Taitava muutosjohtaminen takaa hankkeen onnistumisen!
Työelämä (ja maailma) muuttuu koko ajan, joten myös organisaatioiden on uudistuttava. Vaikka maailma on tällä hetkellä melkoisessa myllerryksessä, monet tutkijat ennustavat muutosnopeuden edelleen kasvavan, muun muassa digitalisaation vaikutuksesta. On selvää, että organisaatio, joka pystyy toteuttamaan muutoshankkeensa suunnitelman mukaan, päihittää ne kilpailijansa, jotka eivät osaa johtaa muutoshankkeitaan kunnolla.
Muutosjohtaminen kuuluu tänä päivänä jokaisen lähijohtajan arkeen. Kyse voi olla organisaatiomuutoksesta, uuden tietojärjestelmän käyttöönotosta, tuotantotekniikan muutoksista, palveluihin ja tuotteisiin liittyvistä toimintatapamuutoksista, tiimiorganisaation rakentamisesta tai vaikkapa vain uusiin toimitiloihin muuttamisesta. Kaikki nämä kuormittavat organisaatiota ja asettavat melkoisia haasteita muutosjohtamiselle. Muutostavoitteet on kyettävä saavuttamaan kuormittamatta organisaation päivittäistä toimintakykyä liikaa.
Muutosjohtaminen edellyttää lähijohtajalta monenlaisia taitoja ja oman roolin ymmärtämistä. Muutoshanke henkilöityy usein muutosjohtajaan, jonka odotetaan toimivan monessa roolissa – hänen pitää samanaikaisesti olla muutoksen suunnittelija, käynnistäjä, innostaja, tukija, seuraaja, haastaja, rohkaisija, ohjaaja, resurssien varmistaja, ison kuvan katsoja ja vaikka mitä. Liian romantisoitu näkemys sankarijohtajasta ei kuitenkaan ole kovin hedelmällinen lähtökohta muutoksen johtamiselle, sillä muillakin osapuolilla on tärkeä rooli muutoksessa. Paraskaan muutoksen mestari ei voi yksin saada aikaan kovin paljoa. Kaikkea ei tarvitse tehdä itse, vaan vastuuta kannattaa delegoida muillekin. Johtamistehtäviä jakamalla voi paitsi keventää omaa työtaakkaansa, myös saada muiden arvokkaita näkemyksiä hankkeen suunnitteluun ja toteutukseen. Muutosjohtajalla tuleekin olla viisautta jakaa johtajuutta silloin, kun sen vastaanottamiseen on valmiuksia ja hanke siitä hyötyy, mutta myös rohkeutta käyttää johtamisoikeuttaan silloin, kun hanke kohtaa vaikeuksia.
Vaikka uskoisimme tiimien ja asiantuntijoiden itseohjautuvuuteen ja johtajuuden jakamiseen, matkanjohtajan harteille jää silti monia tärkeitä tehtäviä ja rooleja, joita voi olla hankala delegoida muille. Vanha väite, että johtajan tehtävänä on tehdä itsensä tarpeettomaksi, ei päde ainakaan muutosjohtajan tapauksessa.
Vaikeasti delegoitavia rooleja ovat esimerkiksi:
- Kommunikaatio. Työntekijät kaipaavat esihenkilönsä kanssa käytävää keskustelua, jossa he voivat yhdessä pohtia sitä, miten muutos vaikuttaa käytännön tasolla heidän työtehtäviinsä ja lähityöyhteisöön. Lisäksi muutosjohtajalle lankeaa yhteyshenkilön rooli. Tehtävään kuuluu toimiminen hubina, jonka kautta viestejä virtaa eri suuntiin. Johdolta henkilöstölle ja henkilöstöltä johdolle, mutta myös osastojen ja tiimien välillä. Asiakkailta ja toimittajilta organisaation jäsenille ja päinvastoin.
