10 keinoa, joiden avulla hioa tiimityöskentely huippuunsa

Tiimityöllä tavoiteltavat vaikutukset, kuten henkilöstön vahvempi sitoutuminen, ideoiden ja innovaatioiden vapaa virtaus ja asiakasnäkökulman korostuminen toteutuvat yhä useammalla työpaikalla. Vai toteutuvatko? Onko tiimityöskentely suomalaisissa yrityksissä todella aitoa vai näytelläänkö niissä vain yhteistyötä valetiimeissä?

Tiimityöskentely kehittyy ajan ja panostuksen kautta

Tiimi-sanaa käytetään suomalaisilla työpaikoilla varsin vapaasti ja luovasti. Moni johtaja on todennut suoraan, että tiimi-nimitys on otettu käyttöön siksi, että se kuulostaa paremmalta kuin osasto. Nimen muuttamisen lisäksi ei välttämättä ole tehty mitään muutoksia tiimitoiminnan kehittämiseksi ja johtamismallikin on säilytetty koko lailla ennallaan.

Toisaalta myös työntekijät kutsuvat mielellään lähityöyhteisöään spontaanisti tiimiksi. Oman tiimin kanssa on mukavaa tehdä työtä, käydä välillä lounaalla ja viettää joskus iltaakin. Tiimityöskentely on kuitenkin pohjimmiltaan jotain enemmän kuin vain hauskanpitoa työpaikalla, sillä tiimiorganisaatiomallit on kehitetty tehostamaan yritysten toimintaa.

Sana tiimi tarkoittaa joukkuetta (team), jolle on ominaista

• vahva ja selkeä yhteinen päämäärä
• jokaisen tiimin jäsenen voimavarojen hyödyntäminen yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi

Tiimitoiminnalla pyritään siis saavuttamaan jotakin sellaista, mihin tiimin jäsenet eivät yksin pysty. Toimiva tiimi onkin enemmän kuin osiensa summa. Se kykenee tuottamaan niin sanottua tiimiälyä eli kollektiivista älykkyyttä, joka on jotain enemmän kuin tiimin jäsenten yhteenlaskettu älykkyysosamäärä. Tiimiäly syntyy tiiminjäsenten vuorovaikutuksen kautta, yhdistämällä erilaista osaamista toimivaksi kokonaisuudeksi.

Huippu-urheilussa tiimityön arvo ymmärretään ja joukkueiden valmentamiseen panostetaan moninkertaisesti tavallisiin työyhteisöihin verrattuna. Huippujoukkueissa on kahtakymmentä pelaajaa kohti jopa kymmenen erilaisia esimies- ja valmennustehtäviä tekevää  kokopäivätoimista valmentajaa ja johtajaa. Urheilupiireissä ymmärretään, ettei huipputiimi synny itsestään, vaan kovan työn ja taitavan johtamistyön tuloksena. Menestyvän joukkueen ei myöskään odoteta syntyvän yhdessä yössä, vaan sen rakentamiseen varataan jopa useita vuosia.

Huippu-urheiluun verrattuna tavallisilla työpaikoilla tarjolla olevien valmentajapalveluiden määrä (yksi osapäiväinen esimies kymmentä työntekijää kohti) näyttää jopa naurettavan pieneltä, jotta sillä kyettäisiin saamaan työntekijöiden koko potentiaali käyttöön.

Mihin perustuu ajatus, että tiimit voivat kehittyä ilman systemaattista johtamista ja riittäviä esimiesresursseja?

Monellako työpaikalla on nykyisin malttia antaa tiimityöosaamisen kehittyä ja tiimien suorituskyvyn nousta sellaiselle tasolle, että tiimityöskentely on ylipäätään järkevää aloittaa? Tiimitoiminnan hyödyt syntyvät ajan myötä ja perinteisen linjaorganisaation tehokkuus voidaan ylittää vasta sitten, kun tiimit ovat oppineet tekemään aitoa yhteistyötä keskenään. Jos tiimiorganisaation kehittämiseen ei panosteta, tuottaa perinteinen esimiesvetoinen organisaatiomalli usein paremman tuloksen.

Tiimin kehitysvaiheet

Tiimiä ei voida etukäteen suunnitella valmiiksi, vaan se kehittyy vaihe kerrallaan tiedostamisen, aktiivisen kehittämistyön ja yhteistoiminnan tuoman osaamisen kautta.

