Esimiehen vuorovaikutustaidot ennustavat johtamisen onnistumista – osaatko vaikuttaa tunteisiin?

Moni tosin vannoo edelleen ammatillisen substanssiosaamisen nimeen. Toiset taas liputtavat esimiehen strategiaosaamisen tai itsensä johtamisen taidon puolesta. On tietenkin totta, että ilman selkeää päämäärää ja oman toimialan tuntemusta on vaikea saavuttaa hyviä johtamistuloksia, mutta muiden ihmisten johtamisen ehdoton edellytys on kyky vaikuttaa heidän ajatteluunsa ja sitä kautta heidän toimintaansa.

Ihmisten johtamisen syvin olemus aukeaa seuraavan päättelyketjun kautta:

1. Johtajan tärkein tehtävä on positiivisen muutoksen aikaansaaminen organisaatiossa.

2. Henkilöstön käyttäytyminen muuttuu, kun heidän ajattelunsa muuttuu.

3. Ihmisen ajatteluun voidaan vaikuttaa vain viestinnällä, telepatia ei toimi!

4. Johtajan keskeinen osaamisalue on viestintätaito.

Vaikka on itsestään selvää, että esimies voi johtaa muita vain, jos hän kykene vaikuttamaan heidän ajatteluunsa, esimiehen vuorovaikutustaidot ja niiden merkitys ovat jääneet varsin vähälle huomiolle. Vuorovaikutustaitojen kehittäminen jätetäänkin yleensä esimiehen omalle vastuulle, eikä niin sanottu johtamisen johtaminen ole tässä asiassa yleistä. Ja sen huomaa. Esimiesten vuorovaikutustaidot vaihtelevat äärilaidasta toiseen.

Jotkut esimiehet viestivät lähinnä murahtelemalla ja näyttävät inhoavan paitsi julkista puhumista myös avointa keskustelua tiiminsä kanssa. Toisessa äärilaidassa tapaa esimiehiä, jotka ovat niin viehättyneitä omista ajatuksistaan, etteivät malta keskittyä kuuntelemaan muita. Molempien arkkityyppien kykyä johtaa muiden ihmisten ajattelua voidaan hyvällä syyllä epäillä.

Esimiehen vuorovaikutustaidot ovat osa johtamisviestintää

Johtamisviestinnällä esimies pyrkii välittämään omat ajatuksensa työntekijöilleen siten, että nämä ymmärtävät sanoman mahdollisimman samalla tavalla kuin hän itsekin ja muuttavat ajatteluaan esimiehen haluamaan suuntaan. Tämä edellyttää sitä, että esimiehen viesti sisältää riittävästi tunne-energiaa. Esimiehen vuorovaikutustaidot vaikuttavat siis suoraan esimiehen johtamisvoimaan.

Jos esimiehellä ei ole riittäviä johtamisviestintätaitoja, hän joutuu lopulta tekemään itse sen, mitä ei saa muita tekemään. Tämä onkin keskeinen piirre monen suomalaisen esimiehen arjessa. Usein esimies keskittyy mieluummin omaan suorittamiseensa kuin ryhtyy syvälliseen vuorovaikutukseen johdettaviensa kanssa.

Johtamisviestintä kattaa käsitteenä sekä esimiehen itsensä lähettämät viestit ja niiden pohjalta tapahtuvan vuorovaikutuksen että organisaation viestintärakenteiden ja avointa vuorovaikutusta edistävän viestintäilmaston kehittämisen. Lisäksi johtamisviestintään kuuluvat myös informaatiovirtojen ohjaaminen, sillä esimies voi vaikuttaa henkilöstönsä ajatteluun myös vaikuttamalla heidän käytettävissään olevan informaation määrään ja laatuun. Tätä voidaan verrata poliittiseen propagandaan, joka koostuu paitsi propagoijan itsensä lähettämistä viesteistä, myös vaikuttamisesta sensuurin avulla muista lähteistä tulevaan informaatioon.

Mitä esimiehen pitäisi ainakin ymmärtää?

Oleellisinta on tunnistaa ihmisten välisen vuorovaikutuksen haastavuus sekä ihmisten erilaiset tavat hankkia ja käsitellä informaatiota omaksi (subjektiiviseksi) tiedokseen. Kaksi ihmistä ei voi koskaan ymmärtää todellisuutta täysin samalla tavoin. Ihmisjoukon kasvaessa kasvavat myös erilaiset tulkinnat. Näkemyksiä voi kuitenkin lähentää aktiivisen vuorovaikutuksen avulla. Vuoropuhelu ja erityisesti vuorokuuntelu ovatkin toimivan työyhteisön ehdoton edellytys.

Kehittämämme Minun käyttöohje -harjoitus auttaa ymmärtämään sekä omia että muiden vuorovaikutustapoja.

Jokainen ihminen sekä valitsee huomion kohteensa että antaa vastaanottamilleen viesteille oman yksilöllisen merkityksen. Kiinnitämme huomiota erityisesti niihin asioihin, jotka kiinnostavat meitä jo entuudestaan. Havaitsemme meitä myönteisesti arvioivat viestit, mutta kritisoivat tai omien arvojemme ja mielipiteidemme kanssa ristiriidassa olevat ajatukset mieluummin sivuutamme.

Emme myöskään reagoi kaikkeen, mitä ympärillämme tapahtuu, vaan elämme ikään kuin omassa tietoisuuskuplassamme. Tietoista havainnointia haittaavat sekä ulkoiset viestinnän häiriöt että jatkuvasti esiin ponnahtavat omat ajatuksemme ja tunteemme, joiden ilmaantumista ja sisältöä emme pysty ohjailemaan. Nämä heikentävät kykyämme tarkkailla maailmaa tietoisuuskuplamme ulkopuolella. Yksittäistä asiaa uppoutuneesti pohtiva ihminen ei juuri huomaa ympäristön tapahtumia, vaikka lahkeet syttyisivät palamaan. Kiireen keskellä myös monet sinänsä kiinnostavat ja tärkeät sähköpostit jäävät avaamatta.

