Toimiva perehdytysprosessi: 10 vinkkiä uuden työntekijän perehdyttämiseen

Organisaatioiden toimintaprosessien kehittämistohinassa voi helposti unohtua, mitä prosessilla alun perin tavoiteltiinkaan. Hyvä esimerkki tästä on perehdytysprosessi.

Perehdytysprosessin rakenne ja perehdytyssuunnitelma herättävät perehdytyskoulutuksissa usein paljon keskustelua. Mitä suunnitelman pitäisi sisältää ja miten perehdytysprosessi tulisi viedä käytäntöön? Kummastellaan, että vaikka käytössä on hieno 25 sivun perehdytyskansio, perehdytys ei kuitenkaan tunnu toimivan käytännössä. Kukaan ei täytä lomakkeita, eikä perehdytykselle ole arjessa aikaa.

Perehdytysprosessi sakkaa, kun käytäntö ja tavoitteet unohtuvat

Yksi suurimmista virheistä, joka suunnitteluvaiheessa voidaan tehdä, on lähteä kehittämään prosessia prosessin itsensä vuoksi. Käytäntö ja tavoitteet unohtuvat, kun yksi prosessin kehittämiseen nimetty henkilö pyrkii luomaan täydellisen perehdytysprosessin alusta loppuun saakka itsenäisesti. Saatuaan aikaan omasta mielestään tyydyttävän lopputuloksen, laittaa hän lomakkeet ja oppaat intraan ja odottaa taikojen tapahtuvan.

Yksi suurimmista virheistä on kehittää prosessia vain prosessin vuoksi.

Pian eri suunnista kummastellaan, miksei homma toimi. Kukaan ei tunnu hyötyvän uusista oppaista. (Tästä voit napata jo yhden extravinkin: osallista prosessin kehittämiseen jo alkuvaiheessa mahdollisimman monia eri näkökulmia edustavia henkilöitä ja ota huomioon heidän tarpeensa ja näkemyksensä.)

Suunnitelmat ovat tärkeä osa tehokkuutta, mutta eivät takaa sitä

Olen ehdottomasti prosessien ja suunnitelmien puolella, sillä ne luovat järjestystä ja ennustettavuutta sekä tunteen siitä, että homma on hanskassa. Ne ovat myös tärkeä osa organisaatioiden tehokkuutta, sillä ilman niitä tekeminen olisi täysin sattumanvaraista, yksilöistä riippuvaista ja suhteellisen arvaamatonta. Ilman prosesseja työ olisi usein paljon tehottomampaa. Myös uusi työntekijä kaipaa varmasti tietoa siitä, mitä on tulossa.

Suunnitelmat ovat perusteltuja, mutta eivät takaa tehokkuutta. Toimiva prosessi on eri asia kuin prosessi prosessin olemassaolon vuoksi.

Harvoin organisaatioiden toimintaprosessit toteutuvat siten kuin haluaisimme tai olemme ennustaneet. Taustalla voi olla hyvinkin monta eri syytä. Ihmiset tuovat tekemiseen aina oman mausteensa, halusimme tai emme. Ihmisen toiminnan luonne on siksi tärkeää ottaa huomioon jokaista prosessia kehitettäessä.

Toimivampi perehdytysprosessi

Perehdytysprosessi voidaankin rakentaa niin, että myös ihminen otetaan huomioon. Esimerkkinä toimii Caldwellin ja Petersin artikkeli (2018), joka lähestyy perehdytystä psykologisen sopimuksen eli työsuhteeseen liittyvien odotusten ja oikeudenmukaisuuden kokemuksen huomioimisen näkökulmasta.

Artikkelissa listataan vinkkejä perehdytysprosessin kehittämiseen ihmislähtöisesti, eli niin, että uuden työntekijän tarpeet tulevat huomioiduiksi. Nämä ovat usein niitä kohtia, joissa perehdytysprosessi ontuu.

Useimmat artikkelin vinkeistä ovat nousseet esille myös perehdytyskoulutusten osallistujien puolelta toimivina käytänteinä:

1. Hyödynnä valinnan ja työn aloituksen välinen aika tutustumiseen. Perehdytys alkaa jo ennen ensimmäistä työpäivää.
2. Nimeä koulutettu ja sitoutunut perehdyttäjä jokaiselle uudelle työntekijälle. Varmista perehdyttäjien osaaminen.
3. Kannusta uutta työntekijää verkostojen ja ihmissuhteiden rakentamiseen sekä osaamisen jakamiseen.
4. Tee opas, josta on helposti löydettävissä kaikki oleellinen tieto, jota jokainen uusi työntekijä tulee tarvitsemaan.
5. Valmistele työympäristö ja -välineet etukäteen, jotta uusi työntekijä kokee itsensä tervetulleeksi. Valmista myös työyhteisö ottamaan uusi työntekijä vastaan.
6. Tarjoa apua käytännön järjestelyihin (esim. muutto, lasten koulut, työmatka). Vähentämällä työntekijän kuormitusta muilla elämän osa-alueilla hänelle jää enemmän energiaa keskittyä uuden työn oppimiseen.
7. Selvennä ja tarkenna tavoitteet ja odotukset heti työn alkaessa. Huomioi työntekijän henkilökohtaiset tavoitteet ja työhön liittyvät kysymykset.
8. Sitouta, valtuuta, osoita arvostusta ja vahvista uuden työntekijän uskoa omiin kykyihinsä.
9. Osallista ylin johto perehdytykseen.
10. Luo käytännöt jatkuvalle seurannalle. Varmista resurssit koko perehdytyksen ajalle. Aseta konkreettisia välitavoitteita, joiden avulla seurataan perehdytyksen etenemistä.

Kokemukseni mukaan suomalaisissa organisaatioissa perehdytyksen suurin haaste on seuranta – se on puutteellista tai sitä ei ole laisinkaan. Listan kymmenes kohtakin muistuttaa jatkuvan seurannan tärkeydestä. Vaikka perehdytyksen intensiivisin jakso olisi ohi muutamassa päivässä, tarvitaan seurantaa koko koeajan ajalle. Koeajan tarkoituksena on varmistaa, että työntekijä sopii työtehtävään, ja että työtehtävä sopii työntekijälle. Kiinnitä siis huomiota perehdytyksen seurantaan, niin takaan, että pääsette muutaman askeleen kilpailijoidenne edelle.

Jaa