Miten ristiriidat työpaikalla ratkaistaan rakentavasti?

Työyhteisöä, jossa ei ole ollenkaan ristiriitoja, ei ole olemassa. Ristiriidat lähtevät työpaikalla usein liikkeelle huonosta tai liian vähäisestä vuorovaikutuksesta. Niitä pahentavat erilaiset olettamukset, voimakkaat ja virheelliset tulkinnat sekä näistä syntyvät väärinkäsitykset, joita ei syystä tai toisesta selvitetä ja käsitellä.

Ristiriitatilanteet eivät ole helppoja – lähijohtajan näkökulmasta ne voidaan jakaa haastaviin sekä vielä haastavampiin. Vähemmän haastavia ovat yleensä ne ristiriidat, joissa osapuolilla on yhtenevä näkemys ristiriidan aiheesta. Se voi olla esimerkiksi jokin työpaikalla tapahtuva muutos. Tällaisia selkeitä ristiriitatilanteita on usein helpompi ratkaista kuin sellaisia ongelmia, joiden syyt jäävät epäselviksi.

Haastavammissa ristiriidoissa on usein epäselvää, mikä konfliktin aiheuttaa. Ristiriidassa voi olla myös mukana useita osapuolia. Epäselvät ristiriidat ovat usein seurausta siitä, että konfliktitilanne ajautuu liian tunnevaltaiseksi tai on jatkunut liian pitkään. Kun tunteet astuvat peliin, rationaalinen ajattelu ja argumentointi joutuvat usein väistymään. Ristiriitoja vaikeuttaa usein myös se, että ihmiset eivät kerro todellisia ajatuksiaan.

Ristiriitoja vaikeuttaa usein myös se, että ihmiset eivät kerro todellisia ajatuksiaan.

Ristiriidat eivät ole pelkästään negatiivinen ilmiö, vaan jokaisen yksilön ja organisaation kehittymisen edellytys. Lähtökohtaisesti erilaiset näkemykset ovat rikkaus, kunhan niitä osataan käsitellä rakentavasti.

Mistä ristiriidat työpaikalla syntyvät?

Ihmiset ovat keskenään erilaisia niin motivaatiotekijöiltään, toimintatavoiltaan kuin tavoitteiltaan. Erilaisuus aiheuttaa toisinaan yhteentörmäyksiä, jotka voivat kilpistyä konflikteiksi. Yhteistyö työyhteisössä saattaa takkuilla myös esimerkiksi erilaisten tavoitteiden tai luottamuspulan vuoksi.

Rekrytointiyhtiö Atlas Staffing on listannut erityyppisiä ristiriitoja työpaikalla:

Työtehtävistä johtuvat ristiriidat. Tällaiset ristiriidat kehkeytyvät usein eri yksiköissä tai tiimeissä työskentelevien henkilöiden välille ja johtuvat usein kehnosta tiedonkulusta, jolloin jonkin tehtävän hoitaminen vaikeutuu. Esimerkiksi kirjanpitäjä ei voi hoitaa työtään kunnolla, jos tietty henkilö toimittaa raporttinsa jatkuvasti myöhässä.

Ongelmaan auttaa usein roolien, vastuiden ja aikataulujen läpikäyminen ja selkiyttäminen sekä tehtävänjako. Jos joku on niin kiireinen, ettei ehdi kirjata raporttia valmiiksi, voiko osan hänen tehtävistään jakaa muille?

Johtamisesta aiheutuvat ristiriidat. Jokaisella johtajalla on oma johtamistyyli. Tyylierot voivat kuitenkin aiheuttaa organisaatioissa epävarmuutta ja ristiriitoja. Ongelmien ehkäisemiseksi organisaatiossa on hyvä sanoittaa ja tuoda esiin ihmisten erilaisuutta – yhden persoonan vuorovaikutus- ja johtamistavat voivat erota toisesta huomattavasti. Johtajan pitäisi olla tietoinen omasta johtamistyylistään ja siitä, kuinka se vaikuttaa työyhteisöön – sekä osata säädellä sitä tarvittaessa. Persoonallisuusprofilointi auttaa ymmärtämään paremmin sekä itseä että muita, jolloin erilaisuus alkaa näyttäytyä rikkautena.

Työskentelytapojen eroista johtuvat ristiriidat. Kuten johtamistyylejä, myös työskentelytyylejä on erilaisia. Toiset ratkovat mielellään ongelmia yhdessä kun toiset työskentelevät mieluummin yksin. Toisille riittää tehtävän suorittamiseen lyhyt briiffi, toiset haluavat yksityiskohtaisen ohjeistuksen. Jotkut tekevät työnsä aina huomattavasti ennen deadlinea, kun toiset saavat enemmän aikaan silloin, kun alkaa olla jo hiukan kiire.

Myös näiden ristiriitojen ratkaisuun auttaa kollegoiden syvällinen tunteminen ja erilaisuuden sanoittaminen. Kaikkien on hyvä myös ymmärtää, että yhteistyö tarkoittaa toisinaan sitä, että omista tavoista on joustettava.

Persoonallisuuseroista johtuvat ristiriidat. Aina ei ole kyse pelkästään erilaisista työskentelytavoista tai itsestä hassulta tuntuvasta johtamistyylistä. Kohtaamme jokainen toisinaan henkilöitä, joista emme pidä – ja joskus se sattuu olemaan kollega.