Perustamisvaiheessa joukko ihmisiä kokoontuu yhteen saavuttaakseen jonkin päämäärän. Tässä vaiheessa joukkoa ei voi vielä kutsua tiimiksi, vaan vasta jonkinlaiseksi ”tiimiaihioksi”. Perustamisvaiheessa tiimin jäsenet aloittavat prosessin, jonka aikana he opettelevat tuntemaan tiimin tavoitteet ja oman roolinsa. Tiimivalmentajan rooli on tässä vaiheessa tärkeä, sillä hän saattaa olla ainoa, joka tuntee tiimille asetetut tavoitteet.

Myrskyvaiheessa tiimin jäsenet oppivat vähitellen tuntemaan toisiaan paremmin. Tiimin kehittyminen ei aina ole kovin auvoista, vaan myrskyvaihe sisältää erilaisia ristiriitoja, risteäviä tavoitteita ja suoranaista valtataistelua. Koska tiimin jäsenillä on usein vielä varsin hatara käsitys tiimin tavoitteista, eikä jäsenten kesken ole vielä syntynyt syvällistä luottamusta, seurauksena voi olla henkilösuhteiden kärjistymistä ja konflikteja.

Myrskyvaihe on tarpeellinen tiimin kehityksen ja kasvun kannalta, koska sen kautta tiimin jäsenet työstävät yhteistä päämääräänsä ja oppivat tuntemaan toisiaan paremmin. Jossain tapauksissa myrskyvaihe voidaan ylittää nopeastikin. Toisissa tapauksissa tiimi jämähtää pysyvästi tähän vaiheeseen. Johtamisen tulee tukea ammattimaista työotetta ja painottaa yhteisiä tavoitteita toiminnan lähtökohtana.

Oppimisvaiheessa tiimin toiminta kehittyy yleensä vauhdikkaasti. Tiimin jäsenet muodostavat jo laajempia yhteistyösuhteita ja syventävät yhteistä käsitystään tiimin tavoitteista. Tiimi on jo tässä vaiheessa oppinut ratkaisemaan ristiriitoja rakentavasti. Oppimisvaiheessa tiimivalmentajan on huolehdittava siitä, että tiimi saa tarvitsemaansa koulutusta.

Suoritusvaiheessa tiimi on saavuttanut hyvän suoritustason. Sisäinen yhteistyö toimii ja jäsenet ponnistelevat samaan suuntaan. Tiimi ei kuitenkaan vielä ole kehittynyt huipputiimiksi, joka kykenee hyödyntämään koko potentiaalinsa. Monet tiimit kehittyvätkin vain suoritusvaiheeseen joko sen vuoksi, ettei tiimitoiminnalla tavoitellakaan huippusuorituksia, tai sitten liian tiheät muutokset estävät tiimiä kehittymästä huipputasolle.

Suoritusvaiheessa on tärkeää varmistaa tiimin hyvä yhteistyö ulkopuolisten tahojen kanssa. Tiiminvetäjä joutuukin joskus palauttamaan tiimin takaisin maan pinnalle, jotta se ei alkaisi elää omaa elämäänsä irrallaan muusta organisaatiosta.

Jotkut tiimit kykenevät kehittymään huipputiimiksi. Nämä erittäin korkean suoritustason tiimit pystyvät toimimaan aidossa yhteistyössä sekä sisäisesti että toimintaympäristönsä kanssa. Huipulla tiimityöskentely etenee ilman turhaa sähläystä ja tarpeettomia konflikteja. Erilaisuus nähdään rikkautena, joka auttaa huipputiimiä tarkastelemaan asioita eri näkökulmista ja tekemään kattavampaan informaatioon perustuvia ratkaisuja. Huipputiimiä kuvaa korkea motivaatiotaso ja syväosaaminen, joka kehittyy siitä, että tiimin jäsenet saavat toteuttaa omia vahvuuksiaan.

Hajoamisvaihe. Mikään tässä maailmassa ei ole pysyvää, ja myös jokaisella tiimillä on päätepisteensä. Projektitiimi lopettaa toimintansa hoidettuaan projektinsa loppuun tai tiimin toiminta päättyy ulkoisten muutosten vuoksi. Esimerkiksi organisaation johdossa tapahtuvat muutokset heijastuvat myös tiimien toimintaedellytyksiin.

Toisaalta yhdenkin tiiminjäsenen lähtö voi muuttaa dynamiikkaa niin paljon, että tiimi joutuu opettelemaan yhteistyötä uudelleen. Parhaatkin tiimit voivat taantua, jos olosuhteet eivät kannusta niitä kehittymään. Monet pitkäaikaiset tiimit kulkevatkin useaan kertaan eri vaiheiden kautta pystyäkseen vastaamaan muuttuviin olosuhteisiin.

