Liikaa tekemistä, mutta liian vähän aikaa ja energiaa? Testaa ajankäyttösi ja selvitä, mitä voisit muuttaa

Oman ajankäytön johtaminen vaatii jämäkkyyttä ja suunnittelukykyä. Kuluuko aikasi todella siihen, mihin haluat sen kuluvan? Vai tuntuuko, että se valuu sormiesi lävitse ilman, että saat todellisuudessa aikaiseksi mitään järkevää?

Testaa ajankäyttösi Kiireilytestillämme, joka helpottaa oman ajankäytön hahmottamista. Saat kuvan siitä, mitkä työn ja elämän osa-alueet tuovat sinulle energiaa ja mitkä taas kuormittavat sinua. Saat vinkkejä siihen, mitä sinun kannattaisi muuttaa toiminnassasi, jotta suorituskykysi kasvaisi ja jaksaisit paremmin.

Jatkuva stressaaminen aiheuttaa pahimmillaan aivoille pysyvää tuhoa. Toistuva henkinen kuormitus voi johtaa hermosolujen kutistumiseen ja katoon, solujen välisten yhteyksien harventumiseen ja aivojen pienenemiseen.

Ajankäytön suunnittelu kannattaa

Parhaatkin ideat pysyvät toiveajatteluna, ellet varaa niille aikaa kalenteristasi.

Ensin sinun täytyy olla kuitenkin selvillä siitä, mihin haluat aikaasi kuluttaa. Seuraa myös, mihin aikasi tällä hetkellä todellisuudessa kuluu.

Kun olet selvittänyt itsellesi, miten haluaisit ajankäyttösi jakautuvan, voit aloittaa suunnittelun. Jos työviikostasi puuttuu selkeä rakenne, heikennät työtehoasi tarpeettomasti sopimalla tapaamisia sinne tänne ja keskittymällä kiireellisten asioiden tekemiseen tärkeiden asioiden kustannuksella.

Jos suunnittelet aikataulusi etukäteen, voit järjestää työsi omien lähtökohtiesi mukaisesti. Vaikka et voikaan määrätä kaikesta ajankäytöstäsi työssä, olet auttamatta muiden armoilla, jos olet merkinnyt kalenteriisi pelkästään sovitut tapaamiset.

Epämääräinen ”pitäisi tehdä” -ajatusrykelmä lisää stressiä ja kiireen tuntua. Ihmisen mieli ei osaa erotella, onko tekemättömän asian aiheuttama syyllisyys aiheellinen; onko asialla oikeasti kiire vai onko se edes tekemisen arvoinen. Voit lievittää turhaa ahdistusta laittamalla yksittäiset tehtäväkokonaisuudet tärkeysjärjestykseen ja varaamalla niille aikaa kalenteriin.

Pyri noudattamaan suunnitelmassa omaa rytmisyyttäsi. Varaa häiriötöntä aikaa tärkeille ja keskittymistä vaativille tehtäville juuri silloin, kun olet energisimmilläsi.

Suunnittele ajankäyttö eripituisissa osissa

Systemaattinen ajankäytön suunnittelu kannattaa, vaikka usein käy niin, ettei suunnitelmaa pysty täysin noudattamaan. Jos olet suunnitellut työviikkosi rakenteen kunnolla, sinun on helpompi joustaa ajankäytössä menettämättä kokonaan oman aikasi hallintaa.

Ajankäyttö kannattaa suunnitella eripituisissa jaksoissa:

Pitkän aikavälin suunnitelma (3–5 vuotta): Suunnitelman pitää olla riittävän täsmällinen. Haaveet eivät vielä ole päämääriä. Tämä suunnitelma kannattaa jakaa vuosisuunnitelmiksi.

Vuosisuunnitelma: Sinä päätät, kuinka paljon aiot edetä tavoitettasi kohti yhden vuoden aikana. Muista, että vuosi on lopulta varsin lyhyt aika.

Kuukausisuunnitelma: Kuukausisuunnitelma auttaa seuraamaan laajempien tavoitteiden saavuttamista. Se jakaa vuosisuunnitelman konkreettisemmiksi ja helpommin seurattaviksi tavoitteiksi ja tehtäviksi.

Viikkosuunnitelma: Aloita sijoittamalla kalenteriin pitkän tähtäimen tavoitteiden kannalta tärkeimmät tehtävät. Näin saat työviikollesi rungon. Älä pakkaa viikkoasi liian täyteen, vaan varaudu myös tehtäviin, joita et voi ennakoida.

Päiväsuunnitelma: Pohdi, millainen työskentelyaika ja päivän rakenne vastaavat parhaiten rytmisyyttäsi, voimavarojasi ja tavoitteiden saavuttamista.

Tehtävälista: Kalenterin lisäksi kannattaa opetella käyttämään tehtävälistaa. Siihen voit kerätä ne tehtävät, joiden tekemistä ei tarvitse aikatauluttaa ihan päivän päälle, vaan joita voi tehdä silloin, kun tärkeämmiltä tehtäviltä jää aikaa.

Miten opit noudattamaan kalenteriasi?

Kalenteriin on toki helppo laittaa tehtäviä muistiin, mutta niiden tekeminen on eri asia. Jos et saa ajankäyttöäsi toimimaan, mieti:

• Mitä hyvää kalenterisi noudattamisesta seuraa?
• Miten kalenterin noudattamatta jättäminen vaikuttaa sinuun? Entä sinulle tärkeisiin ihmisiin?
• Mikä estää sinua noudattamasta ajankäyttösuunnitelmaasi?
• Miten voisit vahvistaa tahdonvoimaasi?

Vastaukset pakottavat esiin ne ajatusharhat, joita saatat vaalia puolustellessasi saamattomuuttasi. Voit myös luvata itsellesi palkinnon, joka motivoi sinua pysymään suunnitelmissasi.

Seuraa ajankäyttöäsi aluksi päivittäin. Tarkkaile sitä myös viikkotasolla. Näin alat tunnistaa, mitkä kohdat suunnitelmassasi ovat vähemmän sitovia ja mitkä koet aidosti tärkeiksi. Kirjoita muistiin, miksi jätit jotkin asiat tekemättä. Vähitellen tunnistat etukäteen ajatuksesi, jotka saavat sinut luistamaan tehtävistä, ja opit jättämään ne huomiotta.

Artikkelia päivitetty 22.2.2024.

Jaa