Itseohjautuva tiimiorganisaatio ei tarkoita johtamisen katoamista: ”Ei verrattavissa vasikoiden juoksuun kesälaitumille”
Karelia-ammattikorkeakoulussa on käynnissä suuri muutos, jonka jälkeen oppilaitoksen on tarkoitus olla itseohjautuva tiimiorganisaatio. Muutos tapahtuu vähitellen, muutama tiimi kerrallaan. Muutos alkoi kolmen tiimin pilotoinnilla syksyllä 2020, ja Brik on mukana projektissa valmentamassa tiimejä.
Johtaminen ei katoa, vaikka itseohjautuva tiimiorganisaatio tulee
Petri Raivo, rehtori:
”Organisaatiossamme on ollut jo pitkään valmentava johtamistyyli, ja itseohjautuviin tiimeihin siirtyminen oli siitä luonteva seuraava askel. Se tuntuu sopivalta toimintamallilta organisaatiolle, jossa kaikki ovat asiantuntijoita.
Itseohjautuvuudella tahdomme kasvattaa työnimua, oman asiantuntijuuden jakamista ja työssä onnistumisen tunnetta. Ihmiset ovat kiinnostuneita omasta työstään lähityökokemuksensa, siis tiiminsä kautta.
Jos oma tiimi toimii hyvin, myös organisaation strategiat ja arvot tuntuvat enemmän omilta. Jos lähitiimi taas ei toimi tai sitä ei ole, minun on turha julistaa Karelian arvoja. Ei niitä kukaan silloin kuuntele.
Itseohjautuvuus on myös yksi keino kasvattaa resilienssiä työelämän isoihin muutoksiin. Siinä jaetaan osaamista ja voimaannutaan siitä, että voi itse tehdä omaan arkeen liittyviä päätöksiä.
Muutos lähti liikkeelle alkuvuodesta 2020, jolloin ammattikorkeakoulumme ylintä johtoa kävi kouluttautumassa itseohjautuvuudesta. Silloin vakuutuin asiasta itsekin. On erittäin tärkeää, että organisaation johto sitoutuu muutokseen.
Muutosta täytyy myös viedä eteenpäin pala kerrallaan. Koen pilottivaiheen olleen meille pakollinen: sen myönteiset kokemukset saavat muutkin innostumaan, ja muutoksen jo läpikäyneet tiimit voivat sparrata toisia.
Jos lähitiimi ei toimi, minun on turha julistaa Karelian arvoja.
Pilottivaihe käynnistyi syksyllä ja kesti noin kolme kuukautta. Valitsimme siihen kolme hallinnon tiimiä: kirjastotiimin, laskentapalvelutiimin ja tilapalvelutiimin. Seuraavassa vaiheessa muutoksen käyvät todennäköisesti läpi seuraavat kolme hallinnon tiimiä. Yhteensä organisaatiossamme työskentelee noin 280 henkilöä.
Emme halunneet lähteä itse opettamaan tiimeille, kuinka tämä tehdään. Halusimme mukaan ulkopuolisen, neutraalin tahon, joka työstäisi asiaa rauhassa tiimien kanssa. Tiimit rakensivat omat tiimisopimuksensa ja pohtivat asioita keskenään valmentajien kanssa. Olen tuloksiin erittäin tyytyväinen ja toiveikas sen suhteen, että tästä löytyy uusi tapa tehdä.
Tarkoituksena on tehdä toiminnasta mielekkäämpää
Käytännössä muutos tarkoittaa sitä, että henkilöstöhallinnollisista asioista vastaavia esimiehiä on jatkossa vähemmän. Kaikki kuitenkin saavat HR-palvelua, kun sitä tarvitsevat. Tuntuu luontevalta, että HR-esimiehet hoitavat HR-asiat ja tiimivastaavat saavat keskittyä asiantuntijatiiminsä kanssa tiimin kannalta oleellisiin asioihin.
Meidän täytyy kuitenkin olla tarkkoina siitä, ettemme pahoita kenenkään mieltä. Tarkoituksena on tehdä toiminnasta mielekkäämpää. Ihminen on kuitenkin rakennettu niin, että muutos voi tuntua kokemukselta vallan menettämisestä – joku voi huokaista helpotuksesta saadessaan HR-tehtävät pois harteiltaan, mutta jollekin toiselle se voi olla menetys.
Harjoittelemme vielä hahmottamaan, missä kulkee raja tiimin päätösvallan suhteen. Sitä määrittävät ainakin lainsäädäntö ja sopimukset. En kuitenkaan usko, että tästä tulee iso ongelma.
En ole huolissani siitäkään, etteikö organisaatiossamme olisi jatkossakin johtamista. Varmasti se on taustalla. Kun kyseessä on itseohjautuva tiimiorganisaatio, johtaminen on pääsääntöisesti näkymättömissä, jos kaikki on hyvin. Tiimit suunnittelevat itse toimintaansa. Johtaminen saadaan kyllä tarvittaessa näkyviin, ei se koskaan kovin kaukana ole.