Aito tiimityöskentely ei toteudu valetiimissä

Varsin usein törmää siihen, että tiimi-nimitystä käytetään sellaisesta ryhmästä, joka ei toimi, ja jota ei edes kehitetä toimimaan tiimimäisesti. Työryhmiä, joista käytetään tiimi-nimitystä, mutta joiden toiminta ei täytä tiimin määritelmää, voidaankin kutsua valetiimeiksi.

Valetiimin syntyminen voi johtua siitä, että johto kuvittelee saavansa tiimiorganisaatiolla helposti lisää tehoa, mutta se ei kuitenkaan panosta riittävästi tiimitoiminnan kehittämiseen. Valetiimi voi syntyä myös silloin, jos ryhmä ei saa itseään toimimaan tiiminä suotuisista lähtökohdista huolimatta. Tähän on usein syynä se, etteivät työntekijät itse panosta tarpeeksi tiimitoiminnan kehittymiseen. Hei eivät ehkä ymmärrä hyötyjä, joita tiimityöskentely tuottaa tai sitä, mitä tiimityöskentely vaatii.

Valetiimi on yleensä tuloksiltaan heikompi kuin esimiesvetoinen organisaatio. Yhteisten päämäärien ja systemaattisten toimintatapojen puuttuessa tiimin toiminta suuntautuu satunnaisesti ja tiimissä vallitsevat viidakon lait, jolloin vahvemmat vievät tilaa heikommilta ja hiljaisemmilta.

Tiimin kehittymistahti on yksilöllinen

On vaikeaa arvioida täsmällisesti, miten kauan koko kehitysprosessin läpikäyminen kestää. Usein kuluu jopa useita vuosia ennen kuin yhteistyön kaikki finessit on opittu.

Huipputiimiksi kehittymiseen tarvittava aika riippuu tiimin jäsenten osaamisesta, tiimityökokemuksesta ja tiimin muulta organisaatiolta saamasta tuesta. Kehittymisnopeus riippuu myös muista tekijöistä, kuten:

• Tiimille asetettujen päämäärien ja tavoitteiden selkeydestä
• Tiimivalmentajan osaamisesta ja johtamisvoimasta
• Tiimin jäsenten keskinäisestä luottamuksesta ja siitä, miten hyvin he tuntevat toisensa
• Tiimin oppimiskyvystä
• Tiimin valtuuksista vaikuttaa omaan toimintaansa.

Tiimiorganisaatio ei ole mikään pikaratkaisu yrityksen ongelmiin. Se alkaa tuottaa tuloksia vasta siinä vaiheessa, kun tiimin jäsenet ovat oppineet tiimityössä tarvittavat taidot ja aidosti sitoutuneet tiimitoiminnan kehittämiseen. Tämä vie oman aikansa ja vaatii malttia ja pitkäjänteisyyttä.

10 keinoa oman tiimin kehittämiseen

• Käykää avoin keskustelu siitä, mitä hyötyjä tiimityöskentely tuo tiimin jäsenille.
• Määritelkää yhdessä tiiminne jäsenten vastuualueet ja tiimiroolit esimerkiksi Belbinin tiimiroolimallin pohjalta.
• Laatikaa yhdessä pelisäännöt niistä asioista, jotka kaipaavat mielestänne tarkentamista.
• Sopikaa etukäteen eri tilanteissa noudatettavista päätöksentekotavoista (enemmistö vai konsensus, äänestys, asiantuntijapäätös).
• Arvioikaa tiimidiagnoosin avulla tiiminne kehitysvaihe ja päättäkää yhdessä toimenpiteistä seuraavan kehitysvaiheen saavuttamiseksi.
• Valitkaa tiimihengen vahvistamiseksi sopivia harjoituksia huippulaadukkaasta Tiimiflow-oppaastamme. Oppaan löydät täältä.
• Muistakaa, ettei pelkkä hyvä tahto esimerkiksi vuorovaikutuksen ja yhteistyön parantamiseksi riitä, vaan yhteistyölle on myös luotava toimivat puitteet.
• Tiimiraportin laatiminen koko tiimin yhteistyönä syventää tiimihenkeä ja auttaa osallistujia näkemään asioita koko tiimin näkökulmasta.
• Vuorovaikutus- ja yhteistyötaitoja voidaan tehokkaasti parantaa hyvällä tiimikoulutuksella. On epärealistista kuvitella näiden taitojen kehittyvän itsestään.
• Keskustelkaa tiiminne kyvystä tarjota hyvä työyhteisö kaikille jäsenilleen. Parhaat tiimit sallivat erilaisuutta ja mahdollistavat myös hiljaisten introverttien toiminnan tiimin täysipainoisina jäseninä.

Jaa