Me myös tulkitsemme vastaanottamiamme viestejä oman sisäisen maailmamme pohjalta. Sanat tai edes numerot eivät tarkoita kaikille samaa. Niinkin yksiselitteiseltä vaikuttava asia kuin jokin numeroarvo muuttuu lähemmin tarkasteltaessa epätarkaksi. Onko numero 4 hyvä vai huono arvosana todistuksessa? Asian voi ratkaista vasta, kun on saanut lisää informaatiota käytettävästä asteikosta ja arvosteluperusteista.

Meihin vaikuttavat myös sanattomat (non-verbaaliset) viestit, kuten hajut, värit, musiikki sekä toisten ihmisten eleet ja asennot. Emme käsittele näitä viestejä tietoisesti, vaan ne välittyvät suoraan alitajuntaamme. On mahdollista, että keräämme paljon enemmän informaatiota ympäristöstämme kuin mitä tiedostamme. Tätä oletusta tukevat monet autistiset ihmiset, joilla on poikkeava kyky hallita suuria informaatiomassoja. He saattavat muistaa ulkoa kokonaisia puhelinluetteloita tai osata kaikkien Euroopan junien aikataulut. Suurta huomiota on herättänyt autistinen taiteilija Stephen Wiltshire, joka pystyy muutaman silmäyksen perusteella piirtämään käsittämättömän tarkkoja kuvia suurkaupunkien kaupunkikuvasta, rakennusten yksityiskohtia ja koristeita myöten.

Esimiehen vuorovaikutustaidot kehityskohteena

Meidän ei ole aina helppoa nähdä, miltä vaikutamme muiden silmissä. Esimiehen vuorovaikutustaidot ovat monimutkainen kokonaisuus, ja me arvioimme helposti omaa toimintaamme toisin kuin miten muut meidät näkevät. Saatamme esimerkiksi kokea arvostavamme työntekijöitämme, mutta he eivät huomaa tätä, koska emme osaa ilmaista siitä heille niin, että viesti menisi perille. Omista viestintä- ja vuorovaikutustaidoista kannattaakin pyytää arvioita läheisimmiltä työkavereilta.

Onneksi myös esimiehen vuorovaikutustaidot ovat taitoja, joita voi kehittää, vieläpä suhteellisen nopeasti. Puhetaito kehittyy ajattelemalla ja puhumalla, kirjoitustaito kirjoittamalla. Sama koskee myös esimerkiksi viestintää sosiaalisessa mediassa, jossa vallitsevat omanlaisensa viestinnän lait.

Assertatiivinen eli vaikuttava puhe tarkoittaa kykyä ilmaista itseään täsmällisesti ja jämäkästi, mutta rakentavasti ja keskustelukumppani huomioiden. Kyse on pohjimmiltaan klassisista retorisista taidoista.

Esimies joutuu tämän tästä lausumaan eri tilaisuuksissa muutaman sanan. Puhetaitojaan voi helposti kehittää valmistamalla etukäteen esimerkiksi kolme muutaman minuutin pöytäpuhetta. Tervetuliaispuhe, onnittelupuhe sekä kohtelias kiitospuhe riittävät useimpiin tilanteisiin.

Puheita voi harjoitella etukäteen peilin edessä ja syventää sitten osaamistaan pyytämällä perhejuhlissa rohkeasti puheenvuoroja. Ujokin ihminen voi varsin pienellä vaivalla saavuttaa mainetta hyvänä juhlapuhujana, koska puheenpitäjistä ei yleensä ole ylitarjontaa. Kerran hyvin laadittua puhetta ei tarvitse vaihtaa, mutta sitä voi kokemuksen karttuessa värittää uusilla huomioilla ja sutkautuksilla. Ahkera harjoittelu tuottaa nopeasti erinomaisia tuloksia.

Kirjoitustaito näyttää olevan heikkenemässä some- ja pikaviestikulttuurin paineessa. Ammatillisen tekstin tuottamisen taitojaan kannattaa ylläpitää ja terävöittää, sillä valtaosa organisaatioviestinnästä tapahtuu kirjallisessa muodossa. Kieliopin kertaaminen ja erityisesti sen tiedostaminen, kenelle on viestiä kirjoittamassa, auttavat vaikuttavan tekstin tuottamisessa. Oman sanoman kiteyttäminen ja yleiskielinen ilmaisu tehoavat usein parhaiten, ellet sitten tietoisesti halua hämmästyttää kuulijoitasi omalla sivistyssana- tai ammattislangiosaamisellasi.

Vuorovaikutus edellyttää myös hyviä kuuntelutaitoja. Vuorokuuntelu onkin erinomainen termi kuvaamaan vuorovaikutuksen syvintä olemusta. Aktiivinen kuuntelu on sekin taito, jota voi kehittää ja jota oppii kuuntelemalla. Valitettavasti meillä on usein niin paljon sanottavaa, ettemme ehdi pysähtyä kuuntelemaan keskustelukumppanimme ajatuksia. Tällöin menetämme paitsi ne ajatukset joita hän kertoo, myös syvemmän yhteyden keskustelukumppanimme sisäiseen maailmaan.

Kaikki esimiehet eivät ole kovin kiinnostuneita vuorovaikutustaitojensa kehittämisestä. Tämä on hämmentävää, mutta avaa samalla erinomaisia tilaisuuksia niille esimiehille, jotka ovat tunnistaneet viestintätaitojen kriittisen merkityksen ihmisten johtamistyössä.

Jaa