Oman työn omistajuuden ja itseohjautuvuuden tunne on tiimille hyvin tärkeä asia. Johtaminen on enemmänkin tiedon jakamista. Pienemmät ongelmat tiimi selvittää itse, mutta tarvittaessa isompiin saadaan johdolta nopeita päätöksiä.
Itseohjautuvassa tiimissä ei ole kyse siitä, että voisi tehdä mitä tahansa. Se ei todellakaan ole verrattavissa vasikoiden juoksuun kesälaitumille. Tiimin menestys perustuu hyvin kurinalaiseen toimintaan. Itse asiassa kontrollia on aiempaa enemmän, mutta kontrolli tulee ryhmältä itseltään. Työtä tehdään yhdessä, tiettyjen reunaehtojen puitteissa. Reunaehdot määrittävät vapausasteen.”
Itseohjautuva tiimiorganisaatio tarjoaa tiimivastaavalle aitiopaikan luottamuksen luomiseen
Jouni Varis, tilapalvelut-tiimin vastaava:
”Toimin Karelian neljän hengen tilapalvelutiimin vastaavana. Pilottivaiheessa mukana ollut tiimimme vastaa Karelian kahden kampuksen tiloista ja niiden kalustamisesta, ylläpidosta ja turvallisuudesta, kuten lukitusjärjestelmistä ja esimerkiksi nyt korona-aikana ohjeistuksista ja suojavälineistä. Näkyvintä toimintamme on infopisteillä, jotka palvelevat arkisin lähes viittätuhatta opiskelijaa sekä henkilökuntaa ja muita toimijoita.
Tulin Kareliaan vuonna 2002. Olen ollut välillä poissa jääkiekkovalmentajan tehtävissä, mutta nyt työskentelen kokopäiväisesti ja opiskelen samalla turvallisuusvalvojan erikoisammattitutkintoa.
Minulla on esimieskokemusta, mutta nyt en ole esimiestehtävissä. Toimin turvallisuusasiantuntijana ja organisoin tiimin toimintaa tiimivastaavana. Se on tuonut lisävastuita, kuten viikkopalavereiden suunnittelua ja sisällön tuottamista isompiin suunnittelukokouksiin. Muuten työtehtäväni ovat samat kuin ennenkin.
Tiimivastaavana pyrin etsimään mahdollisimman positiivisia ratkaisuja ja hyviä toimintamalleja. Yritän tuoda palavereissa esiin muiden tiimin jäsenten oivalluksia. Kaikkea ei tarvitse lähteä muuttamaan, mutta jos jonkin asian voisi tehdä helpommin ja jouhevammin, nostan sen esille. Tämä on minulle itselleni loistava paikka luottamuksen ja hyvän ilmapiirin luomiseen.
Ei minun työt, vaan meidän työt
Tiimivalmennuksen alussa tiimimme jäsenet vähän epäilivät koko touhua. Ajattelimme, että tällä tavallahan me olemme toimineet koko ajan. Valmennus oli kuitenkin todella hyvä, ja valmentaja avasi hyvin tiimitoimintaa, itseohjautuvuutta sekä sitä, millaisia mahdollisuuksia meillä on ennen kaikkea sujuvoittaa työtämme.
Valmennuksen myötä tuli ymmärrys siitä, etteivät työt katoa mihinkään, mutta niitä voisi tehdä enemmän yhdessä: ei ole minun työt, vaan meidän työt. Tiimimme ilmapiiri on rento ja menemme yhdessä eteenpäin, hitaasti kiiruhtaen. Uskon, että pääsemme tällä tiimimallilla parempiin tuloksiin.
Alussa tiimimme jäsenet vähän epäilivät koko touhua.
Tiimivalmennuksen myötä meille tuli rutiiniksi pitää viikoittainen palaveri, jota meillä ei ennen ollut. Se on mielestäni todella hyvä asia. Mielestäni palaverit edesauttavat myös työhyvinvointia, kun samaa työtä tekevien kanssa pääsee keskustelemaan viikoittain. Palaveri voi kestää kymmenen minuuttia tai puolitoista tuntia: olemme sopineet käyvämme tarvittavat asiat läpi siinä ajassa, minkä ne vaativat.
Otimme käyttöön myös sähköisen ajan- ja tehtävienhallintatyökalun. Sen avulla kaikki näkevät, miten työt edistyvät. Työkalu avaa hyvin sitä, kuinka olemme kaikki erilaisia omine vahvuuksinemme. Pystymme tunnistamaan jokaisen vahvuusalueet ja jakamaan osaamistamme. Kenenkään ei tarvitse pakertaa yksin, vaan tukea saa tarvittaessa.
Itseohjautuvuus mahdollistaa myös työtapojen muutoksen jokaisen omalla kohdalla. Jokainen voi suunnitella päivänsä itse. Toki on asioita, jotka on hoidettava joka tapauksessa, mutta kukin suunnittelee työnsä omalla tavallaan.
Mielestäni itseohjautuvan tiimin yläpuolelta tulevan johtamisen pitää olla avointa ja läpinäkyvää. Luottamus tulee sitä kautta.