- Muutoksen puolustaja. Muutoksen toteutuminen edellyttää sitä, että joku kertoo ymmärrettävästi muutoksen tavoitteet ja perusteet sekä pitää keskustelussa mukana myös muutoshankkeen myönteiset seuraukset. Työntekijät eivät yleensä tarvitse apua muutoksen kielteisten vaikutusten tunnistamiseen, mutta jos muutosjohtaja ei pidä muutoksen myönteisiä puolia mukana keskustelussa, hankkeesta muodostuva kuva muuttuu helposti yksipuolisen kielteiseksi.
- Muutosvastarinnan työstäjä. Eräs keskeinen muutosjohtamistehtävä on muutosvastarinnan työstäminen ja muutoksesta syntyvän epävarmuuden ja pelkojen käsittely ja hälventäminen. Lähijohtaja tuntee oman tiiminsä jäsenet ja heidän mielessään liikkuvat ajatukset yleensä ylintä johtoa paremmin. Täten hän pystyy käymään syvällisempiä keskusteluja muutoksen vaikutuksista henkilöstön työhön ja työympäristöön.
- Muutosvalmentaja ja fasilitoija. Muutos edellyttää uuden ajattelun ja uusien toimintatapojen oppimista. Parhaimmillaan muutosjohtaja toimii valmentajana varmistaen, että jokainen työntekijä saa tarvitsemansa tuen uusien taitojen oppimiseen. Muutosvalmentajan rooli vaatii sekä aikaa että erilaisten fasilitointimenetelmien hallintaa.
- Tukihenkilö vastoinkäymisissä. Harva muutoshanke etenee ilman vastoinkäymisiä, ja kaikkiin muutoshankkeisiin kuuluu välillä myös sinnittelyvaiheita. Tällaisissa tilanteissa muutosjohtajan tehtävänä on tukea työntekijöitään, vahvistaa motivaatiota ja vaimentaa pelkoja työntekijöiden kohdatessa uusia haasteita ja kamppaillessa muutoshaasteiden tuottamien monenlaisten tunteiden kanssa. Muutosjohtajan on myös tärkeä huolehtia henkilöstön jaksamisesta ja motivaation säilymisestä muutoksen melskeissä.
- Työn merkityksen kokemuksen vahvistaja. Muutos haastaa tutun ja turvallisen. Usein se haastaa myös ihmisten tunteen oman työnsä (ja samalla oman itsensä) merkityksestä ja arvostuksesta uudessa tilanteessa. Eräs muutosjohtajan tärkeimpiä tehtäviä onkin pyrkiä huolehtimaan siitä, että jokainen työntekijä voi myös muutosten melskeessä kokea itsensä ja työnsä merkitykselliseksi ja arvostetuksi.
Kokemus osoittaa, että itseohjautuvassa asiantuntijatiimissäkin on monia tehtäviä, joita tiimin jäsenet eivät mielellään ota vastuulleen. Esimerkiksi niukkojen resurssien jakaminen, työnjaon tasapuolisuuden varmistaminen ja sisäisten konfliktien ratkaiseminen jätetään mielellään lähijohtajan vastuulle. Muutoshankkeessa epäselvät ja hankalat, nopeasti ratkaistavat tilanteet lisääntyvät. Yllättävän usein myös itseohjautuvaksi oletetun tiimin jäsenet toivovat esihenkilön tekevän vaikeimmat päätökset ja kantavan niistä vastuun.
Muutosjohtaminen on haastavaa, mutta sen ei kuitenkaan tarvitse olla vaikeaa, ikävää tai mahdotonta. Parhaimmillaan se on innostavaa, motivoivaa ja opettavaista. Muutokseen lähdetään kuitenkin usein liian kevyin eväin ja muutoshankkeista arvioidaan epäonnistuvan jopa 70 prosenttia, koska muutos ei kunnolla ankkuroidu osaksi päivittäistä toimintaa, ihmiset palaavat muutosprosessin päätyttyä vähitellen takaisin vanhoihin toimintamalleihinsa, ja hankkeeseen sidotut resurssit valuvat hukkaan. Arviomme mukaan epäonnistuneisiin muutoshankkeisiin hukataan Suomessa ainakin satoja miljoonia vuositasolla. Korkeatasoiselle muutosjohtamisen valmennukselle on siis tarvetta.
