Tiimin johtaminen on päivittäistä puurtamista ja kauas katsomista – Tunnista 4 oleellista tehtävää

Tiiminvetäjä on tiimin avainhenkilö, ja hyvästä syystä. Tiimin johtaminen on sekä toiminnan suunnittelemista, koordinoimista ja kehittämistä että tiimin muiden jäsenten onnistumisten edellytysten varmistamista. Kaikkein varmimmin tiiminvetäjä saa muiden tiimiläisten luottamuksen ja tehtävässä onnistumiselle parhaat mahdolliset edellytykset, jos koko tiimi on saanut vaikuttaa tiiminvetäjän valintaan. Onnistuu luottamuksen ansaitseminen toki muutenkin, mutta saattaa viedä kauemmin aikaa.

Tiiminvetäjän tärkeimmät ominaisuudet ovat myönteinen asenne tiimityöhön ja sen tiedostaminen, mistä tiimityön menestys syntyy. Itse ei tarvitse osata kaikkia tiimille kuuluvia tehtäviä, vaan tiimistä pitäisi löytyä jäseniä, jotka täydentävät osaamista omilla taidoillaan.

Tiimin johtaminen onkin parhaimmillaan kaikkien tiimin jäsenten taitojen hyödyntämistä mahdollisimman pitkälle sekä päätösten tekemistä yhdessä. Tiiminvetäjän tehtävänä on kuitenkin varmistaa, että tarvittavat päätökset tulevat tehdyiksi.

Tiimin johtamisessa pelkkä tekninen ammattiosaaminen tai systeemien ja prosessien näkökulman painottaminen eivät riitä. Toisaalta kyse ei ole pelkästään tiimin jäsenten sitouttamisesta ja hyvän tunnelman luomisestakaan. Tiimivalmentajan pitäisi hallita tasapainoisesti molemmat johtamisen osa-alueet, mutta se ei ole aina helppoa – useimmat meistä ovat painottuneita luonnostaan joko teknisiin asioihin tai kiinnostuneita enemmän ihmisistä.

Mitä tiiminvetäjältä odotetaan?

Tiimin johtaminen on sekä tiimin päivittäisen toiminnan pyörittämistä että pidemmälle tähtäävää kehittämistä. Omaa näkemystä työtehtävistä selkeyttää ja asioiden laittamista tärkeysjärjestykseen helpottaa, kun selvittää, mitä odotuksia eri tahoilla on tiimin johtamisen suhteen.

Organisaation ja tiiminvetäjän oman esimiehen näkökulmasta vastuihin kuuluu yleensä esimerkiksi:

• numeeristen tavoitteiden saavuttaminen
• organisaation strategian toteuttaminen tiimissä
• aineellisten ja aineettomien resurssien tehokas hyödyntäminen
• tiimin toiminnan kehittäminen
• tiimin edustaminen
• organisaation toiminnan lainmukaisuuden valvonta yhdessä esimiehen kanssa
• informaationkulun varmistaminen eri suuntiin

Muilla tiimin jäsenilläkin on lukuisia odotuksia. Jotta tiimin johtaminen olisi heidän näkökulmastaan mahdollisimman asianmukaista, odotuksia voivat olla esimerkiksi:

• tiimin työskentelyn suunnittelu ja johtaminen
• selkeiden tavoitteiden asettaminen työlle
• toimiva päätöksenteko ja päätösten perustelu
• läsnäolo, seuranta ja palaute työskentelystä
• motivointi ja tukeminen
• tarvittavien resurssien hankkiminen ja oikeudenmukainen jakaminen
• työn ja työjärjestelyjen kehittäminen
• työkuorman oikeudenmukainen jakaminen
• viestien välittäminen johdolta ja johdolle
• hyvän vuorovaikutuksen varmistaminen muun organisaation kanssa
• avoimen keskusteluilmapiirin rakentaminen tiimin sisällä
• oman tiimin etujen puolustaminen organisaation sisällä

Vastuut eivät suinkaan lopu vielä tähän. Muullakin organisaatiolla on tiiminvetäjälle omat odotuksensa, esimerkiksi:

• tiimin kontaktihenkilönä toimiminen
• täsmällinen raportointi tiimin toiminnasta niissä asioissa, jotka vaikuttavat muihin tiimeihin
• vuorovaikutus ja viestintä tiimin asioista
• tiimien välisten ongelmatilanteiden ratkaisu
• tiimin yhteistyökyvyn varmistaminen

Asiakkaat ja ulkoiset sidosryhmät taas odottavat usein, että tiiminvetäjä toimii kontaktihenkilönä tai ainakin koordinoijana tiimin jäsenten kanssa. Tiiminvetäjää kaivataan paikalle yleensä erityisesti silloin, kun syntyy ongelmatilanteita.

