Strategian johtaminen on päivittäistä työtä – miten saadaan jokainen osallistumaan?

Esimiehen arki näyttää koostuvan usein lähinnä päivittäisten ongelmien ratkaisemisesta siinä järjestyksessä kuin ne sattuvat ilmaantumaan. Tämä ei kuitenkaan yksin riitä, sillä esimiestyössä on kyse muustakin kuin vain tulipalojen sammuttamisesta.

Strategialähtöiseen esimiestyöhön kuuluu myös oman organisaation toiminnan ohjaus ja kehittäminen vastaamaan strategiassa määriteltyjä toiminnan painopisteitä ja muutostavoitteita. Strategian johtaminen on siis olennainen osa esimiehen työtä.

Strategian johtaminen

Jotta strategian johtaminen todella onnistuisi, jokaisen työntekijän organisaation jokaisesta yksiköstä pitäisi päästä vaikuttamaan siihen.

Tällöin strategia lähtee usein – hyvin kiteytettynä – etenemään ylimmältä johdolta syvemmälle organisaatioon. Strategiaa käsitellään ensin yksikkötasolla: kussakin yksikössä mietitään, miten strategiset linjaukset vaikuttavat sen toimintaan, tavoitteisiin ja toiminnan kehittämisen painotuksiin.

Yksikkötason käsittelyn jälkeen strategia esitellään tiimitasolle. Kukin tiimi pohtii, mitä strategiakauden painopisteet ja muutostavoitteet tarkoittavat sen toiminnalle ja kehittämiselle.

Tiimitason käsittelyn jälkeen strategia jalkautetaan vielä jokaisen työntekijän henkilökohtaiseksi strategiaksi. Jokainen työntekijä voi esimerkiksi kirjata ylös omat strategialähtöiset tavoitteensa ja kehityskohteensa.

Tällä tavoin on muodostunut ehjä strategiaketju ylimmästä johdosta yksittäiseen työntekijään. Malli vahvistaa strategian ohjaavaa vaikutusta päivittäiseen toimintaan ja ehkäisee useiden eri strategioiden toteuttamisen päällekkäin.

(Monissa organisaatioissa tosin noudatetaan samanaikaisesti useampaa kuin yhtä strategiaa. Yksiköt kilpailevat herkästi keskenään ja yrityksen kokonaisetu unohtuu.)

Seuraava vaihe on strategian jalostuminen. Toimivassa strategiamallissa yksittäinen henkilöstö pystyy osallistumaan strategian jalostamiseen.

Yksittäisten työntekijöiden oman pohdinnan tulokset kootaan ensin yhteen tiimin yhteiseksi näkemykseksi. Näin tiimi voi sitoutua strategian toteutukseen, mutta kertoa samalla, millaiset resurssit tarvitsee onnistuakseen työssä. Tiimi ottaa myös kantaa siihen, millaisia asioita strategian jalostamisessa ja toteuttamisessa pitäisi ottaa huomioon. Ne kysymykset, joihin tiimillä ei ole päätösvaltaa, se vie huolellisesti kirjattuna ja perusteltuna ylöspäin organisaatiossa.

Seuraavaksi strategiaa käsitellään yksikkötasolla, jossa strategiaprosessiin liitetään yksikkötason näkökulmat ja kehittämisehdotukset. Tämän jälkeen strateginen suunnitelma palaa johtoryhmän käsittelyyn. Johtoryhmä käy ehdotukset läpi ja kommunikoi aktiivisesti muun henkilöstön kanssa päätöksistään ja niiden perusteluista.

Parhaimmillaan strategia ohjaa kaikkea toimintaa

Strategian johtaminen on aiheuttanut päänvaivaa iät ja ajat. Tutkimuksissa on pohdittu sitä, pitääkö strategia suunnitella pelkästään johdon toimesta (top down) vai hyödyntää organisaation tietoa ja osaamista jonkinlaisella ”bottom up” -mallilla. Edellä kuvattu implementointimalli yhdistää molemmat näkökulmat ja johtaa parhaimmillaan elävän strategian syntymiseen. Kannattaa pitää mielessä, että jokainen organisaatio on omanlaisensa, ja mallia kannattaakin tarvittaessa muokata omiin tarpeisiin paremmin sopivaksi.

Hyvin johdettu strategiaprosessi vahvistaa johdon ja henkilöstön välistä vuorovaikutusta ja auttaa samalla johtoa organisaation strategisessa johtamisessa. Parhaimmillaan strategia ohjaa organisaation kaikkea päivittäistä toimintaa. Yrityksessä ei pitäisi tehdä mitään sellaista, mikä ei edistä valittua strategiaa.

Strategiaprosessi on parhaimmillaan jatkuvasti elävä prosessi, jonka avulla strategia kehittyy kokemusten karttuessa. Toimiva strategiamalli edellyttää sitä, ettei johto suunnittele strategiaa yksityiskohtia myöten valmiiksi, vaan keskittyy päättämään suurista linjoista (Mitä tehdään?).  Organisaatiolle jää tällöin mahdollisuus vaikuttaa strategiaan ja sen toteuttamistapoihin (Miten tehdään?).