Ylipäänsä koko itseohjautuvuuden mahdollistaminen lähtee ylimmältä johdolta. Tiimi voi päättää nyt itse monista asioista, joista vanhan mallin aikaan piti kysyä. Osaaminen kiinteistöjä, kampuksia ja turvallisuutta kohtaan on meidän tiimillämme, mutta on tärkeää, että tiimillä on ylemmän johdon tuki takanaan. Kareliassa tukea on kyllä saatavilla.”
Esimiehen tehtävät eivät katoa
Jaana Tolkki, henkilöstöpäällikkö, tilapalvelut-tiimin esimies:
”Pilottitiimien osalta muutokset ovat sujuneet todella hyvin: henkilöt itse ovat olleet tyytyväisiä ja saaneet aikaiseksi loistavia tuloksia. Matkan varrella ei ole tullut eteen kriisiä, joka olisi kantautunut ylemmän johdon pöydälle.
Organisaatiomme hallintohenkilöstö on tarkoitus siirtää tiimimalliin viimeistään vuoden 2022 aikana. Hallinnon tiimien jälkeen arvioimme, lähdemmekö viemään muutosta eteenpäin koulutuspuolen osalta. Jos näin teemme, arvioimme, että itseohjautuva tiimiorganisaatio on kokonaan valmis vuoden 2024 loppuun mennessä.
Äkkiseltään puoli vuosikymmentä voi tuntua pitkältä ajalta. Koska kyseessä on iso muutos, on kuitenkin olennaista, että ihmisillä on riittävästi aikaa orientoitua ja mukautua. Emme halua kiirehtiä, sillä toisilla ihmisillä muutosprosessi vie kauemmin kuin toisilla.
Jos muutos tuntuu jonkun mielestä hankalalta, muun tiimin ja tiimivastaavan tehtävänä on tukea häntä. Kareliassa on läheisyysperiaate, eli asiat ratkaistaan mahdollisimman lähellä. Tottakai tukea saa tarvittaessa myös esimieheltä.
Itseohjautuvuuteen liittyy myös haasteita sekä yhteisö- että yksilötasolla. Yksi iso haaste voi olla se, ettei tiimiksi muutettu yksikkö toimikaan tiimimäisesti, vaan sinne jää organisaation vanha toimintatapa. Silloin muutokset ovat vain päälle liimattuja, eikä mikään muutu todellisuudessa.
Itseohjautuvan tiimin asiantuntijatehtävät säilyvät ennallaan, mutta tapa tehdä asioita on erilainen. Muutosta voi tukea jonkin verran rakenteilla. Esimerkiksi kirjastotiimiin rekrytoitiin entisen kirjastopäällikön eläköityessä uusi suoraan tiimivastaavaksi, jolla ei ole esimiesvastuuta.
Tuottavuus on kasvanut selkeästi.
Yksilötasolla riskinä on se, että henkilö asettaa itselleen riman liian korkealle. Toisaalta myös laajempi vastuun ottaminen voi tuntua hankalalta. Moni on tottunut tiettyyn toimintatapaan, jossa työntekijä tekee omat työnsä ja esimies määrittelee kehityssuunnat. Voi tuntua vaikealta, kun saakin itsenäisesti alkaa kehittämään työtään eteenpäin.
Itseohjautuva tiimiorganisaatio rakentuu johdon tuella
Itseohjautuvassa tiimissäkin esimiehellä on oma roolinsa. Vaikka tiimivastaavalla on vastuu operatiivisesta johtamisesta, esimiehellä on vastuu lähijohtamisesta. Ei ole tiimin tehtävä ratkoa henkilöstöhallinnollisia asioita, vaan jokaisella on oikeus HR-palveluihin. Myös ylin johto on avainasemassa. Tiimiorganisaation rakentaminen ei onnistu ilman ylimmän johdon tukea.
Toimin itse pilottivaiheessa mukana olleen tilapalvelutiimin esimiehenä. En kuitenkaan ole tiimin toimialan substanssiosaaja. Nyt, kun tiimivastaava hoitaa operatiivisen johtamisen, asiat ovat lähteneet etenemään nopeammin ja paremmin. Tuottavuus on kasvanut selkeästi.
Esimiehen tehtävänä on luottaa siihen, että tiimi hoitaa työnsä, ja delegoida vastaan tulevat asiat tiimivastaavan kautta eteenpäin. Tiimi saa päättää, miten se tehtävät tekee. Silloin asiat hoituvat paremmin.
Esimiehet hoitavat työsuhteisiin liittyvät asiat. Jos joku on esimerkiksi poissa, hän ilmoittaa siitä minulle, ja minä välitän tiedon tiimille siltä osin, kuin on tarpeen. Itseohjautuvuuden myötä esimiehelle jää enemmän aikaa työkyvyn ja -hyvinvoinnin johtamiseen.
Itseohjautuvuuden myötä myös ylimmän johdon työ muuttuu ketterämmäksi. Asiat menevät sujuvammin eteenpäin, kun esimerkiksi rehtori voi pyytää suoraan tiimivastaavaa hoitamaan tarvittavan asian. Sitä ei tarvitse pyöräyttää ensin esimiehen kautta, kuten meillä on ollut tapana aiemmin.”
