Työrauha kadoksissa? Tutustu 6 keinoon, joilla jatkuvia keskeytyksiä voi hillitä

Kuinka hyvin onnistut keskittymään töihisi? Etätöiden aikana esimerkiksi avokonttoreiden hälinät ovat jääneet pois, mutta kotonakin työrauha on uhattuna. Jatkuvia keskeytyksiä aiheuttavat niin sähköpostit, pikaviestit, hajanaisiin aikoihin pidettävät palaverit kuin muutkin kotona olijat.

Ja jos muita häiriöitä ei ole, olemme mestareita keskeyttämään itse itsemme: mieleen tulevat tekemättömät tehtävät, kuten kauppalistat ja käsittelyä odottava pyykkivuori, huutavat huomiotamme.

Oma työrauha kannattaa kuitenkin turvata. Jos työviikkoon onnistuu saamaan parikin tuntia häiriötöntä aikaa, työteho paranee merkittävästi ja aikaa säästyy muuhun.

Omia tapoja työrauhan turvaamiseen on hyvä lähteä etsimään ajankäytöstä. Ajankäytön seurannalla saa todellisen käsityksen siitä, mihin aika kuluu, millaisia aikavarkaita sieltä löytyy ja kuinka niitä voisi hallita.

Seuranta vaatii hieman vaivaa, mutta kannattaa. Vaikka sinulla olisi mielestäsi hyvinkin selkeä käsitys siitä, mihin aikaasi käytät, totuus voi olla aivan toinen. Seurannan perusteella myös omia valintojaan on helpompi perustella itselle, työkavereille tai jopa asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.

Työrauha voi parantua seuraavien vinkkien avulla:

Löydä kadonnut työrauha – 6 vinkkiä

1. Sovi pelisäännöistä

Tiimin yhteisistä pelisäännöistä kannattaa sopia, tehtiin töitä sitten toimistolla tai etänä. Etätöissä erityisen tärkeää olisi sopia esimerkiksi eri viestintäkanavien käytöstä ja siitä, milloin kenenkin pitäisi olla tavoitettavissa.

Jos olet esimiestehtävissä, muista tarkastaa työlainsäädäntö. Lainsäädännön antamien velvoitteiden ja ohjeiden päälle on hyvä alkaa rakentamaan tiimin pelisääntöjä.

2. Kerro, milloin olet tavoitettavissa

Yhteisten pelisääntöjen perusteella on helpompi muodostaa omia rajoja. Voit pohtia, kuinka viestisit kollegoillesi mahdollisimman selkeästi, koska olet tavoitettavissa ja millä viiveellä vastaat puheluihin tai viesteihin. Voisiko samaa soveltaa myös asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin?

Joillain työpaikoilla työrauha on turvattu yhdessä sovitulla keskittymisajalla. Se voi olla esimerkiksi tietty tunti, päivä tai viikko, jolloin kaikkien annetaan tehdä työtään mahdollisimman rauhassa. Ajankohdalle ei esimerkiksi saa sopia palavereja.

Toimistoissa voi toimia myös keskittymiselle rauhoitettu työtila.

3. Tunnista keskittymistarpeesi

Tiedätkö, mitkä tehtävät vaativat sinulta eniten keskittymistä? Ne on tärkeä tunnistaa, jotta voisit varata rauhallisimman ajan juuri niille.

Kannattaa pyrkiä tunnistamaan myös, millaisessa ympäristössä keskittyminen onnistuu parhaiten. Se voi olla kotona tai toimistolla, mutta myös vaikkapa mökillä, kirjastossa tai kahvilassa. Pystytkö muokkaamaan työtäsi niin, että pääsisit sinne entistä useammin?

4. Häiriöttömät tunnit

Varaa kalenteriisi tunteja, jolloin sinua ei saa häiritä. Pidä silloin myös itse kiinni siitä, ettet vilkuile puhelinta tai harhaudu tekemään mitään muuta. Selaa viestit tauolla.

Kovin pitkää yhtäjaksoista aikaa ei kannata varata, sillä se ei ole suorituskyvyn näkökulmasta järkevää. Ihminen pystyy keskittymään keskimäärin 1,5 tuntia. Sen jälkeen kannattaa pitää tauko.

Jos saat mahdutettua työviikkoon muutamankin tunnin pätkän keskittymiselle, työ todennäköisesti tehostuu paljon. Jos kalenteri kuitenkin on täynnä pelkkää keskittymistä vaativaa työtä, yllättävät häiriöt tuntuvat erityisen kuormittavilta.

Voitkin hyvin varata kalenterista myös nimenomaan häiriöille tarkoitettua aikaa. Hoida silloin viestit, työpyynnöt ja kollegoiden kanssa juttelemiset. Kaikista työrauhaa rikkovista keskeytyksistä ei voi päästä eroon, mutta sälätunnit auttavat niiden hoitamisessa ja odotuksetkin muuttuvat realistisemmiksi.

Jos mahdollista, voit harkita myös työajan muokkaamista niin, että siihen kuuluu aikaa, jolloin suurin osa muista ei tee töitä ja siten häiritse sinua. Jos kuitenkin teet töitä aikaisin aamulla, illalla tai viikonloppuisin, jätä palautumiselle aikaa päivisin.

