuulla. Jos työpaikalla ei tiedetä kunnolla mitä ja milloin tapahtuu, miksi näin on ja ketä asia koskee, se tekee ihmisistä helposti huolestuneita ja puolustautuvia. Tällöin koko organisaation ilmapiiri kärsii. Sen sijaan, kun tietoa jaetaan avoimesti ja riittävästi ja vuorovaikutuskin toimii, on myös ilmapiiri avoin ja optimistinen. Ei ole vaikea päätellä kummassa ympäristössä henkilöstö voi paremmin, eihän? 

Työkaluja viestinnän haasteiden voittamiseen saat osallistumalla Haastavat vuorovaikutustilanteet -webinaariin.

Jaa