Strategian johtaminen vaatii kauden aikana useita implementointi- ja jalostuskierroksia. Tämä takaa, että strateginen suunnitelma sopeutuu toimintaympäristön muutoksiin, joita varmasti tulee vastaan.

Johdon tehtävänä on huolehtia siitä, että organisaation käytössä on jatkuvasti paras saatavilla oleva informaatio ja parhaat analyysit. Analyysien tekemistä ei voi keskittää vain strategisen suunnittelukauden alkuun ja pitää sitten parin vuoden tauko. Samoin strategisen johtamisprosessin (strategian toteutus ja jalostaminen) tulee olla jatkuvaa toimintaa, jossa prosessi pyörii johdon ja henkilöstön kesken pysähtymättä. Uusien kierrosten kautta strategia syvenee ja jalostuu.

Strategian johtaminen epäonnistuu usein

Strategiakytkentä on tärkeää esimiestyön laadun kannalta. Organisaation strategia jää kuitenkin liian usein vain pelkiksi korulauseiksi, ilman vahvaa ohjaavaa vaikutusta organisaation päivittäiseen toimintaan.

Miten keskijohto voi toteuttaa strategista suunnitelmaa, jonka sisällöstä sillä ei ole käsitystä?

Ausrine Silenskyte Vaasan yliopistosta tutki viime syksynä ilmestyneessä väitöskirjassaan, miksi moni strategia jää vain pintatasolle. Hän tuli samaan johtopäätökseen kuin tässä kirjoituksessa aiemmin esitelty strategiaprosessin mallikin viittaa: onnistunut strategia käy läpi jokaisen työntekijän niin, että myös hänen tavoitteensa otetaan huomioon.

”Tutkimus paljastaa, että työntekijät voivat toimia strategisesti ilman tarkkaa ohjeistusta tai tietämättä strategian yksityiskohtia, jos tietyt ehdot täyttyvät. Eli yhtä tärkeää kuin tehdä hyviä strategioita selkeine tavoitteineen ja viestiä niistä, on selvittää työntekijöiden henkilökohtaiset toiveet ja tarpeet sekä luoda tunne, että organisaatio kyllä auttaa ihmisiä saavuttamaan nämä henkilökohtaiset sitoumukset”, Silenskyte sanoo.

Silenskyten tutkimuksen mukaan organisaatioiden ylin johto tapaa uskoa, että vain suorituspohjainen kulttuuri ja strategisten tavoitteiden vahva painottaminen johtaa strategian onnistuneeseen toteutukseen. Keskijohto, projektipäälliköt ja asiantuntijat taas kokevat usein ylimmän johdon asettamiin strategisiin suunnitelmiin ja tavoitteisiin liittyviä vaikeuksia.

Mitä keskijohtoon kuuluva esimies voi itse tehdä?

Esimiehen kannattaakin pyrkiä aktiivisesti käynnistämään strategiakeskustelua oman esimiehensä kanssa ja pohtia omalta kohdaltaan myös pitemmän ajanjakson haasteita ja tavoitteita. Ylimmällä johdolla on usein vaikeuksia kiteyttää organisaation strateginen suunnitelma keskijohdon operationaalisia tarpeita vastaavaksi selkeäksi toimintaohjeeksi. Kiteytystyö jääkin usein keskijohdon vastuulle. Esimiehen kannattaa kuitenkin pyrkiä varmistamaan, että hänen omat tulkintansa strategiasta ovat mahdollisimman yhdenmukaisia ylimmän johdon aivoitusten kanssa.

Strategiakeskusteluun ei aina tahdo löytyä aikaa. Edelleen törmää usein myös asenteisiin, että strateginen ajattelu kuuluu vain ylimmälle johdolle ja keskijohdon tehtävänä on pelkästään toteuttaa tehdyt päätökset. Mutta miten keskijohto voi toteuttaa strategista suunnitelmaa, jonka sisällöstä sillä ei ole käsitystä?

Oman tiimin osallistaminen strategiaprosessiin vahvistaa esimiehen johtamisvoimaa. Koko tiimin yhteisen pohdinnan tulokset antavat esimiehelle vahvan selkänojan keskusteluun ylemmän johdon kanssa.

Jos keskustelu strategiasta oman esimiehen kanssa ei ota luonnistuakseen, seuraavista kysymyksistä voi olla apua:

• Mitkä ovat seuraavan strategiakauden painopistealueet sekä taloudellisesti että toiminnallisesti?
• Miksi näihin valintoihin on päädytty?
• Mitkä ovat tärkeimmät koko yritykseen kohdistuvat muutospaineet?
• Millaiset kehitystrendit ovat näiden muutospaineiden taustalla?
• Mitä muutoksia strategian toteutuminen edellyttää koko organisaation tasolla ja johtamasi yksikön tasolla?
• Miksi juuri nämä muutostavoitteet ovat tärkeitä?
• Millaisia ohjeita annat oman tiimini toiminnan ohjaamiseen?
• Miten ja milloin arvioimme, onko tiimini onnistunut strategian toteuttamisessa?
• Milloin voimme palata keskusteluun uuden strategian aiheuttamista resurssitarpeista ja strategian tuottamista kehitysehdotuksista?

Jaa