Brikin muutosvalmennus
Muutosjohtaminen vaatii osaamista, joka ei synny itsestään, vaan kehittyy parhaiten laadukkaan valmennuksen tukemana. Muutosvalmennukseen kannattaa panostaa, sillä kyse on investoinnista, joka tuottaa merkittävää kilpailuetua organisaatiollesi ja itsellesi.
Haastavakin muutos on mahdollinen, kunhan siinä huomioidaan ainakin muutoksen toteutumisen kannalta kriittisimmät vaiheet.
Onnistunut muutosjohtaminen vaatii esimerkiksi:
- Ammattitaitoisen muutosjohtamisen merkityksen ymmärtämistä
- Muutosjohtamisen kannalta keskeisten asioiden huomioimista muutosmatkan kaikissa vaiheissa
- Organisaation historian ja sen ainutlaatuisten lähtökohtien huomioimista muutoksen suunnittelussa ja toteutuksessa
- Asioiden, systeemien ja ihmisten tasapuolista huomioimista
- Riittävän muutosenergian luomista muutoskitkan voittamiseksi. Innostava muutosvisio on tarpeen muutoksen käynnistämiseksi ja muutosta vastustavien voimien voittamiseksi
- Johdon sitoutumista hankkeen alusta loppuun asti. Jos jonkin on tarkoitus muuttua, myös johdon on oltava valmis haastamaan omia toimintatapojaan.
Muutosjohtamisen ammattilaisina, olemme tukena muutosmatkallanne ja autamme valitsemaan oikeat matkareitit. Pilvilinnojen maalailun ja teoreettisten prosessimallien sijaan uskomme konkretiaan ja yksilöllisiin ratkaisuihin. Osaamme räätälöidä juuri teidän tarpeitanne vastaavan muutossuunnitelman. Ymmärrämme huolellisen etukäteissuunnittelun merkityksen, mutta myös ketterän kehittämisen periaatteiden arvon. Varmistamme myös, ettei muutos kuormita organisaatiotanne liikaa, sillä laadukkaan toiminnan ja asiakaspalvelun on oltava mahdollista myös muutosmatkan aikana.
Lähdemme liikkeelle perusasioista. Jos ne eivät ole kunnossa, miten muutkaan asiat voisivat olla? Ennen muutosmatkalle lähtemistä on selvitettävä, miten työyhteisönne todella toimii. Mitkä ovat sen vahvuudet ja mitkä tekijät on otettava huomioon hanketta suunniteltaessa? Otamme huomioon myös ihmiset prosessien takana – heidän persoonansa, tarpeensa ja motivaatiotekijänsä – ja siksi osaamme innostaa heidät mukaan muutokseen. Mitä syvällisemmin tunnemme organisaation lähtökohdat, sen turvallisemmin mielin voimme lähteä muutosmatkalle.
Muutosjohtamisen koulutuksemme
Brikin muutoskoulutukset ovat tunnettuja käytännönläheisyydestään ja vaikuttavuudestaan. Jo parin päivän panostuksella omien muutosjohtamisen taitojen kehittämiseen, saa kattavat tiedot muutosjohtamisen perusasioista ja vältettävistä sudenkuopista. Koulutuksemme antavat myös monia käytännössä koeteltuja neuvoja, erilaisten ongelmatilanteiden ratkaisuun. Lisäksi ne tarjoavat erinomaisen mahdollisuuden verkostoitua muiden muutosjohtajien kanssa. Lue lisää tulevista koulutuksistamme koulutuskalenteristamme.