Yhteistyö voi helpottua sillä, että koettaa pitää mielessä, etteivät omat oletukset epämiellyttävältä tuntuvasta henkilöstä välttämättä vastaa todellisuutta. Sekään, että joku on tehnyt ikäviä asioita aiemmin, ei vielä tarkoita, että hän tekisi niitä jatkossa.

Jos joku esimerkiksi kiilaa törkeästi eteesi moottoritiellä, pidät häntä luultavasti idioottina. Entä, jos hänellä onkin kova kiire viemään lasta lääkäriin tai vaikkapa hirvittävä vessahätä? Syy ei muuta sitä, etteikö kiilaus olisi edelleen sinua kohtaan törkeästi tehty. Yksittäinen teko ei kuitenkaan määritä, millainen henkilö todellisuudessa on.

Syrjintä. Erilaiset häirintä- ja syrjintätapaukset ovat työpaikalla syntyvien konfliktien vakavimpia muotoja. Ne vaativat nopeaa puuttumista. Jos tällaisia ristiriitoja ilmenee, organisaation on hyvä tuoda korostetusti esiin ennakkoluulottomuutta, hyväksyntää ja ymmärrystä.

Ideoista johtuvat ristiriidat. Uusien asioiden ja kehitysehdotusten ideointikin voi toisinaan kärjistyä, kun kilpailevat näkemykset kohtaavat. Jos suunnittelupalavereissa syntyy ristiriitoja, ne kannattaakin hyödyntää siihen, että ideasta työstää vielä paremman tai kokonaan uuden yhdistelemällä kilpailevia ideoita keskenään.

Ristiriitojen rakentava ratkaiseminen

Hyvän lähijohtajan on osattava pitää puolensa ja uskallettava kohdata ristiriitoja ja konfliktitilanteita. Taitava johtaja pystyy ratkaisemaan työpaikalla ilmenevät ristiriidat rakentavasti, mutta myös jämäkästi silloin, kun koko tiimin etu sitä vaatii.

Ristiriitojen käsittelyssä kannattaa käyttää ratkaisukeskeistä lähestymistapaa. Se painottaa myönteisyyttä, ihmisten omien voimavarojen tukemista ja tulevaisuuteen suuntaamista ongelmissa vellomisen sijaan. Ratkaisukeskeisyys perustuu näihin periaatteisiin:

1. Ongelmista tavoitteiksi – huomio suunnataan ongelmien sijaan siihen, mitä toivotaan.
2. Selvitetään ja lisätään sitä, mikä toimii – jos jokin ei toimi, tehdään toisin.
3. Keskitytään vahvuuksiin ja voimavaroihin – suunnataan huomio aikaisempiin onnistumisiin ja taitoihin.
4. Pienikin edistysaskel on merkki oikeasta suunnasta – niitä vahvistetaan ja niihin kannustetaan.
5. Arvostus ja tasaveroinen yhteistyö
6. Myönteisyys, luovuus ja huumori keskustelussa
7. Vaihtoehtoisten ratkaisujen hyväksyminen

Ratkaisukeskeinen lähestymistapa saattaa ratkaista hyvinkin hankalat ristiriidat työpaikalla. Samalla työkulttuuri voi sen avulla muuttua myönteisempään suuntaan. Ristiriitatilanteen purkaminen alkaa yleensä parhaiten avoimilla kysymyksillä: mitä, miten, milloin? Alussa kannattaa kuitenkin varoa kuka- ja miksi-kysymyksiä.

Myös omien ja toisten vuorovaikutustapojen tunnistaminen auttaa. Ota avuksi esimerkiksi kehittämämme Minun käyttöohje -harjoitus.

Onnistunut ongelmanratkaisu voi edetä seuraavasti:

1. Kuuntele tarkkaan ongelma ja pyri ymmärtämään sitä tarkentavien kysymysten avulla (Kertoisitko lisää? Mitä tilanteessa tarkalleen ottaen tapahtui?)
2. Selviytymiskysymykset kartoittavat nykytilaa (Miten olet selviytynyt ongelman kanssa tähän asti? Mikä on auttanut erityisesti? Miten olet selvinnyt aiemmin vastaavissa tilanteissa?)
3. Hahmottele tavoitetilaa (Miten toivoisit asian olevan jatkossa? Mikä olisi riittävän hyvä tilanne?)
4. Etsikää yhdessä jo tapahtuneita onnistumisia ja myönteisiä poikkeuksia (Milloin ongelmaa ei esiinny? Mitkä asiat ovat silloin eri tavalla? Miten olet saanut tilanteen aikaan?)
5. Etsikää ratkaisua (Mitä jatkossa kannattaisi tehdä? Millaisia ratkaisuja tilanne mielestäsi vaatii? Mikä on tärkein ja kiireellisin toimenpide? Kenen apua tarvitaan?)

Hyvin ratkaistut ristiriidat voivat johtaa moniin positiivisiin muutoksiin työpaikalla. Ne voivat tuottaa uusia hyviä ideoita, auttavat ymmärtämään toisia paremmin sekä kehittävät ihmisten välisiä suhteita.

Jaa