Tiimin johtaminen

Vaikka tiiminvetäjä ei toimi esimiehenä, hänellä on useita erilaisia johtamistehtäviä, jotka hallitsemalla hän pääsee jo varsin pitkälle. Tehtäviä ovat esimerkiksi:

1. Tavoitteen asettaminen ja motivointi. Täsmälliset tavoitteet suuntaavat tiimin jäsenten huomiota ja toimintaa, auttavat kommunikoinnissa ja vähentävät konflikteja tiimin sisällä. Mitä selkeämpiä tavoitteet ovat, sitä helpompi on tunnistaa onnistumiset ja iloita niistä yhdessä.

Hyvä tavoite on:

• Yhdessä sovittu
• Ymmärrettävään kokonaisuuteen liittyvä
• Saavutettavissa
• Riittävän haastava tiimin resursseihin verrattuna
• Mitattava tai arvioitavissa oleva
• Innostava sekä koko tiimin että sen jokaisen jäsenen näkökulmasta

2. Seuranta ja suoritusten arvioiminen. Ilman kunnollista seurantaa ei ole mahdollista antaa vaikuttavaa palautetta, joka on kaiken kehittymisen perusta.

Numeeristen tavoitteiden seuranta on usein suhteellisen helppoa, mutta entä toiminnan laadullinen seuranta? Laatua voi arvioida esimerkiksi seuraavien tekijöiden pohjalta:

• Osaaminen työtehtävään verrattuna
• Ajattelun ja työskentelyn asiakaslähtöisyys
• Asiakaspalvelutaito
• Aikataulujen pitävyys
• Vuorovaikutustaidot
• Tiimityötaidot
• Osallistuminen tiimin toiminnan ja palveluiden kehittämiseen

3. Palautteen antaminen. Palaute on tiiminvetäjän tehokkain työkalu tiimin jäsenten ohjaamiseen. Mitä enemmän hän osaa antaa vaikuttavaa palautetta, sitä helpompaa tiimin johtaminen on.

Tiiminvetäjä tarvitsee tiimin johtamiseen kolmenlaista palautetta:

• Hyvän suorituksen huomioiminen ja arvostuksen osoittaminen
• Korjaava palaute
• Kehittävä pitkäjänteinen ohjaus

4. Palkitseminen. Palkitseminen on sitä tehokkaampaa, mitä paremmin se tukee tiimin tavoitteita ja kehittymistä. Monessa organisaatiossa palkitsemisjärjestelmä on itse asiassa vaikuttavuudeltaan heikko ja kallis, joten palkitsemiselle kannattaa uhrata organisaatiossa runsaasti ajatuksia.

Ihmisiä motivoivat työelämässä rahan lisäksi lukuisat muutkin tekijät, esimerkiksi:

• Työn imu
• Mahdollisuus saada entistä mielenkiintoisempia työtehtäviä ja kehittyä
• Työsuoriutumisten huomioiminen
• Koulutukset ammattitaidon kehittämiseen
• Kollegoiden osoittama spontaani arvostus
• Mahdollisuus kuulua menestyvään tiimiin
• Tunnustus asiakkailta
• Lisävastuu ja suurempi rooli tiimissä
• Mahdollisuus saada äänensä kuuluviin
• Tunne työn hallinnasta

Tiimin johtaminen ilman esimiesvaltuuksia

Jos tiiminvetäjällä ei ole esimiesasemaa, hänellä ei myöskään ole esimiehen vastuita tai työkaluja käytössään. Tiimin johtaminen onnistuu kuitenkin monin tavoin ilman juridisen aseman suomia mahdollisuuksiakin. Tiiminvetäjän ja esimiehen kannattaa sopia johtajuuden jakamisesta täsmällisesti.

Vaikka tiiminvetäjä ei voikaan vedota työnjohto-oikeuteen, tiimin johtaminen onnistuu tehokkaasti muillakin keinoilla:

Innostaminen tarkoittaa tiimin päämäärien asettamista ja muotoilua niin houkutteleviksi, että tiimin jäsenet innostuvat tavoittelemaan niitä. Tällainen visiojohtaminen tuottaa usein parempaa tulosta kuin vaatiminen.

