Millainen on motivoiva etäpalaveri? Ota nämä asiat huomioon suunnittelussa

Etäkokoukset tulevat monilla jo korvista ulos. Osa on nähnyt työkavereita viimeksi maaliskuussa. Osa taas on vaihtanut koronakriisin aikana työpaikkaa, eikä ole nähnyt uusia kollegoitaan kertaakaan muuten kuin videokuvan välityksellä, jos edes siten.

Eikä tilanne ole hetkeen muuttumassa. On siis parasta tehdä asiat mahdollisimman mukaviksi koko tiimille niissä puitteissa, jotka käytössä ovat. Myös etäpalaveri voi olla toimiva ja tehokas, yhtä lailla kuin läsnäolopalaveri voi olla turhauttava ja ajanhukalta tuntuva.

Perusasiat kuntoon

Oli kokous järjestetty missä muodossa tahansa, perusasiat on syytä laittaa kuntoon ensimmäiseksi:

Tarkoitus. Mikä palaverin tavoite on? Onko sillä ehkä tarkoitus saada aikaan uusia ideoita, katsastaa tilanne, tehdä päätöksiä tai parantaa tiimin yhteishenkeä?

Vasta tavoitteen perusteella voi alkaa pohtia, millainen hyvä palaveri olisi. Yhdelle kokoukselle ei kannata änkeä liian montaa tavoitetta, yksi riittää. Joskus niitä voi asettaa useammankin, mutta kovin montaa erilaista tarkoitusta ei kannata olla.

Etukäteen mietitty agenda. Agendaa ei kannata alkaa rakentaa vasta palaverissa, vaan se on mietittävä etukäteen. Myös osallistujille se kannattaa toimittaa etukäteen.

Hyvä valmistautuminen. Sen lisäksi, että vetäjä valmistautuu, myös osallistujille pitää antaa mahdollisuus valmistautumiseen. Mitä heiltä odotetaan? Halutaanko heidän pitävän video päällä? Toivotaanko osallistujilta ajatuksia ja mielipiteitä enemmänkin, vai käydäänkö kokouksessa läpi lähinnä ilmoitusluontoisia asioita?

Kuuntelutaidot. Jos palaverin on tarkoitus olla vuorovaikutteinen, täytyy jättää tilaa sille, että myös vetäjä kuuntelee muiden näkemyksiä. Agenda ei voi olla niin täynnä, ettei keskustelulle jää aikaa.

Oikeat ihmiset paikalle. Palaverissa istuminen on kallista. Jos paikalle pyydetään ihmisiä, joille kokous ei ole hyödyllinen, se paitsi turhauttaa lähes kaikkia, on myös yrityksen näkökulmasta rahanhaaskausta.

Tehokas puheenjohtajuus. Jonkun täytyy johtaa palaveria. Sen ei tarvitse välttämättä olla esimies tai tiiminvetäjä, mutta puheenjohtajuus on hoidettava huolella.

Etäpalaveri voi johtaa väärinkäsityksiin

Kun palaverin perusasiat laitetaan kuntoon, päästään jo melko pitkälle. Etäpalaveriin liittyy kuitenkin erityispiirteitä, joihin kannattaa kiinnittää huomiota:

Varmista etukäteen, että tekniikka toimii – ja varmista se vielä uudelleen.

Etäviestinnässä tulkitsemme viestit helposti väärin.

Joku osallistuja saattaa esimerkiksi olla pitkään hiljaa. Tavallisessa kokouksessa hiljaisuus on normaalia eikä siihen kiinnitetä huomiota, mutta etäpalaverissa saatetaankin tulkita, ettei henkilöä kiinnosta, hän on tyly tai tekee jotain muuta. Kameran välityksellä asiat näkee helposti väärin.

Varsinkin etäpalaverissa on tärkeää kertoa ääneen, mitä ajattelee, mitä odottaa toisilta, mikä tilanne on ja mitä seuraavaksi tapahtuu. Omista ajatuksista kannattaa puhua mieluummin liikaa kuin liian vähän ja auttaa samalla muita välttämään väärinymmärryksiä.

Videokuva lisää vuorovaikutteisuutta, mutta saattaa kuormittaa.

Kun ihminen laittaa kameran päälle, hän tiedostaa alitajuisesti, että joku vahtii. Se saattaa turhaan viedä energiaa pois olennaisesta. Jos tavoitteena on tutustuminen, video on hyvä. Joka kerta se ei kuitenkaan ole välttämätön. Kannattaa siis miettiä tarkoin, milloin videon käyttö on paikallaan ja milloin ei.

Muista myös, ettei työnantaja voi velvoittaa työntekijöitä pitämään videota päällä etäpalavereissa.

Multitaskaaminen ei kuulu palaveriin. Monen asian tekeminen samaan aikaan kuormittaa turhaan ja heikentää tekemisen laatua. Puhukaa yhdessä pelisäännöistä, joita kaikkien pitäisi palaverien aikana noudattaa. Saako samaan aikaan lukea esimerkiksi sähköposteja?