5. Käytä symbolia

Kun olet päättänyt, milloin haluat pitää häiriöttömiä tunteja, etsi tapoja viestiä niistä muille. Esimerkiksi pikaviestimissä on erilaisia statustoimintoja, joita voi hyödyntää. Muista myös kertoa, milloin asiaan voi taas palata.

Joissain toimistoissa on työpisteillä käytössä kellotaulu, jonka viisari kertoo, milloin saa taas häiritä. Myös erilaiset milloin saa palata -kyltit tai kuulokkeet korvilla voivat kertoa keskittymisestä. Toiset taas hyödyntävät puhelinvastaajaa.

6. Sulje viestintäkanavat

Kun tarvitset työrauhaa, tee keskittyminen itsellesi mahdollisimman helpoksi. Sulje puhelin, työhuoneen ovi ja tietokoneen ilmoitukset.

Omaa keskittymiskykyään voi myös treenata. Jos esimerkiksi valmistaudut keskittymistä vaativaan työhön aina samalla tavalla, aivot oppivat virittäytymään keskittymiseen.

Rutiini voi olla jo esimerkiksi se, että sulkee kaikki selaimen välilehdet ja turhat auki olevat ohjelmat.

Älä suostu kaikkiin pyyntöihin

Voi vaatia totuttelua sanoa työkaverille palaavansa asiaan myöhemmin tai ettei ehdi tehdä hänen pyytämäänsä asiaa. Ystävällisen, mutta jämäkän kieltäytymisen opettelu kannattaa, sillä voit kieltäytyä ilman tunnelatausta vasta uskoessasi itse oikeuteesi kieltäytyä.

Tähänkin auttaa työajanseuranta. Sen avulla tiedostat, että saat häiriöttömässä tilanteessa töitä tehtyä paljon paremmin. Kun asian on perustellut itselleen, sen pystyy perustelemaan myös muille. Kukaan tuskin suuttuu siitä, että yrität tehdä työsi hyvin, säilyttää energiatasosi korkeana ja varmistaa työrauhasi.

Vaikka ikävästä tilanteesta – esimerkiksi lisätöitä tyrkyttävästä kollegasta – haluaisikin nopeasti eroon, hosua ei kannata. Kerro sen sijaan rauhallisesti palaavasi asiaan myöhemmin. Jos taas tiedät, että asia ei kuulu vastuualueellesi, voit ohjata kysyjän muualle.

Jos ajattelet ”okei, hoidan tämän tässä nopeasti”, teet hallaa omalle työrauhallesi. Vaikka tekisit asian kuinka nopeasti, se on jo keskeyttänyt todellisen tehtäväsi. Pian asiaa seuraa toinen tehtävä ja sen jälkeen taas toinen. Aina uuden pyynnön kohdalla kannattaa miettiä, onko asia todella merkittävä sillä hetkellä juuri sinulle.

Joskus kieltäytymisestä voi tulla ristiriitakin, mutta niitä ei kannata pelätä. Rakentavasti käsitellyt ammatilliset konfliktit ovat työyhteisöä eteenpäin vievä voima. Jos kukaan ei koskaan uskalla kieltäytyä tai antaa kritiikkiä esimerkiksi siitä, että työrauha puuttuu, mikään ei kehity. Jokaisen vastuulla on nostaa haasteet esiin.

Turvaa työrauha myös itseltäsi

Aivot ja sitä kautta ihmisen toimintatavat kehittyvät sitä paremmiksi, mitä enemmän niitä toistaa. Jos työpäiväsi on täynnä kaikenlaisia keskeytyksiä, todennäköisyydet myös itsensä keskeyttämiselle kasvavat. Jos olet jatkuvasti häiriöiden vietävänä, opetat aivoillesi jatkuvan keskittymisen keskeyttämisen olevan oikea toimintatapa.

Yleensä aivot oppivat lyhytjänteiseen keskittymiseen reagoimalla ulkopuolisiin keskeytyksiin. Niinpä aivot alkavat keskeyttää keskittymistä itsestään silloinkin, kun työrauha olisi muuten turvattu. Ne alkavat tuottaa häiriöitä esimerkiksi muistamalla seuraavalle viikolle tehtävän työn tai vuosi sitten tapahtuneen asian.

Omaa keskittymiskykyään voi harjoitella esimerkiksi seuraavien vinkkien avulla:

• Varaa keskittymisaikaa lyhyinä jaksoina, esimerkiksi 30–60 minuutin pituisina
• Palkitse itsesi palauttavalla tauolla
• Varaa viereesi lista, johon voit kirjata mieleen tulevat ajatukset ja jatkaa sitten työtä. Kun keskittymisaika on ohi, listaan voi palata ja katsoa, onko siellä mitään tärkeää
• Laita työpisteellä kaikki ylimääräinen piiloon, ettei mikään vie huomiotasi
• Kun huomio herpaantuu, pysähdy ja palaa tehtävän pariin. Älä moiti itseäsi, sillä uusien ajatusten tuottaminen on aivojen tehtävä
• Mindfulness-harjoitukset vahvistavat huomion liikkeiden tunnistamista

Jaa