Haasteena on kuitenkin houkuttelevien tulevaisuudenkuvien kiteyttäminen. Mitä houkuttelevaa ja kiinnostavaa sinun tiimisi voi tarjota? Mikä jäseniä innostaa? Mistä olet itse innostunut? Innostusta on vaikea teeskennellä. Jotta voi innostaa muita, on innostuttava itse ensin. Sekä itsensä että tiimiläisten tunteminen persoonallisuuden ja motivaatiotekijöiden tasolla auttaa huomattavasti.

Tiimin johtaminen on huomattavasti helpompaa, kun tavoitetila on kirkas. Mitä yksituumaisemmin koko tiimi toteuttaa yhteistä missiota ja pyrkii yhteiseen päämäärään, sitä suurempi osa tiimin kapasiteetista kohdistuu samaan kohteeseen. Tämä vaikuttaa suoraan tiimin tehokkuuteen.

Toiminnan puitteisiin vaikuttaminen. Työn tekemisen puitteet vaikuttavat monin tavoin tiimin toimintaan ja tuloksiin. Siihen, mitä tiimin jäsenet ajattelevat ja tekevät, vaikuttavat esimerkiksi:

• toimitilat
• työvälineet
• käytettävät järjestelmät
• kokousten sisältö

Osa tiimin johtamista onkin järjestää puitteet mahdollisimman tehokkaasti tiimin toimintaa tukeviksi. Erityisen tärkeää on varmistaa, että informaatio kulkee tehokkaasti. Mitä enemmän aikaa tiimin jäsenet joutuvat käyttämään tärkeän tiedon etsintään, sitä tehottomampaa tiimin toiminta on.

Haastaminen edellyttää rohkeutta avoimeen keskusteluun ja kysymiseen. Mitä, miksi, miten ja milloin ovat tehokkaita kysymyksiä tiimiläisten ajattelun aktivoimiseen. Haastaminen edellyttää aitoa läsnäoloa ja kiinnostusta tiimin jäsenten ajattelua ja toimintaa kohtaan. Se edellyttää myös rohkeutta kysyä asioista, jotka saattavat herättää tiimiläisissä vastustusta tai ahdistusta.

Hyvä tiimin johtaminen muodostuu näiden osa-alueiden – innostamisen, toiminnan puitteisiin vaikuttamisen ja haastamisen – toimivasta yhdistelmästä. Mitä paremmin tiiminvetäjä tiedostaa johtamisen eri ulottuvuudet, sitä helpompi niitä on käyttää tasapainoisesti omassa työssä.

Tiimin jatkuva kehittäminen

Tiimin ja koko organisaation menestyminen riippuu siitä, sitoutuuko tiiminvetäjä tiiminsä jatkuvaan kehittämiseen. Jo muutaman hengen tiimin kehittäminen vaatii päivittäistä työtä.

Tiimille asetetut vaatimukset voivat muuttua nopeastikin. Kannustamalla tiimiläisiä jatkuvaan kehittymiseen tiiminvetäjä helpottaa muutosten kohtaamista ja uusissa haasteissa onnistumista. Jos tiimin jäsenet pystyvät arvioimaan kehittymismahdollisuuksiaan tiimissä ja laajemmin koko organisaatiossa, heidän sitoutumisensa vahvistuu. Tämä kannustaa heitä myös kehittämään taitoja, joista on hyötyä tulevaisuudessa, mutta jotka samalla tuovat tiimille lisävahvistusta jo tänään.

Tärkeä osa tiimin johtamista on huolellisesti suunniteltu kehityskeskustelukulttuuri. Kehityskeskusteluiden arvoa ei kannata vähätellä, sillä esimerkiksi päivittäiset, kiireen keskellä käydyt sananvaihdot eivät niitä korvaa, olivat ne sitten kuinka avoimia tahansa.

Tiimin kehittäminen on parhaimmillaan jatkuvaa toimintaa. Se lähtee tiimin tarpeista, mutta huomioi myös tiimin jäsenten uratoiveet, mielenkiinnon kohteet ja erityiset koulutustarpeet. Koulutusta tarvitaan paitsi substanssiosaamiseen liittyvissä asioissa, myös tiimiosaamisessa, muutosvalmiuden kehittämisessä sekä vuorovaikutustaidoissa.

Koulutuksen puute hidastaa henkilöstön ammattitaidon kehittymistä ja vaikeuttaa uusien järjestelmien sekä toimintamallien käyttöönottoa. Koulutuksen laiminlyönti aiheuttaa myös sen, etteivät yrityksen henkilöstöresurssit kehity tehokkaasti eikä osaavia henkilöitä kehity täyttämään organisaatiossa avautuvia avaintehtäviä.

Jaa