Tunne itsesi ja tiimisi. Etäpalaveri on huomattavasti helpompi suunnitella, kun tietää, miten itse reagoi esimerkiksi kameran päällä olemiseen. Mitä paremmin taas tuntee omaa tiimiään, sitä sujuvampaa vuorovaikutus on etänäkin.

Etäpalaveri motivaatiotekijöiden näkökulmasta

Yksi tapa tutustua tiimiläisiin on yksilöllisten motivaatiotekijöiden kartoittaminen. Esimerkiksi Reiss Motivaatioprofiili selvittää 16 perustarpeen kautta, mikä ihmistä motivoi, innostaa ja turhauttaa.

Jokaisella on samat perustarpeet, mutta niiden vahvuus vaihtelee yksilöittäin. Suurimmalla osalla meistä tarpeet ovat jossain ääripäiden välillä, mutta ääripäät auttavat hahmottamaan sitä, kuinka eroamme toisistamme.

Esimerkiksi näillä tarpeilla on merkitystä etäpalaverin kannalta:

Sosiaalisten kontaktien tarve

Henkilö, jolla tarve on matala, tarvitsee vain vähän muiden seuraa ja saa yksinolosta voimaa.

Henkilö, jolla tarve on korkea, tapaa mielellään paljon erilaisia ihmisiä, nauttii yhteisestä ajanvietosta ja saa siitä energiaa.

Huomioi palavereissa:

• Palaverien määrä ja kesto
• Osallistujamäärä (1:1 vai koko tiimi)
• Jutustelun määrä palaverissa
• Keskustelun tasapuolisuus ja vastuunjako – kuinka saada myös hiljaisempien ääni kuuluviin?

Valta

Henkilö, jolla tarve on matala, on mielellään muiden johdettavana. Hän ei halua tehdä päätöksiä muiden puolesta, vaan pyrkii yhteisiin ratkaisuihin.

Henkilö, jolla tarve on korkea, haluaa vaikuttaa muihin ja johtaa heitä. Hän ottaa mielellään vastuuta ja haluaa saada asioita aikaan.

Huomioi palavereissa:

• Kaipaavatko osallistujat selkeitä ohjeita vai vaikutusmahdollisuuksia?
• Onko etenemistahti sopiva?
• Kenelle kannattaa antaa enemmän vastuuta ja haastavampia tehtäviä?

Riippumattomuus

Henkilö, jolla tarve on matala, haluaa olla osa yhteisöä ja luottaa toisten apuun. Hän nauttii tiimityöstä ja on siinä parhaimmillaan.

Henkilö, jolla tarve on korkea, arvostaa henkilökohtaista vapautta. Hän haluaa toimia omalla tavallaan ja ilman muiden apua.

Huomioi palaverissa:

• Palaverien määrä ja kesto
• Vaatimukset yhteistyölle – miten varmistetaan kollektiivinen älykkyys?
• Miten varmistetaan, että työjälki on laadukasta? Tarvitseeko joka asiasta järjestää etäpalaveri, vai riittäisivätkö esimerkiksi kommenttikierrokset ja jaetut dokumentit?

Aktivoiva etäpalaveri

Jos etäpalaverissa on tarkoitus saada aikaan keskustelua ja ajatusten pallottelua, mutta epäilet, etteivät osallistujat ole puheliaimmasta päästä, valmistaudu palaveriin erityisellä huolella:

• Selkeytä tavoitteet: Miksi palaveri pidetään?
• Tee osallistuja-analyysi: Kenelle puhun? Mikä on heille olennaista? Miten minun kannattaa mukauttaa omaa toimintaani?
• Suunnittele ja rajaa sisältö: Mihin aika riittää? Minkä jätän seuraavaan kertaan?
• Valmista materiaalit: Mitä tarvikkeita tai materiaaleja tarvitsen sisällön tueksi?
• Kutsu osallistujat: Jaa kokouksen agenda ja kerro, mitä osallistujilta odotat ja kuinka toivot heidän valmistautuvan

Pidä palaverin sisältöä suunnitellessasi mielessä ihmisen keskittymiskyvyn rajallisuus. Se korostuu etenkin etäpalaverissa, jossa huomio voi harhailla helposti pois tietokoneen ruudulta.

Tutkimusten mukaan ihminen jaksaa kuunnella samanlaista esitystä keskittyneesti 16 minuuttia. Palastele sisältö niin, että asiasisällöt tulevat esimerkiksi vartin pätkissä, joiden välillä tehdään jotain muuta.

Osallistujien aktivoinnissa auttaa, kun ihmisiä puhuttelee heidän omilla nimillään. Voit esimerkiksi pyytää mielipidettä järjestelmällisesti jokaiselta osallistujalta. On myös aivan eri asia sanoa ”onko kenelläkään kysyttävää?” kuin ”Jaana, mitä mieltä sinä olet?”

Jos osallistujat eivät halua pitää etäpalaverissa kameraa päällä, mutta videoyhteys olisi mielestäsi hyödyllinen, voit koettaa motivoida osallistujia siihen. Kerro heille, miksi kuvan pitäminen päällä olisi mielestäsi tarpeellista. Jotkut eivät välttämättä edes mieti asiaa sen kummemmin, mutta kun hyödyt tuodaan esiin, he laittavat videon päälle mielellään.

Jaa